論秘書部門的協調工作

張　芳

摘要：秘書部門作為黨政機關的綜合辦事部門，是承上啟下、溝通左右的橋梁和樞紐，具有十分重要的地位。該部門的一個主要特點就是承擔著大量的協調工作。協調能力的強弱直接關系到領導決策的落實效果，關系到單位工作的質量和效率。因此，認真研究協調工作的特點和規律，對正確處理好各種關系，進一步開創秘書工作的新局面，具有重要的現實意義。

關鍵詞：秘書部門；協調；一致性；綜合性

中圖分類號：F270.5文獻標識碼：A文章編號：1672-3198(2009)10-0060-01

1秘書部門協調工作的主要特點

(1)地位上的代表性。秘書部門是黨委的從屬機構，對內參謀服務，對外代表黨委處理日常工作。在工作方式上，接受領導授權處理相關政務、事務。在未授權之前，秘書部門可以主動反映有關情況，提出合理化建議。在明確授權后，秘書部門才按協調程序展開工作，并在工作中主動向領導匯報階段性工作進展。協調進程中遇到的問題，提出進一步建議，得出領導新的指示要求。秘書部門的地位從屬性決定了協調工作帶有一定的被動性。但是如果一味地被動，就是工作的嚴重失職，必須主動做好協調工作。那就是在自己的職能范圍內，超前研究新情況，把握新動向，為領導提出前瞻性建議對策，把矛盾化解在萌芽狀態，把服務工作超前做好。想領導之所想。急領導之所急，爭取主動當好領導參謀。

(2)根本利益的一致性。共產黨的宗旨就是全心全意為人民服務。秘書部門代表黨委行使協調職能與代表群眾或部門解決問題化解矛盾是一致的。尤其是“三個代表”重要思想的提出，為秘書部門搞好協調工作提供了巨大的精神動力。為黨委服務與為廣大人民群眾、廣大基層部門服務是完全一致的，秘書部門沒有私利。

(3)協調內容的多樣性。秘書部門為黨委服務主要體現在二個方面：政務服務和事務服務。政務服務就是為領導出謀劃策，當高參，就要發揮秘書部門善于鉆研問題，協調專業調研隊伍，發揮調研網絡等方面的積極性。形成大調研格局，群策群力，保證領導決策的科學性。領導一旦決策之后。要協調各方面力量，付諸實施，并及時反饋情況。完善決策，推動工作。

(4)協調工作的艱難性。秘書部門的工作是基礎性的工作。幕后努力多，臺前亮相少。協調多憑耐心、細致的疏導溝通，沒有什么硬手段。在具體實踐中，協調需要隨時準備“碰釘子”、坐“冷板凳”。往往是一番苦心無人理解，還會引來誤會和埋怨，甚至引起領導的不信任，而陷于進退兩難的境地。這就要求秘書人員要具備無私奉獻的價值觀念，樹立全心全意為人民服務的人生觀和價值觀，一身正氣，兢兢業業，任勞任怨，樂于默默奉獻。甘當無名英雄。2秘書協調工作的原則

(1)把握全局。秘書部門處于中樞地位，在一定意義上代表著領導行使各種職能。無論是參與服務，還是管理事物，都要心中有全局，保證協調工作忙而不亂，緊張有序。秘書要有大局意識，中心意識，一切圍繞領導中心轉，一言一行都要為中心服務。尤其是當前形勢復雜，矛盾很多。只有把握全局，才能協調各種利益向一致的方向調整，否則顧此失彼，難以達到協調的預期效果。

(2)尊重事實。協調工作不能靠主觀臆斷。只有在充分掌握事實的基礎上，才能把握矛盾的重要方面，準確找到協調工作的主攻點。現在世界豐富多彩，各種組織、各種矛盾交織一起，不作調查研究，很難弄清來龍去脈。協調起來也難以對癥下藥。因此，要摸清事實，尊重事實。把事實與原則結合，創造性開展協調工作。把各種矛盾融合起來，找到共同點，形成親和力，消除離心力。

(3)公道正派，一視同仁。公道正派，是做好協調工作的靈魂。在協調工作中，必須堅持按照黨的政策、國家的法規辦事，做到以事實為依據，以規章制度為準繩。不可人云亦云，感情用事，應在實事求是的深入調查基礎上，確定協調的性質，得出解決問題的辦法，得出結果意見。

(4)分層推進。調協工作必須堅持按程序辦事原則，先辦什么，后辦什么，應有一定的程序規范。要明確輕重緩急。不能眉毛胡子一把抓。每一項工作必然存在著內在聯系和前因后果。應該由表及里、由外及內，抓住重點層層深入，直至最終達到目的。

(5)講求時效。現在形勢發展很快，工作時效性越來越深。協調工作必須講究時效，要以雷厲風行的工作作風去抓協調工作，切忌推諉損兵拖拉。如果不講究時效，協調工作就會失去應有的價值，嚴重的甚至會帶來負面效應，使矛盾激化、問題復雜化，使工作陷入被動境地。

3秘書部門協調的重點

(1)對處理上下關系的綜合性協調。領導者在實際工作中，既要與上級打交道。也要與下級打交道。領導者同上下級的關系狀態，直接影響工作成效。對這種的復雜的關系，必須全面優化，不能顧此失彼。領導者若僅重視與上級的關系而忽視與下級的關系，或者僅重視與下級的關系而忽視與上級的關系，或兩者兩個方面的關系都存在問題，都會給工作帶來不同程度的損害。秘書部門既要協助領導與上級聯系，以要協助領導深入基層，與下級保持密切的聯系。發揮綜合協調作用。使上情、下情和領導者的決策管理緊密結合起來，保證領導活動見效。從某種角度講，秘書部門在實際工作中協助領導加強與上級和下級的聯系，本身就能促進相互理解、相互配合，以便于及時發現可能出現的種種失調和誤解。

(2)對內外關系的綜合性協調。秘書部門是對外溝通的門戶和窗口，在了解內部運轉與外部環境變化方面有特殊的優勢，能夠及時了解到外部公眾、往來單位對本機關、本組織系統的反映和意見。在此基礎上，秘書根據內外各方面的情況，對領導者提出有關建議，就可以在優化內外關系方面，發揮綜合性參謀作用。秘書部門在接待來客、處理內外往來文書，處理信訪、收集外部環境信息等工作實踐中，能夠促進自身較全面地了解外部環境變化以及外部公眾對本組織系統的評價和意見，加上秘書處于領導者身邊，對組織的狀態也有較透徹的了解。因此，所提出的有關協調內外關系的建議，就會比較切實，具有針對性。

(3)協調各種利益的綜合參謀。在組織管理和領導活動中，必須面對各種利益關系。秘書部門廣泛的職能活動和內外交往，特別是在信息、信訪、調研、督查等方面工作中能夠比較全面具體地各種利益需求和顯現或隱現的利益失調與沖突，而且對組織整體利益、長遠利益、根本利益的理解和把握比較準確。在此基礎上，秘書針對各種利益失調和利益主體之間的矛盾問題，提出的對策建議，就具有綜合協調作用，其綜合性協調的價值較高。

4做好協調工作的方法

(1)立足全局想事情，搞協調。協調工作實際是在單位大局的前提下，各部門之間的利益和工作分配、安排。其根本目標就是維護整體的團結和統一。因此，協調工作只能在全局觀念的支配下，使各方的認識、利益和力量達到平衡。不能違背協調的總原則去另搞一套。如果各自為政，各行其是，就會使整體利益受到損害，協調工作也就失去了應有的意義。

(2)增強協調工作的主動性。首先，要統籌計劃，超前準備。把領導在一段時間內的活動列出一個整體計劃考慮。先協調什么，后協調什么，涉及到哪些單位，哪些環節，都要做到清清楚楚，心中有數。同時，對協調過程中可能出現的困難和問題也需要有充分的準備。其次，要主動跟蹤督促。由于協調進程中情況是不斷變化的，這就要求秘書人員要有較高的責任心和扎實的工作作風，及時掌握情況，跟蹤督促，才能使協調工作順利進行。

(3)加強學習，掌握協調藝術。新形勢、新任務層出不窮，不學習就跟不上時代步伐，就會喪失協調能力。搞好秘書部門的協調工作，必須具有堅實的馬克思列寧主義基本理論和豐富的專業知識。

通過學習和實踐，協調工作要達到這樣一種境界：政務要嚴謹，事務要周到，左右要溝通，上下講實效，內部要團結，外部造環境，形成一種團結，拼搏進取。高效的工作氛圍。