基于風險管理的人事檔案管理

詹靈仙

1“風險管理”模式的優(yōu)越性

把風險管理與人事檔案聯(lián)系起來絕不是理論研究上的攀拉與附會，只要看一看各個國家、各個機構在人事檔案管理的實踐中。有多少難于預測、難于防范的不良后果和潛在危害。這些危害對于機構運轉和社會生活，對于眼前和長遠有多么普遍、重要、深刻的影響，就一定不會認為“風險”概念在這個領域是過分和不當?shù)摹H標準《信息與文獻——文件管理》中由20多處提及風險、風險評估、風險分析、風險管理等概念，內(nèi)容涉及制定文件管理規(guī)劃、確定文件管理戰(zhàn)略、確定文件歸檔范圍、選擇文件保存策略和災難恢復計劃等多個方面。在國際標準中，這些概念是針對一般的文件管理而言的，但我們有理由認為，風險管理的方法也適合于人事檔案的管理。

2實行“風險管理”理念的價值

實施風險管理對于提升人事檔案管理效果和水平具有重要的實踐價值：

第一，喚起風險意識，完善管理理念。風險存在于人事檔案管理的方方面面，一旦發(fā)生不良后果，其危害難以估量。然而人們把收集、處理、制作、保存和利用人事檔案看作是一件極為平常的事，機關、企事業(yè)單位業(yè)務人員主要關注的是文件的現(xiàn)行效用和運行效率，文件管理人員則主要留意文件是否及時歸檔，很少有人瞻前顧后，居安思危，有意識地從全局、全程角度防范和控制風險因素的威脅。往往是在不良后果成為現(xiàn)實時，如檔案不全、檔案失真、無法作為憑證時，人們才領教了人事檔案管理面臨的種種難題和麻煩。因此，很多的企事業(yè)單位已經(jīng)采取了一定的行動，盡管這些單位不同程度地采取了一些針對風險的對策，但是當問及當前管理活動中的隱患以及對日后事故的預案時，幾乎沒有人能給出準確的比較全面的答案，可見風險意識的淡漠。

第二，建立風險管理體系結構，完善管理結構，目前，國內(nèi)外風險管理的理論和實踐日漸成熟，普遍應用于很多領域，形成了一套規(guī)范化的行之有效的技術方法。把風險管理方法應用于人事檔案管理，可以全面地、系統(tǒng)地對人事檔案管理中的問題進行綜合治理，建立一套風險管理體系，而不是頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，臨渴掘井，亡羊補牢。

風險管理的程序設計不盡相同，大致可以由風險計劃、風險識別、風險評估和風險應對幾個部分組成。最初的風險計劃相當于一個總綱，對電子文件風險管理目標、組織、責任、方法建立一個基本框架，隨著風險管理活動的深入，這個計劃可能會逐步具體化、規(guī)范化。風險識別包括對風險因素的“尋找”和“分類”兩項內(nèi)容，目的是形成對電子文件風險源、分布、原因、關聯(lián)、后果的理性認知，如果能夠形成清晰的“風險清單”和“風險地圖”，可以達到較好的識別效果。風險評估的任務是區(qū)分人事檔案管理過程中各種風險的發(fā)生頻度和危害程度。目的是區(qū)別對待、掌握重點、合理分配管理資源。由于目前很難獲取人事管理管理的規(guī)范數(shù)據(jù)，評估常用的概率分布數(shù)值測算法難以應用，定性的區(qū)分也可以作為一種評估結果。風險應對包括“防范”和“控制”兩方面內(nèi)容，適于各種風險因素和風險事故的正面較量，直接體現(xiàn)風險管理的目標。

上述環(huán)節(jié)相互關聯(lián)，構成了一個具有自己循環(huán)性質的正反饋循環(huán)管理系統(tǒng)。計劃、識別、評估依次成為后續(xù)環(huán)節(jié)的前提和依據(jù)，又為前方環(huán)節(jié)提供反饋信息，應對環(huán)節(jié)是風險管理功能的實現(xiàn)，并對事端以及整個體系提供全面反饋，使各環(huán)節(jié)不斷得以加強。把這樣一個風險管理體系納入人事檔案管理體系之中，如同為人事檔案編織了一張嚴密的檢測防護網(wǎng)，使人事檔案得到全方位的、安全有效的保護。

第三，全面提升管理水平。完善管理技術。任何事物都具有兩面性，風險在為人們帶來負面影響(如威脅和損失)的同時，也具有正面的積極意義(如變革的機會和動力)。因此，用風險管理的思路來研究和從事人事檔案管理并不只是立足于消極的防御，防止不良后果的發(fā)生或減輕風險事故的危害，同時還可以利用風險的內(nèi)在機遇促進文件管理變革以及人們思維方式、行為方式的變革。風險管理專家認為，如果把風險管理的重點集中在減少威脅或不利的結果，就好像一幅完整的圖畫缺少了關鍵內(nèi)容一樣。因此，應把目標放在改善項目的執(zhí)行效果上，這意味著有一個更寬的視角，即試圖利用機會或有利的可能性，以積極的、主動的態(tài)度去面對風險，把風險管理作為一項富于創(chuàng)造性、建設性的工作，這種思想對于人事檔案管理具有重要的啟示意義。至少在以下兩方面可以實施：一是把風險應對的重點放在防范上。防范是一種“前攝性”或主動性風險管理，而處理和控制是一種反應性和被動性風險管理。成功的防范可以在平靜之中實現(xiàn)風險管理的根本目標，二是借助風險管理獲取創(chuàng)新的靈感。完善人事檔案管理。發(fā)現(xiàn)問題是改善管理的前提。每一個問題就是一個提高的起點、創(chuàng)新的機會。粗放、低效管理的特點就是缺陷多、漏洞多，而管理者卻不知其缺、不知其漏、不知后果、不知癥結。實施風險管理的過程就是發(fā)現(xiàn)缺陷、認識原因、制定對策的過程，改善管理的機遇就在其中。