網絡環境下檔案信息資源的開發利用

李　新

1網絡環境下檔案信息資源開發利用的特點

1．1檔案信息資源開發利用的工具和手段發生了變化。檔案信息資源開發，從外延上講，就是發掘信息、開拓信息渠道、建立檔案信息庫、加速檔案信息流動；從內涵上講，就是不斷重組和加工檔案信息，最終提供利用。現代網絡技術將促使檔案信息源從館藏主體向網絡信息資源主體轉移，它內吸外取，實現全國乃至全球網絡互聯，從而更加便捷地實現全球范圍內檔案信息資源共享。

1．2檔案信息資源開發利用的方式和對象發生了變化。網絡超越時空界限，為異地提供利用創造了條件。千里之外萬里之遙，通過聯網的計算機直接讀取信息，縮短了行程，方便了利用，節省了時間。與此同時，網絡使社會化的信息資源共享成為可能。利用者不僅是本地本國本行業，而是所有的有權用戶。

1．3檔案信息資源開發利用的速度發生了變化。在網絡環境下，文件與檔案資料的區分變得不再明顯，傳統意義上的立卷、歸檔方式要經受考驗，大量的文件、檔案、資料將實現即時存檔，目前所遵循的鑒定、整理、立卷等工作規范也將隨之產生變化。檔案信息的快速上網，為社會提供信息資源，特別是為決策層提供信息，其社會效益和經濟效益明顯展示出來，檔案信息的決策支持作用將更加顯著和重要。

2網絡環境下檔案信息資源開發利用存在的問題

2．1檔案信息服務意識淡薄。由于歷史和現實的原因，不少檔案部門和檔案工作者形成了“重管輕用”觀念，他們認為“按時接收，按時開放，提供利用”就夠了，有的甚至將檔案工作看成一種輔助性的工作，對檔案工作缺乏必要的投入。認為開發價值不大，再怎么開發也不能提高效率、不能創造效益。這些錯誤觀念直接影響當前及未來經濟和社會的發展對檔案信息資源的迫切需求，檔案信息資源開發利用也就達不到應有的效果，這是在網絡環境檔案信息資源開發利用中必須解決的一個重要的問題，否則檔案工作將無法應對數字時代的挑戰。

2．2檔案信息資源建設不足。檔案信息化建設為檔案信息資源的開發利用提供新的平臺和空間。檔案信息化建設要求有針對性地開展檔案信息資源的數字化、有序化、規范化和特色化建設，其核心和重點是檔案信息資源建設。檔案信息資源建設，受制于許多因素，主要為：一是整體投入不足，有限的資金沒有發揮最大的效益，導致資源浪費、結構不合理；二是一些部門對檔案信息服務重視程度不夠，檔案工作效益不高；三是缺乏規范化、標準化建設，沒有形成統一的開發利用及管理的規范和標準：四是在設備購置及管理上，存在管理不善的狀況。建立種類齊全、結構合理、質量優化的數字檔案信息資源體系，是檔案信息資源開發利用的重要條件，因此要加強檔案信息資源的共建共享，努力建設優質高效的檔案信息服務網絡，不斷提升檔案信息服務的質量。

2．3檔案隊伍素質不高。檔案工作信息化和網絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理群體缺乏掌握現代化技術的管理人才，特別是既懂檔案管理和現代化技術、又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。目前檔案部門人員存在的主要問題是：缺乏新的專業知識，知識結構出現斷層現象；缺乏現代網絡信息知識和創新意識。這些都給網絡環境下檔案信息資源的開發利用工作帶來一定的阻礙。

3網絡環境下檔案信息資源開發利用的措施及對策

3．1解放思想，強化信息服務意識。在檔案信息資源的開發與利用中，不僅要做好傳統的服務工作，而且要發揮主觀能動性，充分利用網絡和檔案信息數據庫等優勢，開發多種多樣的數字檔案信息資源，不斷開拓檔案信息服務的新局面。

3．2健全標準。目前，檔案工作標準化程度不高。從檔案管理到各種軟件開發，均缺乏統一的規范與標準。沒有標準化體系，就無法實現計算機管理，而計算機管理是在網絡環境下開發檔案信息資源的技術手段和重要工具，因此，根據檔案工作的特點盡快制定標準化體系是當務之急。

3．3推行檔案全文數字化，紙質檔案原件全文數字化，是使檔案信息數據上網運行的前提條件，又是網絡環境下開發檔案信息的基礎。在此基礎上，才能對檔案信息進行分類，建立檔案數據庫和檔案查詢系統。目前，檔案館開發和提供上網利用的檔案信息僅僅是二次信息，即目錄、索引和文摘等，而對作為一次信息的檔案全文信息以及圖形圖像信息卻開發得很少，用戶在網上只能看到檔案的索引、目錄，卻看不到檔案全文。這樣，網絡的優勢仍然無法顯現出來。為了滿足網絡環境下檔案信息的提供利用，必須實現檔案的全文數字化，這是一項長期而艱巨的任務。

3．4培養檔案信息資源開發與利用專業人才。在當前信息社會，大量電子信息資源涌進了檔案部門，這對每一個檔案管理人員都提出了“一專多能”的要求。檔案管理人員必須轉換角色，從“守門人”變成檔案信息的采集者、管理者和傳播者，不但要提供信息，還要提供從信息中提煉出來的新的知識，要從舊的管理和服務模式中走出來，開發各種優質的檔案信息資源，使之形成數據庫，更加有效地為社會各界提供網絡檔案信息服務。