關(guān)于加強(qiáng)物資采購(gòu)管理問(wèn)題的思考

黃　晶

摘要:文章結(jié)合物資采購(gòu)工作的實(shí)際,分析了對(duì)于科研單位采購(gòu)工作面臨的形勢(shì)和存在的問(wèn)題,提出了加強(qiáng)物資采購(gòu)管理的主要措施。

關(guān)鍵詞:物資采購(gòu);采購(gòu)管理體制;供應(yīng)商管理

中圖分類號(hào):TV717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)21-0016-02

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)的發(fā)展,采購(gòu)管理的作用日益凸顯,采購(gòu)已不僅僅是企業(yè)或部門的一種獨(dú)立的功能和一般性的作用,而是一種與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略決策緊密相關(guān)的綜合性管理活動(dòng)。過(guò)去的采購(gòu)就是拿錢買東西,目的是以最少的錢買到最好的商品。但是,隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步、競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈,采購(gòu)已由單純的商品買賣發(fā)展成一種職能,是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的一個(gè)核心環(huán)節(jié),也是獲取利潤(rùn)的重要來(lái)源,占有舉足輕重的地位。

一、采購(gòu)工作面臨的市場(chǎng)形勢(shì)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立以來(lái),物質(zhì)資料日益豐富,多數(shù)物資由賣方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變?yōu)橘I方市場(chǎng),物資流通渠道增多,采購(gòu)時(shí)選擇的余地更大;市場(chǎng)運(yùn)行不規(guī)范,市場(chǎng)機(jī)制不健全,市場(chǎng)法規(guī)不完善,再加上執(zhí)法不嚴(yán),道德自律不夠,造成假冒偽劣、質(zhì)次價(jià)高、質(zhì)次價(jià)廉的產(chǎn)品和三無(wú)產(chǎn)品充斥市場(chǎng),嚴(yán)重干擾了正常的物資流通秩序,增加了做好

物資采購(gòu)工作的難度。

二、采購(gòu)工作普遍存在的問(wèn)題

(一)對(duì)采購(gòu)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

有些人思想認(rèn)識(shí)不到位,錯(cuò)誤地認(rèn)為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就是下放權(quán)力,各行其事,而加強(qiáng)物資采購(gòu)管理,就是重走計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的老路,就是倒退。這種認(rèn)識(shí)是片面和有害的,因?yàn)樗鲆暳宋镔Y采購(gòu)工作在保障科研生產(chǎn)和降低生產(chǎn)成本方面所發(fā)揮的重要作用。

(二)提出的物資需求計(jì)劃性不強(qiáng)

由于科研單位與一般生產(chǎn)型企業(yè)不同,往往需要采購(gòu)的物資種類多、批次多、數(shù)量少,無(wú)法形成批量、爭(zhēng)取批量采購(gòu)價(jià)格,這都給采購(gòu)管理工作增加了難度。

以上暴露的問(wèn)題讓我們意識(shí)到如何做好采購(gòu)工作,是擺在面前需要迫切解決的一個(gè)重要課題,它直接關(guān)系著科研單位的研究、生產(chǎn)、發(fā)展能否順利進(jìn)行,這就對(duì)做好物資采購(gòu)管理工作提出了個(gè)更新、更高的要求。

三、加強(qiáng)物資采購(gòu)管理的主要措施

(一)加強(qiáng)供應(yīng)商管理,把好采購(gòu)第一關(guān)

供應(yīng)商管理是物資采購(gòu)的基礎(chǔ)和第一關(guān),供應(yīng)商資質(zhì)的優(yōu)劣決定了采購(gòu)物資是質(zhì)優(yōu)價(jià)廉還是質(zhì)次價(jià)高。在供應(yīng)商管理中對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)的判斷,國(guó)外有商業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu),如鄧白氏。國(guó)內(nèi)由于缺乏這樣的權(quán)威機(jī)構(gòu),可以通過(guò)商會(huì)、專業(yè)聯(lián)合會(huì)等方式收集此類信息,更重要的是通過(guò)歷史成交記錄進(jìn)行觀察和判斷。供應(yīng)商一般分為廠家和商家。在采購(gòu)工作中,應(yīng)堅(jiān)持先廠家、后商家的原則,盡量減少流通環(huán)節(jié),這樣更有利于保證物資質(zhì)量,降低采購(gòu)成本。供應(yīng)商選擇的條件也不宜搞一刀切,應(yīng)該在確保產(chǎn)品優(yōu)質(zhì)、價(jià)格優(yōu)惠合理、服務(wù)優(yōu)良的前提下,根據(jù)物資需求的計(jì)劃性、采購(gòu)批量、采購(gòu)資金保證程度等和市場(chǎng)供應(yīng)商總體狀況綜合確定,這樣才會(huì)有可行性。否則,無(wú)論標(biāo)準(zhǔn)高低,都會(huì)影響采購(gòu)工作,出現(xiàn)找不到符合條件的供應(yīng)商,或者選擇的供應(yīng)商不是最優(yōu)供應(yīng)商的狀況。當(dāng)然供應(yīng)商管理對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的考察只是表面的,特別是在當(dāng)前市場(chǎng)上仍然充斥著假冒偽劣產(chǎn)品的情況下,產(chǎn)品的質(zhì)量、服務(wù)等方面情況還需要在實(shí)踐中進(jìn)一步檢驗(yàn),供應(yīng)商管理工作應(yīng)該根據(jù)實(shí)際采購(gòu)情況和市場(chǎng)變化適時(shí)進(jìn)行調(diào)整,進(jìn)行一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程。

(二)建立健全的采購(gòu)管理體制和規(guī)章制度

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)改革的深入,物資采購(gòu)體系發(fā)生了很大變化,傳統(tǒng)的采購(gòu)管理已不適合目前的采購(gòu)物資采購(gòu)工作,這就要求我們要不斷健全、完善采購(gòu)管理體制和各項(xiàng)規(guī)章制度,為加強(qiáng)采購(gòu)管理,做好采購(gòu)工作提供組織和制度保證。例如,建立健全的物資采購(gòu)管理制度,設(shè)立專門的采購(gòu)監(jiān)督部門,制定和完善物資招標(biāo)采購(gòu)、物資比質(zhì)比價(jià)擇優(yōu)采購(gòu)等一系列管理辦法,把物資采購(gòu)全過(guò)程都納入規(guī)范管理的軌道,做到有序可控。

(三)堅(jiān)持采購(gòu)的原則和程序,規(guī)范采購(gòu)渠道和采購(gòu)行為

1.確定采購(gòu)原則

(1)貨比三家原則:沒(méi)有比較就不能判斷質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)是否最優(yōu);

(2)合格供應(yīng)商采購(gòu)原則:盡量挑選在考察過(guò)的,符合本單位要求的、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商中采購(gòu);

(3)合同約定原則:本單位和供應(yīng)商的權(quán)利和義務(wù),應(yīng)當(dāng)按照平等、自愿的原則以書(shū)面合同方式約定。

2.物資采購(gòu)方式

科研單位物資采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)(公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo))和一般采購(gòu)(競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu))。

(1)國(guó)家有招標(biāo)采購(gòu)比較完整的法規(guī)要求,一般單位也制定了招標(biāo)采購(gòu)的內(nèi)部操作文件,對(duì)招標(biāo)的過(guò)程作了詳細(xì)的規(guī)定,這里不再贅述。但是招標(biāo)的范圍不能僅以采購(gòu)金額來(lái)確定,應(yīng)根據(jù)采購(gòu)物資的類別和市場(chǎng)情況來(lái)確定。

(2)競(jìng)爭(zhēng)性談判方式采購(gòu)一般適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的,以及技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊,不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的,還包括采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的,以及不能事先計(jì)算出價(jià)格總額等情況。

(3)單一來(lái)源方式采購(gòu)一般適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的;發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的;必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求,需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)等情況。

(4)詢價(jià)方式采購(gòu)一般適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。

3.采購(gòu)結(jié)果分析

對(duì)于每一類物資的采購(gòu),必須做出分析。分析的內(nèi)容可以包括供應(yīng)渠道的選擇、采購(gòu)方式的選擇、采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量情況、售后服務(wù)情況等,分析的目的就是為了節(jié)約采購(gòu)成本和優(yōu)化采購(gòu)流程。

(四)加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高采購(gòu)人員素質(zhì)

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)育還不夠成熟,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制還不夠健全、規(guī)范,物資的質(zhì)量、價(jià)格千差萬(wàn)別,良莠不齊,叫人真假難辨,這都使得物資管理的難度越來(lái)越大,對(duì)物資采購(gòu)的要求越來(lái)越高。做好物資管理工作,必須組建優(yōu)秀的采購(gòu)團(tuán)隊(duì),團(tuán)隊(duì)的每一位成員都要有大局意識(shí)、奉獻(xiàn)精神,愿意為完成共同的采購(gòu)目標(biāo)而奮斗。從目前的情況來(lái)看,提升物資管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)的方法有兩個(gè):一是充實(shí)物資管理新生力量,包括從科研部門引進(jìn)和社會(huì)招聘管理人才;二是對(duì)現(xiàn)有的物資管理人員進(jìn)行培訓(xùn),這是最主要的。物資采購(gòu)管理人員的素質(zhì)包括以下幾個(gè)方面:

要有保密意識(shí)。由于采購(gòu)的物資跟研究的項(xiàng)目密切相關(guān),有時(shí)會(huì)涉及保密信息,而采購(gòu)人員又需要頻繁地與外界(主要指供應(yīng)商)接觸,保密原則這是科研單位采購(gòu)人員必須遵守的最基本的原則。

遵紀(jì)守法,廉潔自律。遵紀(jì)守法是物資采購(gòu)管理人員必備的品質(zhì),必須樹(shù)立法制觀念,杜絕索賄、受賄和損公肥私的違法違紀(jì)行為,搞好廉潔自律,講采購(gòu)工作置于公開(kāi)透明的環(huán)境中,維護(hù)單位聲譽(yù),一心一意為物資采購(gòu)工作服務(wù)。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提高采購(gòu)技能。當(dāng)前社會(huì)是知識(shí)的社會(huì)、終身學(xué)習(xí)的社會(huì)。要掌握現(xiàn)代物流科學(xué)理論、方法和手段以及物流管理專業(yè)技能,不斷更新知識(shí)層次,以適應(yīng)不斷發(fā)展的采購(gòu)工作需要,勝任更多更高的采購(gòu)任務(wù)。尤其在目前物流信息化管理的前提下,還要求采購(gòu)管理人員必須具備計(jì)算機(jī)操作能力,準(zhǔn)確把握市場(chǎng)發(fā)展的態(tài)勢(shì),特別是每一類物資的供應(yīng)情況,供應(yīng)商的情況,供應(yīng)渠道等,只有這樣,才能采取相應(yīng)的采購(gòu)策略。

踏實(shí)肯干的奉獻(xiàn)精神。采購(gòu)人員必須嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,一絲不茍,對(duì)各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)要樹(shù)立超前意識(shí),并具備發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。在采購(gòu)工作中勤奮、踏實(shí)、兢兢業(yè)業(yè),一切以保障科研生產(chǎn)為中心,特別對(duì)于緊缺物資的采購(gòu),緊急項(xiàng)目采購(gòu),采購(gòu)人員必須具備奉獻(xiàn)精神,不能有任何畏難情緒。

四、結(jié)語(yǔ)

本文結(jié)合物資采購(gòu)工作的實(shí)際,分析了對(duì)于科研單位采購(gòu)工作面臨的形勢(shì)和存在的問(wèn)題,提出了加強(qiáng)物資采購(gòu)管理的主要措施,從而達(dá)到降低采購(gòu)成本,有效滿足科研生產(chǎn)物資供應(yīng)的需求。

參考文獻(xiàn)

[1]鞠頌東,徐杰.采購(gòu)管理.機(jī)械工業(yè)出版社,2005(第1版).

[2]劉華,王艷,葉靖.物資采購(gòu)管理.清華大學(xué)出版社,2008(第1版).

作者簡(jiǎn)介:黃晶(1982- ),女,中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第二十八研究所助理工程師,研究方向:采購(gòu)管理。