企業如何用好規章制度

吳圣奎　王宏軍

摘 要：企業用好規章制度，會有效保護自身的合法權益，促進企業健康發展。要制定好規章制度，企業必須保證規章制度的內容合乎法律規定，通過民主程序制定，公示或者告知過勞動者；要執行好規章制度，企業必須嚴格依據法律和規章制度的規定貫徹執行規章制度，并保留好有用證據。

關鍵詞：規章制度 制定 執行

中圖分類號:D922.504 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)06-251-02

企業的規章制度是企業通過民主程序制定的、在組織勞動過程中和進行勞動管理過程中的規則和制度的總和。不同的企業有著不同的規章制度。但是成功的企業至少都有一個共同的秘訣：制定并堅決貫徹執行適合本企業的健全的規章制度。

一、規章制度對于企業作用到底有多大

健全的規章制度保護企業的合法權益，促進企業健康發展；問題規章制度不僅保護不了企業，還可能會“害”了企業；規章制度缺失，會導致企業的依法管理和規范管理困難重重。

（一）健全的規章制度保護企業的合法權益

第一，健全的規章制度在日常管理中能夠對勞動者起到引導和教育的作用：（1）健全的規章制度能夠讓勞動者清楚地知道自己的權利和義務是什么，怎樣享受權利，如何履行義務；（2）健全的規章制度可以防止管理的任意性，保護勞動者的合法權益，滿足職工公平感的需要；（3）優秀的規章制度通過合理設置權利義務，使勞動者能夠預測到自己的行為和努力的后果，激勵勞動者為企業的目標和使命努力奮斗；（4）健全的規章制度可以告訴勞動者違反甚至嚴重違反規章制度的后果是什么，在規章制度的實施過程中通過對違規甚至嚴重違規者的處罰能夠起到對勞動者的警示作用。

第二，健全的規章制度可以保障企業的經營管理有序化、規范化，將可能發生的爭議和糾紛降低到最低限度，降低企業的經營運作成本。

第三，在發生勞動爭議時，合法有效的規章制度能夠作為企業合法作為的依據。

第四，健全的規章制度將成為新的法律環境下企業依法解除勞動者勞動合同的法寶。縱觀《勞動合同法實施條例》第十九條列出的十四條解除勞動合同的法定事由，“勞動者嚴重違反企業的規章制度的”情形可能是企業最容易發現和把握的。

（二）問題規章制度會“害”了企業

問題規章制度既包括制定中的問題，也包括執行中的問題。與企業沒有規章制度比起來，問題規章制度對企業的破壞力可能更強。

第一，企業依據問題規章制度處理勞動糾紛，常常招致敗訴的結果。

第二，規章制度本身沒有問題，但是企業在執行規章制度的過程中出現各種問題，照樣會導致在勞動爭議案件中的不利地位。

第三，企業的規章制度違反法律、法規的規定，損害勞動者權益的，勞動者可以解除勞動合同，企業還需要支付經濟補償金。企業制定的勞動規章制度違反法律、法規規定的，對勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。

（三）規章制度缺失，會導致企業的依法管理和規范管理困難重重

第一，規章制度缺失，會讓勞動者失去方向，缺乏行為標準。企業任意性的指揮會讓勞動者產生不安全感、不穩定感和不公平感。

第二，在發生勞動爭議時，缺乏規章制度作為企業合法作為的依據，企業會感覺到舉步維艱，很難取得勝訴的結果。

第三，沒有規章制度，企業會糾紛不斷，卻缺乏處理辦法。企業會發現解除勞動者的勞動合同很難，尤其是對那些大錯不犯、小錯不斷的員工幾乎沒有辦法。

二、什么樣的規章制度才合法有效

合法有效的、可以作為勞動爭議仲裁委員會和法院審理勞動爭議案件依據的規章制度必須符合以下條件：（1）規章制度的內容必須符合法律規定，不違反國家法律、行政法規及政策規定。（2）企業在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。（3）企業應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示或者告知勞動者。

規章制度經常會出現無效或者部分無效的情形。部分無效的規章制度，除了無效的部分以外，其余部分仍然有效。規章制度有時也會出現對一部分勞動者有效，對另一部分勞動者無效的情形。無效或者部分無效的規章制度一般因為以下原因造成：（1）規章制度的內容違法，一般會導致規章制度的部分無效。（2）規章制度制定的民主程序違法或者沒有履行民主程序，會導致規章制度無效。（3）規章制度沒有公示或者告知過勞動者，會導致規章制度無效。如果規章制度僅僅公示或者告知過部分勞動者，會導致規章制度對于部分勞動者有效，對于其他勞動者無效。（4）規章制度僅以企業某個部門的名義發出，可能會導致規章制度對該部門之外的勞動者無效。

三、企業如何用好規章制度

企業制定好規章制度，力爭完善規章制度，并執行好規章制度，才算是用好規章制度。

（一）企業如何制定好規章制度

第一，企業制定規章制度必須內容合法。規章制度的內容要合法，不得違反公序良俗，不得與勞動合同和集體合同相沖突，不得違反公平合理原則。規章制度的內容與勞動合同和集體合同相沖突時，勞動合同和集體合同效力優先。

規章制度內容違法的情形主要表現為兩個方面：（1）規章制度直接違反了法律法規的相關規定(如規定“職工在試用期內，由公司提供餐宿但沒有工資”)。（2）企業通過規章制度賦予自己特定的權利，而這種權利在法律上規定只能夠由國家特定機關行使（如規定“違反勞動紀律者面壁思過一小時”）。

第二，企業制定規章制度要符合法定程序。規章制度制定程序的合法性是處理爭議依據的法定前提。企業制定直接涉及勞動者切身利益的規章制度時必須經過民主程序，否則無效。民主程序的履行應當經過以下階段：（1）企業制定直接涉及勞動者切身利益的規章制度時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見。（2）企業對提出的方案和意見要認真斟酌，與工會或者職工代表進行平等協商。（3）根據協商結果，企業確定規章制度的最終版本。企業要把履行民主程序的每一個步驟的證據留存好，以證明民主程序履行的合法性和規章制度的有效性。

企業必須將規章制度公示或者告知勞動者。公示或者告知勞動者的方式有很多種，例如：（1）閱讀簽字法。（2）發放簽收法。（3）考試法。（4）培訓法。企業保留好勞動者的培訓簽到記錄是關鍵。（5）將規章制度作為勞動合同的附件。（6）大會公示法。企業可以通過召開職工大會告知規章制度，并以適當方式保留告知證據。（7）電子郵件通知法。（8）局域網公布法。（9）公告欄張貼法；等等。前五種方法比較穩妥，后四種方法可能會在舉證的時候出現麻煩。企業要謹記，無論采取何種方法公示或者告知勞動者，該證據要證明兩點：一是勞動者已經知曉該規章制度；二是勞動者所知曉的規章制度同勞動爭議中企業所依據的規章制度內容一致。

第三，企業修改和完善規章制度要符合法定程序。企業修改和完善規章制度，必須遵循以下原則：（1）修改后的內容應當合法、合理；（2）經過民主程序；（3）向勞動者公示或者告知修改后的規章制度。修改規章制度在程序上和內容的要求上與制定規章制度一樣，企業應當嚴格審查內容的合法性、合理性，認真履行各項法定程序。

把規章制度作為勞動合同的附件，看起來很便利，其實弊大于利，企業將很難修改規章制度，除非通過變更勞動合同來達到修改規章制度的目的。如果企業僅僅修改了規章制度，那么該規章制度就會和勞動合同相矛盾（因為修改后的規章制度和修改前的規章制度相矛盾，就必然和把規章制度作為附件的勞動合同相矛盾）。勞動者如果依法請求優先適用勞動合同的約定，就會導致修改后的規章制度部分無效甚至全部無效。因此，規章制度獨立化是企業的正確選擇。

（二）企業如何執行好規章制度

合法有效的規章制度也會因為執行中的問題導致企業處于不利局面。一般而言，規章制度執行中的問題主要表現在兩個方面：（1）企業執行規章制度沒有依照法律或者規章制度規定的程序。（2）企業在執行規章制度時沒有保留好有關執行過程和結果的證據材料。企業要執行好規章制度，必須做到兩點：

第一，企業應當嚴格依據合法程序執行規章制度。規章制度如果沒有按照程序執行，執行結果對于被執行人來說可能就是無效的。企業在依據規章制度處理違規勞動者時，必須嚴格遵循以下程序：（1）及時采集和依法保全勞動者違規的相關證據。該證據必須是能夠得到勞動爭議仲裁庭和法院認可的證據。（2）對違規勞動者要及時進行處理。盡管法律沒有規定企業運用具體規章制度處理勞動者的時效限制，但是從證據收集和合理執行規章制度的角度來說，企業應當及時對勞動者的違規行為作出處理。（3）企業應當嚴格依據規章制度規定的執行程序來處理勞動者的違規行為。例如，規章制度要求作出書面處理決定的，作出口頭處理決定就沒有效力。（4）企業應當依法及時向違規勞動者送達處理結果。

第二，企業應當保留執行規章制度過程中的有效證據。企業收集和保全勞動者違反規章制度的證據是規章制度執行中的關鍵問題。企業特別需要注意的是，如果勞動者嚴重違反企業規章制度并因此被企業解除勞動合同，企業必須將該勞動者嚴重違反企業規章制度的證據進行“固定”，由相關人員及時簽名確認或者以其他方式確認，并由專門人員保管該證據。企業要收集和保全的有效證據主要包括：（1）違規依據，一般指勞動者所違反的企業規章制度及其具體條款；（2）違規證據，一般勞動者的違規行為；（3）企業依法處理違規行為的過程和結果?？赡茏鳛橛行ёC據證明勞動者違規行為的證據主要有：違規勞動者的“檢討書”、“申辯書”、違規情況說明，有違規勞動者本人簽字的違規記錄，政府有關部門的處理意見、處理記錄，有關物證，有關書證及視聽資料，其他勞動者或者知情者的證言等。在司法實踐中，有違規勞動者簽字的書面證據以及政府有關部門對違規事件的處理結論或者處理記錄是勞動爭議仲裁委員會和法院易于采信的證據。

參考文獻：

郭文龍.規章制度制定程序的合法性是處理爭議依據的法定前提[J].中國勞動，2005(6）

（作者簡介：吳圣奎，北京電子科技職業學院講師，對外經濟貿易大學法學院在讀博士生，國際經濟法專業；王宏軍，云南財經大學法學院副教授，對外經濟貿易大學法學院在讀博士生，國際經濟法專業 北京 100000）（責編：賈偉）