淺談公路工程監(jiān)理資料的管理

摘要:文章主要論述了公路工程監(jiān)理資料的內(nèi)容、分類、編制方法和歸檔管理方法。

關(guān)鍵詞:公路工程;監(jiān)理資料;監(jiān)理工作質(zhì)量

中圖分類號:U415文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)21-0096-02

監(jiān)理資料是評價(jià)監(jiān)理工作質(zhì)量的重要依據(jù)。其記載著監(jiān)理機(jī)構(gòu)在監(jiān)理過程中協(xié)調(diào)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位和施工單位在工程實(shí)施過程中參建各方的關(guān)系;記載著高級駐地、專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員等各級監(jiān)理人員在現(xiàn)場檢查、巡視、旁站、測量、試驗(yàn)等各自所做的監(jiān)理工作;記載著監(jiān)理機(jī)構(gòu)在監(jiān)理全過程中形成的各種書面指令、批復(fù)、通知、報(bào)告等。監(jiān)理資料形成于監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收的各個(gè)階段,是與工程建設(shè)同步進(jìn)行的,它是考核每位監(jiān)理人員的依據(jù),是檢查項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)水平的依據(jù),是評價(jià)監(jiān)理單位監(jiān)理成效的依據(jù)。所以在公路工程中,工程監(jiān)理資料是工程質(zhì)量的內(nèi)在反映,是監(jiān)理工程師在工程項(xiàng)目施工階段進(jìn)行“四控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”活動(dòng)的記錄,是工程延期、索賠、質(zhì)量、安全事故原因分析及責(zé)任追究的重要憑證,它是項(xiàng)目監(jiān)理過程的產(chǎn)品,是評定工程質(zhì)量和核定工程質(zhì)量等級的重要依據(jù),是工程技術(shù)人員和各有關(guān)部門實(shí)施工程管理、制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的重要參考資料。而搜集、整理、積累、檢查、匯總監(jiān)理資料的過程,往往也是發(fā)現(xiàn)問題、不斷糾正和及早預(yù)防錯(cuò)誤、取得經(jīng)驗(yàn)并不斷提高的過程。因此,必須重視起有關(guān)公路工程監(jiān)理資料的管理工作。

一、監(jiān)理資料的基本內(nèi)容

監(jiān)理資料的成型周期較長,它貫穿于施工準(zhǔn)備階段到竣工驗(yàn)收階段整個(gè)施工過程,資料的形成過程復(fù)雜、種類繁多,因而,要想整理一套完整的監(jiān)理資料必須與工程同步進(jìn)行。監(jiān)理資料包括下列內(nèi)容:

(一)監(jiān)理管理文件

即監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、監(jiān)理日記;監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要(第一次工地會(huì)議、工地會(huì)議、現(xiàn)場協(xié)調(diào)會(huì));監(jiān)理工作總結(jié)(總監(jiān)編寫并審批)。

(二)工程質(zhì)量控制文件

即各類工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn);施工測量放線;施工試驗(yàn)報(bào)驗(yàn);不合格項(xiàng)處置記錄;質(zhì)量問題和事故報(bào)告及處理資料;分包資質(zhì)管理。

(三)工程進(jìn)度計(jì)劃管理文件

即工程動(dòng)工報(bào)審表及附件;年、季、月進(jìn)度計(jì)劃;月工、料、機(jī)動(dòng)態(tài)表;停、復(fù)工資料。

(四)合同管理文件

即施工監(jiān)理招投標(biāo)文件;建設(shè)工程委托監(jiān)理合同;施工招投標(biāo)文件;建設(shè)工程施工合同、分包合同、各類定貨合同等;工程變更文件;合同其他事項(xiàng)管理。

(五)計(jì)量支付文件

即概預(yù)算或工程量清單、工程量報(bào)審與支付證書、預(yù)付款報(bào)審與支付證書、月工程進(jìn)度款報(bào)審與簽認(rèn)、工程款支付申請與支付證書、工程竣工計(jì)算。

(六)交工缺陷責(zé)任期監(jiān)理資料

即交工及交工證書和缺陷責(zé)任期監(jiān)理資料。

(七)其他資料

即監(jiān)理通知及回復(fù);其他往來函件;工程照片、音像資料;監(jiān)理機(jī)構(gòu)及人員情況,各級監(jiān)理人員的工作范

圍、責(zé)任劃分、工作制度等。

二、監(jiān)理資料的分類方法

對監(jiān)理工作中形成的有保存價(jià)值的文件,應(yīng)按照一定的原則和方法分門別類整理立卷。立卷的原則是遵循文件自然形成的規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的保管和利用。整理立卷可從以下幾方面進(jìn)行:(1)合同文件;(2)設(shè)計(jì)文件;(3)監(jiān)理文件;(4)會(huì)議紀(jì)要及監(jiān)理月報(bào);(5)進(jìn)度控制資料;(6)質(zhì)量控制資料;(7)投資控制資料;(8)監(jiān)理通知及指令;(9)工程驗(yàn)收資料;(10)往來函件;(11)監(jiān)理日志;

(12)監(jiān)理臺賬。對于12 大類資料應(yīng)單獨(dú)組卷,大型或較復(fù)雜的工程,資料較多時(shí)每類資料可分冊裝訂。

三、監(jiān)理資料的編制方法

為進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)理工作,規(guī)范和統(tǒng)一資料的整編工作,必須對資料中存在的各種問題進(jìn)行有效的預(yù)防。為此,應(yīng)采取以下措施和編制方法。

(一)監(jiān)理資料的編制措施

1.編制監(jiān)理資料實(shí)施細(xì)則。按照國家及有關(guān)技術(shù)規(guī)范,結(jié)合實(shí)際,在實(shí)施細(xì)則中明確各類工程應(yīng)編制哪些資料,如何編制,各類資料的具體要求,各類人員在編制中的職責(zé),使其具體化,使資料的整編標(biāo)準(zhǔn)化。

2.制定監(jiān)理資料常見問題的治理辦法。在充分調(diào)查研究,認(rèn)真分析本單位資料編制過程中存在問題的基礎(chǔ)上,提出常見問題的糾正方法,使有關(guān)人員吸取教訓(xùn),少走彎路。

3.編制工程施工監(jiān)理資料樣本。由于工程監(jiān)理資料具有非消耗性和共享性,可對編得較好的資料做出評語,指出其優(yōu)缺點(diǎn)及努力方向,供有關(guān)人員參考。

(二)監(jiān)理資料的編制要求

由于工程施工監(jiān)理資料原始數(shù)據(jù)來源分散、信息量大,情況復(fù)雜,資料整編工作任務(wù)繁、責(zé)任重,既需要各方密切配合,又需要專人負(fù)責(zé)管理,因此,必須設(shè)置專職資料員。對專職資料員要進(jìn)行定期和不定期的培訓(xùn),特別是新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)、新工藝、新材料等方面的培訓(xùn)必不可少,使他們懂得有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),能夠熟練地從事資料整編工作。在資料整編中應(yīng)做到:

1.及時(shí)收集資料。隨時(shí)掌握材料進(jìn)場情況和工程進(jìn)度,每進(jìn)場一種材料,按要求作必要的測試,并且充分利用現(xiàn)場例會(huì)收集資料。資料員難以解決的問題,要向總監(jiān)匯報(bào),取得支持。必要時(shí),可以簽發(fā)書面聯(lián)系單,以引起有關(guān)方面及人員重視。對已收到的文件、資料要做好記錄,妥善保管,以防丟失或損壞。

2.檢驗(yàn)資料力求齊全。現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)按合同或規(guī)范要求,認(rèn)真審核承包人提交的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單,并簽認(rèn)后報(bào)監(jiān)理工程師備查,對材料的試驗(yàn)和抽驗(yàn)應(yīng)由現(xiàn)場監(jiān)理完成后報(bào)工程師簽認(rèn)。

3.仔細(xì)核查,不留隱患。主要核查資料的內(nèi)容是否齊全,所反映的情況是否符合工程實(shí)際,結(jié)論是否正確等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)按規(guī)定的程序正確處理。

4.歸納分類,條理清楚。對已收集齊全并確認(rèn)符合要求的同一類單項(xiàng)資料,應(yīng)按一定次序編排整齊,填寫好匯總表,打印出分類封面,以備裝訂成冊。需要分析計(jì)算的,還應(yīng)按要求做好計(jì)算,并附計(jì)算式。裝訂要規(guī)范,便于存查,編制成冊的資料應(yīng)由監(jiān)理企業(yè)法人代表或總工程師簽字,并加蓋企業(yè)的公章。工程監(jiān)理資料從其產(chǎn)生、管理、使用過程都具有明顯的信息性。

四、監(jiān)理資料的歸檔及保管方法

(一)資料的檔案管理規(guī)格

1.編制卷內(nèi)文件頁號

(1)卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號,每卷單獨(dú)編號,頁號從“1”開始;

(2)案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前,圖樣在后,管理性文件材料按問題、時(shí)間或重要程序排列;

(3)案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁名;

(4)頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件,正面在右下角,背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。

(5)成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁碼。

(6)案卷封面,卷內(nèi)目錄,卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

2.卷內(nèi)目錄的編制

(1)序號:以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

(2)文件號:填寫工程原有的文號或圖號。

(3)文件題名:亦稱文件標(biāo)題,填寫文件材料標(biāo)題的全稱。

(4)日期:填寫編制文件材料的年、月、日。

(5)頁次:填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號,最后一份文件填寫起止頁號。

(二)資料的歸檔

1.監(jiān)理資料要求整理提交四套。

2.建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收后,建設(shè)單位在三個(gè)月內(nèi)完成建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的報(bào)送或交接工作。

(三)資料裝訂規(guī)格

1.全部資料都應(yīng)折疊成297mm×210mm[A4]紙型的規(guī)格成冊,并按順序逐頁編寫頁碼。組卷式樣為:封頁+扉頁+總目錄+分目錄+正文+封底。

2.所有文字部分的字體一律為宋體字,主標(biāo)題部分為2號宋體加黑字,副標(biāo)題為介于2～4號之間宋體加黑字,正文為4號字。

3.資料不得有涂改液涂改的現(xiàn)象。否則將視為不合格資料。

4.組卷若篇幅太多可分類、分冊立卷,反之合并立卷。

5.資料一律采用線帶裝訂,分冊、卷的封面和封底的規(guī)格為16開本,封面的左側(cè)留2.5cm裝訂線,封面和封底預(yù)留裝訂孔,封面上部留2.5 cm×14.5cm的透明標(biāo)簽袋以便插入工程名稱標(biāo)簽,并在封面上印上分冊卷的名稱和序號。

6.封面、封底均采用彩色硬塑材料制作。

7.卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為手風(fēng)琴式統(tǒng)一幅面,按照卷內(nèi)目錄的編制次序排列有序。在裝訂之前,必須認(rèn)真檢查卷內(nèi)文件材料是否還有缺頁、重頁、金屬物。有缺頁者補(bǔ)上,重頁文件材料及金屬物一例剔除。案卷一律裝訂成冊裝盒。

(四)資料的保管方法

工程監(jiān)理資料由單位檔案管理室統(tǒng)一登記,專人保管存檔,以備有關(guān)部門檢查。監(jiān)理資料保管期限不得少于5年。

另外,應(yīng)將監(jiān)理資料的歸檔管理納入單位的獎(jiǎng)罰制度,對涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等而造成資料不合格的,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定處罰,情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的,依法追究其刑事責(zé)任。

綜上所述,公路工程監(jiān)理資料的管理、使用過程都具有明顯的信息性。當(dāng)工程出現(xiàn)問題時(shí),當(dāng)有關(guān)部門要調(diào)查工程質(zhì)量事故或?qū)徍送顿Y費(fèi)用時(shí),當(dāng)工期延誤或發(fā)生經(jīng)濟(jì)索賠糾紛時(shí),就需要通過查閱所管理好的監(jiān)理資料,了解監(jiān)理機(jī)構(gòu)的一切監(jiān)理工作,從而起到評價(jià)監(jiān)理工作質(zhì)量,監(jiān)理單位全面提高自我、宣傳自我、贏得業(yè)主信任的作用。

參考文獻(xiàn)

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[3]建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2001).

作者簡介:韓萬里(1975- ),女,廣西容縣人,供職于廣西玉林公路管理局。