淺談如何做好人防工程檔案的管理工作

江欣橋 郭世界

摘要:人防工程檔案,不僅是人民防空、平時規劃、建設、管理的重要依據,也是戰時布署防空襲,組織人員掩蔽、物資儲存的基本依據。文章從收集情況、開發利用入手,提出了科學管理的新思路。

關鍵詞:人防工程檔案;管理

中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-8937(2009)24-0079-01

隨著城市建設的迅速發展,人防工程的數量急劇增長,如何做好人防工程檔案管理的工作,是擺在我們面前亟待解決的一個重要問題。

1人防工程主要措施

{1}提高管理意識。人防工程,戰時是實施人民防空的物質基礎,承擔著掩護人員、儲備物資,保護人民生命和財產安全的重要任務;平時開發利用對于經濟建設、群眾生產生活提供有力的服務保障。管理和使用好人防工程檔案,為領導決策提供科學依據,既可以使人防設施在戰時以最佳方案投入使用,平時又能更好地服務社會。多年來,人防工程檔案一直沿用傳統管理辦法,即“手寫圖描,裝訂成冊,放箱入柜”。方法簡單,手段單一,使用不便,時效性差。隨著城市建設加速發展,新增人防工程和報廢人防工程不斷出現,城市地貌不斷變化。人防工程檔案不但使用頻率高,而且變數增大。如不加強管理,就很難及時準確地統計出人防工程的地理位置、具體面積、工程結構及戰術防護等級等。這不僅不利于平時對人防工程的使用,一旦爆發戰爭還會降低保障效能。因此,強化人防工程檔案管理意識勢在必行。

{2} 注重收集整理。搞好人防工程檔案管理工作,首先是要做好收集、歸檔工作。要認真貫徹執行國家人防辦、國家檔案局《人民防空檔案管理暫行規定》,并要結合本地區的實際,有針對性地對施工參與各方提出人防工程檔案的歸檔范圍和驗收標準,強調人防工程檔案不合格,工程不能驗收。做到資料收集隨工程建設一起進行,檔案歸檔與工程驗收同時完成。這樣,人防工程檔案收集、歸檔就能收到很好的效果。要做好人防工程檔案的收集、歸檔工作,檔案人員要主動與工程技術人員相配合。從工程開工到竣工,跟蹤全過程。指導并監督施工單位做好資料收集整理工作,對工程施工過程中形成的文件材料要做到心中有數,遵循文件材料的自然形成規律,從開工報告等有關材料,到風、水、電、暖結構建筑等施工圖紙,收集齊全完整,報上來的檔案才能做到“分類清楚、組卷合理、分別存放”。

{3}加強開發利用。人防工程檔案真實記錄著城市的建設,是一種潛在的社會生產力,在經濟建設和社會發展中起著重要的作用。積極開發人防工程檔案的信息既是社會的需要,也是實現其價值有力體現。

人防工程檔案開發利用應便捷且具有時效性,檢索工具的編制是關鍵一環。檢索工具是打開利用工作大門的一把鑰匙,沒有必要的檢索工具,就沒有提供利用的便捷手段,在檔案資料越來越多、內容越來越廣泛的情況下,必須結合實際按工程分類編目,為科學管理打下了良好的基礎。

{4}現代化管理。運用科學管理手段、先進科學技術方法管理人防工程檔案,以適應城市改造、人防建設和社會發展的需要,是檔案管理發展的必然趨勢。將計算機技術與檔案標準化管理相結合,不僅能夠提高工作效率、降低誤差,還極大地節省了檔案管理成本。加快檔案管理現代化建設,是擺在我們面前的重要課題。

首先,要樹立人防工程管理現代化的觀念,提高認識,增強緊迫感。應用計算機技術對人防工程檔案進行管理已成為提高辦公自動化、加強工程管理的必然選擇。其次,實行計算機管理,把人防工程檔案系統管理。人防工程有關數據均可存在電腦里儲存、查詢、統計,打印,實現人防工程檔案管理現代化。開始工作量很大,困難很多,但意義也很大,利用計算機把已經歸檔人防工程檔案,按工程等級、使用面積、工程地址、工程結構和所在區域經緯度數、工程平面圖等數據類型錄入電腦,甚至有條件的話還需加入圖像、視頻、聲音檔案。檔案的形式內容將得到極大的豐富,同時存儲介質的改變還會有效地延長檔案保存時間。查詢時,只需操縱鍵盤鼠標,就可以迅速完成對相關資料的提取。如再與互聯網技術相結合,在網絡中進行檔案的整理、存儲和利用,將使得檔案的管理人員徹底從手工方式中解放出來,降低管理成本,從而將給社會帶來巨大經濟效益。再次,要加速現代化管理設備開發利用工作,要從實際出發,有計劃、有步驟地購置現代化設備,加速新設備的開發利用,挖掘現有設備潛力。

2結 語

加強管理,充分利用人防工程檔案資源,使之更好服務于社會、服務于經濟建設,戰時又能發揮自身作用,保護城市人民生命財產安全,是一項十分有意義、有價值的工作。只要我們切實加強人防工程檔案的收集、管理、開發和利用,抓好人防工程檔案的管理現代化建設,人防工程檔案一定會在人防建設中扮演越來越重要的角色。