方城縣整合民生檔案資源實(shí)現(xiàn)新跨越

金　鵬　陳明英　牛中營

2008年方城縣檔案局(館)以服務(wù)民生為己任，大力整合檔案資源，將全縣2000年以前涉及民生的婚姻登記、退伍軍人、征地、城建等共計(jì)6299卷檔案接收進(jìn)館，在民生檔案資源整合工作上邁出了跨越性的一步，為全市民生檔案資源整合工作開辟了新路子。

1順勢而為，確定整合民生檔案資源的奮斗目標(biāo)

面對新時期檔案工作要建立“兩個體系”的要求及社會各界服務(wù)民生的一片呼聲，我們組織局、館全體同志開展了專題大討論。大家一致認(rèn)為目前要解決館藏量不斷增長和檔案利用率下降的矛盾，有效扼制利用率下滑的趨勢，使檔案和檔案工作在“以改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè)”中不被遺忘，必須借助現(xiàn)階段全國上下為民、便民、服務(wù)民生的大氣候，圍繞“兩個體系”建設(shè)，走平民化館藏檔案之路。要堅(jiān)持以人為本，站在廣大人民群眾的角度，從擴(kuò)大接收和征集范圍人手，把目前一系列與惠民政策有關(guān)的、分散在一些職能部門的、關(guān)乎廣大人民群眾切身利益的檔案接收進(jìn)館。通過整合民生檔案資源，逐步改善館藏結(jié)構(gòu)單一、不合理，急用未藏、藏而不用的現(xiàn)狀，切實(shí)提高新時期館藏檔案的利用價值。使廣大人民群眾在利用檔案中得到實(shí)惠、解決問題，從而提高廣大人民群眾對檔案工作的認(rèn)識，擴(kuò)大檔案局(館)在社會各界的知名度，形成一種找證據(jù)、查依據(jù)不求人、不亂跑，只需來到檔案館的無聲廣告。

統(tǒng)一思想后，我們決定以接收民生檔案為突破口，把2008年作為方城縣檔案資源整合年，全局上下齊心協(xié)力、全力以赴做好婚姻登記、退伍軍人、征地、城建等民生檔案接收工作。

2多策并舉，全力推進(jìn)民生檔案資源整合工作

由于婚姻登記、征地、城建、房產(chǎn)等檔案與單位利益密切相關(guān)，甚至是一些部門創(chuàng)收的主要手段和發(fā)放工資的資金來源；《檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》以及與民生有關(guān)的檔案工作規(guī)章和規(guī)范性文件又沒有明確規(guī)定這部分檔案向檔案館移交的具體時間與要求，所以接收工作不會一帆風(fēng)順，而是相當(dāng)困難。考慮到這些因素，事前我們做了充分的思想準(zhǔn)備，進(jìn)行了嚴(yán)密的組織和周密的安排部署。

2.1大力宣傳，營造氛圍。為調(diào)動各方面的積極性，接收工作開始前我們進(jìn)行了廣泛深入的宣傳動員。一是以縣委辦的名義印發(fā)了《中共方城縣委辦公室關(guān)于做好民生檔案接收工作的通知》，列出了接收民生檔案所涉及的單位，明確了接收范圍、接收標(biāo)準(zhǔn)和接收時間。二是把《河南省檔案局關(guān)于伊川縣民政局損毀缺失檔案事件的通報》、《洛寧縣病歷檔案丟失案》等十余例違反《檔案法》的典型案例事件匯編成冊，把《收養(yǎng)登記檔案管理辦法》、《婚姻登記檔案管理辦法》等有關(guān)民生檔案管理的文件和安徽、武漢等地整合民生檔案資源的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行系統(tǒng)整理，印成宣傳冊，派人送至縣民政局、土地局、人勞局、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))等民生檔案較集中的單位一把手和分管領(lǐng)導(dǎo)手中，使他們認(rèn)識到民生檔案集中管理的必要性和不集中管理的弊端。三是大力宣傳檔案局(館)的優(yōu)惠條件。檔案局(館)長、副局(館)長親自上門做好宣傳工作，講明優(yōu)惠條件。讓有關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)了解到檔案館是安全保管黨和國家重要檔案的基地，是檔案信息服務(wù)中心和政府信息查閱的法定場所，在保管條件、保護(hù)技術(shù)和管理方法上都優(yōu)于檔案室，檔案移交到檔案館可以得到更好的保護(hù)；對于移交單位來說，檔案移交一方面可以節(jié)約辦公用房，緩解辦公用房緊張的局面，另一方面可以節(jié)約一定的人力和物力：同時申明凡主動移交民生檔案的單位可優(yōu)先利用民生檔案，免收證明費(fèi)、保護(hù)費(fèi)，不收消毒費(fèi)(消毒費(fèi)由專項(xiàng)資金解決)，可享受電話預(yù)約上門服務(wù)：并承諾檔案館將對民生檔案實(shí)行全文存貯與檢索，提高提供利用速度和利用效率，最大限度地發(fā)揮這部分檔案的價值。

2.2具體問題，具體分析。根據(jù)民生檔案種類不同、單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不同、所屬部門對移交工作態(tài)度不同，我們具體問題具體分析，把民生檔案接收工作分為以下幾種類型：一類是各方面條件都相對成熟的，如婚姻登記檔案、退伍軍人檔案、征地檔案、公證檔案，確定把2000年以前的檔案接收進(jìn)館；另一類是學(xué)籍、社保、林權(quán)、土地流轉(zhuǎn)等檔案，較短時期內(nèi)接收有一定困難，針對這部分檔案，確定暫由本單位保管，由縣檔案局指導(dǎo)建立民生檔案專柜，并將專門目錄報送縣檔案館備查。第三類是因上級主管部門干預(yù)目前尚無法接收的檔案，如房產(chǎn)檔案。進(jìn)一步加大接收攻關(guān)力度，除提供一系列優(yōu)惠條件外，考慮再從提供利用所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益分配方面給予檔案形成單位大力傾斜，使他們因移交檔案造成的經(jīng)濟(jì)損失降到最底限度。

2.3多方協(xié)調(diào)，同力合作。由于各單位領(lǐng)導(dǎo)對移交工作認(rèn)識不同、民生檔案在本單位創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益不同和單位的經(jīng)濟(jì)狀況不同，民生檔案接收工作難度也各不同。有些單位無論檔案局的領(lǐng)導(dǎo)和同志們?nèi)绾巫龉ぷ鳎词古軘嗔送取⒛テ屏俗於紵o濟(jì)于事。在具體開展工作時我們把公事當(dāng)作私事辦，發(fā)動同志們托熟人找關(guān)系到各部門去做工作。通過同志們做工作能夠解決問題的先行接收，接收不了的再由局(館)領(lǐng)導(dǎo)班子去做工作。檔案局(館)長劉長山利用其曾在縣人大任過職、現(xiàn)又任縣委辦公室副主任的有利條件，到工作難開展的單位去協(xié)調(diào)，一次不行去兩次，兩次不行去三次，直到把堡壘攻下。對于特別難啃的硬骨頭。我們請縣分管領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)。其中婚姻登記檔案接收進(jìn)館，頗費(fèi)一番周折。因?yàn)椤痘橐龅怯洐n案管理辦法》只規(guī)定“應(yīng)當(dāng)在本單位檔案部門保管一定時期后向同級國家檔案館移交，具體移交時間由雙方商定”。所以一開始縣民政局婚姻登記股對移交婚姻登記檔案阻力很大，雖經(jīng)多次協(xié)商，但該單位只承諾移交1996年以前的婚姻登記檔案。針對這種情況，縣檔案局(館)領(lǐng)導(dǎo)主動向縣委分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，引起了分管領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，親自主持召開由縣民政局、土地局、司法局、城建局等與民生工作密切相關(guān)的單位負(fù)責(zé)人會議，讓單位負(fù)責(zé)人就民生檔案移交情況進(jìn)行專題匯報。聽取匯報后縣委分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了民生檔案資源整合對全縣民生工作的重要意義，希望民政局等單位積極配合縣檔案局，為全縣民生檔案資源整合工作帶一個好頭，縣委辦將定期對全縣民生檔案移交進(jìn)度進(jìn)行通報。在縣領(lǐng)導(dǎo)的大力協(xié)調(diào)下，最終將2005年以前的婚姻登記檔案全部接收進(jìn)館。

2.4以人為本，服務(wù)民生。為利用者提供一種一站式、便捷式的人性化服務(wù)，是我們服務(wù)民生的又一追求。為此。我們專門對接待、閱覽室進(jìn)行了改造，配備了接待用桌椅、簽字筆、記錄紙等辦公用品和老花鏡、放大鏡等生活用品，并且把查檔所需證件、查檔流程、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、借閱制度等內(nèi)容制成版面上墻，使利用者對各項(xiàng)內(nèi)容一目了然。我們還根據(jù)民生檔案利用者文化程度參差不齊、年齡偏大的特點(diǎn)，把利用效果登記簿的登記項(xiàng)目和內(nèi)容進(jìn)行了調(diào)整，把原來填寫式的利用目的改為選擇式，利用者不需要逐項(xiàng)填寫，只需根據(jù)自己的需要進(jìn)行選擇，對于閱讀確實(shí)有困難的利用者可由工作人員代為選擇，既節(jié)約了

時間，又解決了因文化程度低或年齡大書寫困難的問題。

3接收利用并重。整合資源與服務(wù)民生互為促進(jìn)結(jié)碩果

我們在接收民生檔案時，邊接收邊利用，以利用促接收，以接收豐富利用的內(nèi)容，兩者互為促進(jìn)，取得顯著實(shí)效。

3.1民生檔案接收實(shí)現(xiàn)突破性進(jìn)展。在市檔案局的具體指導(dǎo)、縣領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和有關(guān)部門的積極配合下，我們按計(jì)劃順利完成了婚姻登記、退伍軍人、征地、司法公證等民生檔案接收進(jìn)館工作。2008年共接收民生檔案6299卷。時間跨度從1947年到2005年。其中婚姻登記檔案2479卷(1957年～2005年)、征地檔案688卷(1991年～2000年)、退伍軍人檔案1238卷(1947年～2000年)、城建(村建)檔案324卷(1984年～2007年)、司法公證檔案1570卷(1993～2000年)。像這樣一次接收民生檔案種類之多，時間跨度之長，數(shù)量之大在我縣檔案館建館50年來尚屬首次，為當(dāng)前和今后服務(wù)民生工作奠定了館藏基礎(chǔ)。同時我們還指導(dǎo)建立了房權(quán)、林權(quán)、社保、出生證明、失業(yè)保險、勞動仲裁、殯葬、病例、工商登記等民生檔案，為今后的接收工作打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2建立全縣民生檔案目錄中心。在做好接收工作的同時，我們著手建立起全縣民生檔案目錄中心。一是2008年接收民生檔案的同時接收紙質(zhì)和電子版民生檔案目錄：二是對沒有協(xié)調(diào)好尚不能接收的民生檔案，要求檔案保管單位把民生檔案目錄先移交進(jìn)館：三是對原有館藏檔案進(jìn)行重新普查，編制館藏民生檔案專題目錄：四是建立了全縣民生檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)民生檔案自動檢索。目錄中心的建立，利用者即使當(dāng)時在檔案館查不到檔案，也可查到保管檔案的單位。然后按圖索驥找到自己所需要的檔案。

3.3經(jīng)濟(jì)、社會效益實(shí)現(xiàn)雙豐收。民生檔案接收進(jìn)館和投入利用，給檔案利用工作帶來了新高潮，檔案館一改往日利用者寥寥無幾、門可羅雀的局面，前來查閱婚姻證明、工齡黨齡、土地使用、退伍時間及參戰(zhàn)證明的利用者絡(luò)繹不絕，檔案館門庭若市。查到所需材料的如獲至寶，暫時沒查到的也可以互相交流信息。利用者由衷地說：今后解決個人福利待遇查證明、找依據(jù)再不用跑了東城跑西城，只要來到檔案館問題就迎刃而解。民生檔案的高效利用既服務(wù)了群眾，又?jǐn)U大了檔案工作的影響，樹立了檔案部門的良好形象，取得了顯著的社會效益和可觀的經(jīng)濟(jì)效益。2008年全年共提供利用檔案2900余卷次，接待查檔利用者1300余人次：比往年年均800：人次高出62％左右：出具有效證明1000余份，其中民生類占76％。

利用民生檔案在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會效益的同時，也為檔案館帶來了實(shí)惠。我們連續(xù)3天對利用高峰期的利用收費(fèi)情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，平均每天僅利用檔案一項(xiàng)就創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益近300元。粗略估計(jì)一年平均創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益5萬元左右，與以前每年4千多元相比增加了10倍，為下一步探索民生檔案接收與管理新模式奠定了一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。