淺談地方文獻數據庫的數字化管理

武小玲

地方文獻是反映當地社會發展和歷史進程的物化載體，也是一個正在被日益廣泛利用的文化寶庫。目前，地方文獻的收集、整理、出版工作，已被我國各級公共圖書館普遍重視，許多圖書館都建立了地方文獻專藏，對文獻的收集整理和開發利用做了大量工作，為當地經濟建設和社會進步發揮了積極的作用。但是，從管理手段來說，我國的大部分縣級圖書館地方文獻管理工作，基本還沿用傳統的收集方法與管理理念，已不能適應當今社會的發展需求。我認為，面對信息時代的挑戰，地方文獻的收集整理工作必須更新觀念，創新方法，建立文獻數據庫，實行自動化管理，努力實現管理工作的數字化、網絡化。只有這樣，才能使地方文獻工作從傳統的收集、整理、出版中解脫出來，并獲得新的發展，從而達到地方文獻數據的科學管理與資源共享的目的。

基于這種認識，我們山西省忻州市忻府區圖書館在原有地方文獻工作的基礎上，開始用數字化建立地方文獻數據庫，并納入日常管理程序，試圖在地方文獻數據庫建設中達到科學管理與共知共建的目標。

一、地方文獻的收集范圍

地方文獻數據庫的建設，首先要明確收集范圍，我認為基本原則應是：

1.具有地方特點的科技文獻、史料等文獻資料。

2.反映本地域在國內、國外有過影響的知名人士的活動記錄。

3.反映當地地方特點的一切出版物與相關資料。

4.反映當地特點的正式與非正式影像、錄音、膠片等文獻資料。

具體地講，地方文獻數據庫收錄文獻的類型應包括：著作、刊物、小報、會議錄、匯編、學位論文、手稿、科技報告、地方志、族譜、圖表、樂譜、手冊、地圖等。

我館在收集地方文獻中遵循上述原則，對社會團體及遺散于民間的資料進行了全面廣泛的征集，保證了地方文獻數據庫有充足的文獻資源，共收集有價值資料5110萬字。同時，我們對所收集的資料進行了認真選擇和挖掘，然后輸入電腦，有步驟，有計劃地將利用率高、有一定學術和史料價值的文獻匯編成8輯，為地方文獻數據有序整理打下了良好的基礎，初步形成了地方文獻的收藏中心。

二、數據庫的系統結構

地方文獻數據庫的系統結構必須達到規范、統一。標準化數據庫建設的目標是，收錄和存貯反映本區域歷史和現狀的地方文獻資料目錄，編輯出版各種專題的地方文獻干0物、書目，為當地黨政機關和廣大人民群眾和科研生產單位提供服務。其方法是將當地數據網絡同情報部門聯網，逐步實現地方文獻編目、檢索的聯網，資源共享，共知共建，從而促進當地數據庫系統結構的規范化、統一化。

1.規范目錄與存貯

地方文獻書目數據的錄入與存貯，要依據《中圖法》著錄標準，針對地方文獻多種類型的特點，設置多種文獻類型的自動格式識別程序，能夠對錄入的書目數據進行著錄格式的自動識別，通過編目對CN－MARC的856字段加以著錄，以目錄的形式建立起具有相同或相關主題的地方文獻實體資源與虛擬資源的鏈接，初步實現以目錄形式整合相關主題的實體信息資源與虛擬信息資源的檢索，從而使書目數據達到標準的要求。

2.規范著錄與標引

為了更好地發揮地方文獻對經濟建設的作用，方便閱覽，服務科研，當前在建立地方文獻數據庫的過程中，完善地方文獻的著錄與標引工作，統一著錄標準，是首先需要解決的問題，是數據庫系統結構的重要一環，這也是著錄與標引標準化的要求。鑒于這種因素，在建設地方文獻數據庫的過程中，著錄的幾個款項如書名、著者、附注等，必須統一著錄標準。比如對地方志類書籍，應采取下面一些統一做法：

(1)書名項的著錄。地方志及其他文獻產生于不同的歷史時代，其書寫用字帶有時代的特征，著錄書名時應以保留當時的書寫字形為妥。書名項中的修志年號要不要在括號中，要根據原書卷端題名而定。為了標明地方志的纂修時代，要在書名前冠以修志時的年號。如《河曲縣志》就分《道光河曲縣志》和《同治河曲縣志》兩種。對書名中所冠年號，要根據不同情況作不同處理，如果原書卷端題名中沒有年號，著錄時年號要放在括號中，以表示這個年號為編目時所加，并非原書名所有。但是如果原書卷端題名中本來就有年號，著錄時這個年號就不應再加括號，以表示這個年號為原書前題所有，而不是編目人員所添加。所以年號不能用括號括起來。

古籍書名的著錄，通常以原書卷端為準。有時原書卷端只有小題，無大題，則應根據序跋、目錄、凡例、版心，封面所題酌定書名，并在附注項中作簡要說明。有時一卷同時出現幾處前題，各前題題名不一，則應多方權衡，選取真正能反映全書面貌的書名。古書常有殘缺現象，如果方志的卷帙殘缺，著錄時切忌隨意擬定書名。應選取序跋、目錄、封面以至版心的題名，并于附注項注明依據。

(2)為了提高著錄質量，我們應對地方志著作人和著作方式的著錄作出統一簡述，對著者項的著錄要根據“公修私撰”的原則。地方志的著作方式大體可以歸納為撰著和纂修兩大類，一般情況下，私人撰著或個人獨立完成的方志，著作方式比較簡單，可稱“著”或“撰”。官修方志，一般情況下宜稱“撰修”不稱“撰著”，歷史上的方志大都是官修的。官修志書，常常要集中許多人的力量才能完成，它的著作方式有別于私人撰著，應稱“纂修”。分而言之，主持人稱“修”編寫人稱“纂”。

有的方志不僅“纂”“修”二字不能分開，而且修纂者在兩人以上，著錄時不僅“纂”“修”二字要合用，而且只能選取兩位最有代表性的纂修人列入著者項。

有時候，確定編纂人要比確定主修人困難，而且不同的編目人員常會選取不同的編纂人，造成目錄中的歧誤。特別是有的方志編纂人有好幾位，著者項選取哪一位，容易標準不一，我們統一的標準是，以對方志的實際貢獻排列。這些問題在建立數據庫時應作出明確規定，使編目人員有所遵循。

(3)附注項的著錄。地方志數量浩瀚，載述宏富，在編目時，常有一些基本項不能包容的內容。要依靠附注項作必要的補充說明。這是工作人員編目，排片以至解答咨詢所必須的，以滿足讀者查閱目錄的需要。附注項提供的內容越多，越準確，工作人員就越省力，也越便于讀者查閱。

(4)在建庫前，要對文獻標引人員進行嚴格的業務考核，選擇工作責任心強，經過圖書館專業培訓，有三年以上圖書館工作經驗，并有一定文獻工作實踐的同志擔任文獻標引員。在標引的過程中，還應注意幫助他們總結標引工作中的經驗教訓，逐步提高他們的標引業務水平。

(5)標引員標引的數據錄入單，由數據文獻工作組最后審核定稿。審核的內容包括：著錄文獻的選題、著錄的格式、分類和主題標

引的準確性和穩定性。在實踐中我們感到，標引文獻的審核，對提高數據的文獻質量有著十分重要的作用，因此，應由有較高業務水平的同志負責把關，并注意文獻標引人員隊伍的相對穩定。

三，數據庫聯網與縮微數據

數據庫建立后，可設置電腦聯機通訊線路，同閱覽中心數據端口連接，形成局域網，利用主機的計算機資源建立地方文獻數據，達到海量數字資源，從而實現地方文獻書目數據的檢索與資源共享。

縮微數據就是把計算機同縮微技術結合起來，實現地方資源的全文檢索。我館現已配置一套16毫米縮徽拍攝設備與1100萬像素數碼相機用于拍攝地方文獻資料，在數據庫中檢索到的文獻，可根據其文獻號在縮微閱讀機上獲得原文。目前，實現了對原文及時報道與編輯打印的功能，實現了多主題或多檢索途徑進行組配，以提高檢準率。除了上述“目錄與存貯”、“數據庫聯網”、“縮微數據”等功能外，對地方文獻的遠程聯網的開發也非常重要，是信息時代的先進標志，它能將地方文獻數據的各種功能進一步完善和升華。

四、數據庫管理

隨著現代地方文獻數據庫的飛速發展和檢索中心活動范圍的逐步擴大，地方文獻數據庫的管理就提上了重要議程，對管理的探討與研究也到了一個新的時期。

在管理的原理方面，我認為管理是一種從技術知識和經驗中分離出來的技能。就數據庫管理來說，它具有二重性：一方面是組織數據系統工作的必要條件，是任何一家公共圖書館從事地方文獻工作的共同需求，體現的是數據庫管理的自然屬性；另一方面，它是某種特定的社會生產關系的體現，使數據庫管理形成一定的社會屬性。所以每個從事地方文獻數據的人員，必須熟悉管理的概念形式。

數據庫技術作為數據管理的媒介與支撐，其規范運行，取決于管理者的人文素養與科技水平。我們宜通過理念形式的確立，形成內聚力，從而實現數據庫管理所追求的效益和目的，因此，在數據庫管理中高度重視“自然屬性”、對于構建現代化地方文獻數據庫管理機制，建立起有效的合理的新的管理系統具有重要意義。

結束語

總而言之，隨著我國圖書館事業的蓬勃發展，地方文獻工作的現代化管理已是歷史發展的必然趨勢。地方文獻數據庫的建立，不但是我國地方文獻工作的新發展，而且必將推動和促進地方社會、經濟的飛速發展，與區域出版物及網絡文化的資源共享，其意義是十分重大的。實施地方文獻數據庫的科學管理與收錄文獻范圍標引、著錄的統一規范，以新的理念指導工作實踐，是通向先進文化的光明大道。愿所有在公共圖書館工作的同志們攜手努力，為地方文獻工作的現代化做出貢獻。(作者單位：山西省忻州市忻府區圖書館)