結合教學目的的軟件外包項目文檔管理

齊　磊　唐　林

摘 要:軟件開發的項目管理方法在企業中早以廣泛應用,并且各個軟件企業都有自己的特色。然而作為以教學為主要任務的高校在引入軟件外包項目時,如何將文檔管理與教學目的有機的結合起來,并體現出自身特色,目前還沒有較完善的藍本,那么就需要在不斷的實踐過程中總結出一套創新、合理、高效的方法。

關鍵詞:項目;管理;教學;價值

所謂文檔管理,就是對文檔進行搜集、整理、歸類與保存,以期實現記錄與查詢的系統化、便捷化(這里主要就電子文檔的管理方法進行實踐性探討)。所謂教學目的,就是指將知識傳授給學生,使學生掌握學習方法,并獲得駕馭和運用知識的能力,最終把學生培養成為社會所需求的人才。要把這兩者有機的結合起來,就是要在企業化項目開發實踐的基礎上,提取出能用于教學的元素,同時形成可供查閱的學生學習成果。于是,具體的文檔管理實踐就相應分為:項目文檔管理、項目成果管理、學生成長記錄管理。

1 項目文檔管理

項目文檔應作為一級目錄,二級目錄則按具體項目劃分,管理方式可以借鑒企業的項目文檔管理經驗,這里主要論述項目合同、需求與可行性分析、項目進程和后續服務文檔的管理。

1.1 項目合同文檔管理

項目合同是項目參與各方圍繞項目所設立的各項權利義務關系,它是項目存在的基礎,也是項目標的得以實現的保障,因此它本身就具有很重要的管理價值。

那么項目合同的管理對于教學目的的意義何在呢?

首先,這是對學生法律意識的培養,讓學生明白商業活動要得以順利的開展就應該履行必要的法律手續,以及對客戶資料應當承擔保密義務。第二,這是對學生工作過程規范性意識的培養,讓學生能夠按照典型企業工作流程進行軟件開發活動,使學生畢業后能與企業實現無縫對接,成為企業需求人才。

1.2 需求與可行性分析文檔管理

需求與可行性分析是項目實施之前,為理解客戶需求、實現軟件功能、估計軟件風險和評估項目代價所進行的調研與分析,并最終形成開發計劃的整個過程。

需求與可行性分析具有決策性、方向性、策略性的作用,它的地位舉足輕重。可以認為這些文檔是后續開發工作的骨架,項目的實施必須圍繞這個骨架進行。

將需求與可行性文檔管理融入教學環節,意在讓學生明白與客戶溝通并達成一致,并且有能力擔負起開發任務,是項目實施的前提,它所得出的結論將始終指導整個項目實施過程。

1.3 項目進程文檔管理

項目進程文檔是指在一個系統(軟件)項目開發進程中將提交的文檔進行收集管理的過程。通常,文檔管理在項目開發中不是很受重視,當發現其重要性時,往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理混亂,問題產生后無據可查。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關重要的作用,其關鍵性不容忽視。

之所以說其重要,那是因為首先項目進程文檔是項目管理者了解開發進度、存在的問題、預期目標以及系統維護的管理依據;第二,大多數軟件開發項目會被劃分成若干個子任務,并由不同的開發小組去完成,同時它也是不同小組任務之間聯系的重要憑證;第三,項目進程文檔是系統管理員、操作員、用戶、管理者和其他相關人員了解系統如何工作的培訓與參考資料。因此,對項目進程文檔進行科學、有效的管理尤其重要。

要對項目進程文檔進行科學、有效的管理,則應把其分為日常文檔和流程文檔。日常文檔包括:項目報告、會議紀要、項目管理模板、重大問題跟蹤、數據質量管理等。流程文檔包括:項目計劃、開發需求說明書、模塊及應用開發文檔、詳細設計文檔、用戶手冊等。對這些文檔的管理主要以時間為標簽,做到先后有序,門類清晰,井井有條。

把對項目進程文檔的管理融入教學之中則對學生頗有裨益。第一,項目進程文檔管理使學生完成自身任務的同時,也能了解整個項目所涉及的方方面面;第二,能夠培養學生團隊合作意識,讓學生明白在分工的基礎上合作的重要性;第三,讓學生學會評估工作量,以及對工作成果進行歸納總結;第四,培養學生思維的條理性,以及從錯綜復雜的信息中篩選咨詢的能力。

1.4 后續服務文檔管理

軟件外包項目的后續服務主要是指運行維護與軟件升級,因此,后續服務文檔的管理就分為相應的兩部分。

運行維護文檔主要是記錄在軟件的實際應用中的日常維護工作和對產生的問題的解決方案,這有助于在遇到同樣問題時能夠及時地解決問題,也能在以后的開發過程中避免再出現類似問題。軟件升級文檔主要是記錄在客戶的要求下或在問題不能依靠現有手段解決時,所采取的軟件優化方案。

因此,后續服務文檔管理首先為學生培養的是責任意識,這種意識基于對客戶的忠誠,以及對成果不斷完善的追求。第二,培養學生對問題的歸納、分析、解決能力,只有具備了這些能力,才能使一個軟件項目得以最終的完成。

2 項目成果管理

項目成果也應為一級目錄,二級目錄應分為普通技術成果與專利。

我們應當從項目中提取出精華的部分,由此形成智力成果,并將其推廣應用到其他項目實踐中,這樣才實現了項目完整的價值。

通過項目所得到的普通技術成果主要包括:源代碼的創新與優化、算法的創新與優化、開發平臺的創新與優化、軟件的創新與優化等。而這些創新與優化使得整個軟件擁有了新穎性與獨創性之后,就應當考慮為其申請專利,從而形成知識產權,并發揮其價值。

項目成果管理為學生提供了一個能活學活用項目成果的平臺,也讓學生明白了提煉項目精華的益處與重要性——它能使其他項目的實施變得更加高效。

3 學生成長記錄管理

學生成長記錄同樣應為一級目錄,二級目錄則按不同學生單獨劃分,三級目錄則參照該學生具體參與的項目。

學生成長記錄是對外包項目參與學生所作的綜合記錄,它包括參與項目、在項目中所承擔的工作、項目報告、教師評價和其他(工作中的失誤、貢獻等)。

一方面,當代大學生,往往被用人單位認為做事華而不實,嘴上夸夸其談,實際動手能力差;另一方面,作為學習軟件的學生,就算是有真才實學勤奮能干,但也無法在應聘的過程中展示出來。因此,學生成長記錄就有了其用武之地。它不僅能為學生提供在學習過程中不斷審視自己并獲得階段性提高的機會,更能為用人單位展示出一個學生的專業實力與業務水平,成為學生職業生涯的敲門磚。

在軟件外包項目的校企合作中,對以上三方面文檔做到科學的管理,就能使合作得以廣泛有序地開展,使項目能夠妥當高效地完成,也使學生打下了扎實的基本功并贏得了就業的籌碼。文檔管理首先需要的是責任心,它不是整理衣物那么隨意的行為,而應當以對待檔案的態度來對待它;其次,文檔管理需要耐心與細心,它是一項長期且不斷增多的工作,必須保證文檔的安全與完整;第三,文檔管理需要科學的方法,這樣才能使管理變得便捷高效,才能使文檔存有所用,條件允許的情況下可以借助專業的文檔管理軟件實現對繁雜文檔的合理管理。

參考文獻

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作者簡介:齊磊(1984.10.15),男,漢族,重慶工程職業技術學院教師,主要研究方向為學生思想政治工作