企業電子檔案管理創新淺析

王紅艷

摘要：電子檔案管理是檔案管理的重要組成部分，文章就電子文件的整理歸檔創新、電子檔案的保存維護創新、電子檔案的利用管理創新做了探討。

關鍵詞：電子檔案管理；電子文件；整理歸檔

中圖分類號：P208文獻標識碼：A

文章編號：1674-1145(2009)09-0022-02

科技發展史表明，每次重大科學的發現、技術的創新，都使人們對客觀世界的認識產生飛躍。由于辦公自動化的進一步發展和深化，過去用紙墨、照相等形成和傳遞的機關公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、企業信息等，都可以用電子計算機進行，由此而產生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等，這些都是屬于電子文件。電子文件歸檔后即形成電子檔案，電子檔案是檔案管理部門的一項重要工作，需要有不斷創新的精神。

一、電子文件的整理歸檔創新

(一)電子文件的整理

電子文件的整理是未來的電子檔案管理和利用等工作的基礎。因此，需要對電子文件分門別類進行清理，包括兩個層次：一是對分類、排序的組織。就是將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標引應由歸檔人員來完成。著錄標引在整理工作中占有重要地位，其質量好壞，將直接影響未來的電子檔案保管和利用。在整理過程中，可能會遇到文件格式重新編排和重新組合，這種格式轉換有可能損傷數據，損害作為證據的電子文件的真實性。但隨著技術的發展，不斷解決這一格式轉換問題，并保證電子文件的真實性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項重要內容。二是組織建立數據庫。首先對電子文件進行分類和編號，進行分門別類地管理，結合本企業的特點和電子文件內容制定分類編號方案，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。其次要對電子文件進行登記。

(二)電子文件的歸檔

它是將應歸檔的經過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。

1．嚴把歸檔檢測關。首先，確定歸檔范圍是保證電子檔案質量的關鍵，在對電子文件進行歸檔時，需將經過整理的電子文件確定屬性后，即完成文書處理程序后再歸檔保存；其次，要有完整、齊全的電子文件相輔。對于收發文，必須是全文信息，從文件設計、修改和形成階段做起，使電子文件格式與環節相匹配。確保電子文件的歸檔質量，認真檢查電子文件內容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。從計算機或網絡的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體以便長期保存，嚴格按照保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。

2．建立統一的網絡體系。在一些企業中，辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，沒有形成網絡體系，不同軟件形成的數據難以轉換，給電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒有統一管理，各自為政，還有少數檔案工作者缺乏計算機網絡知識，使建成的網絡系統不能完全符合檔案傳輸要求。二是電子文件是靠網絡生存，一旦網絡被破壞，電子文件就會丟失。

3．明確電子文檔管理標準。隨著電子文件的不斷產生使工作效率及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等。這就需要抓緊制定電子文件的管理標準，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、密級以及專利維護等標準，逐步完善電子文件的全過程管理制度。

4．提高電子文件的歸檔管理質量，依法管理電子文件。由于沒有固定的載體，目前還沒有杜絕偽造、刪除、修改和抵御病毒的有效辦法。這要求我們在工作中要形成一套完整的電子文件管理體系，提前介入，充分利用辦公自動化系統實現電子檔案管理創新。

二、電子檔案的保存維護創新

(一)保證電子檔案內容邏輯上的準確

電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。因為，電子檔案來自各個方面，往往是在不同的電子計算機系統上形成的，且在內容的格式編排上也不盡一致，這種在技術和形式上的差異，必然導致在以后還原時，所采用的技術與方法的不同。而電子檔案在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其他方法和技術加以轉換。

(二)保證電子檔案載體物理上的安全

電子文件是高科技的產物，所以，要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。

(三)保證電子檔案的原始性

對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示。可采用以下三種方法：一是保存電子檔案相關支持軟件。即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因為這是最為穩妥的永久保存方法。

(四)保證電子檔案的可理解性

為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內容相關的信息。這些信息應包括：元數據；物理結構與邏輯結構的關系；相關的電子檔案名稱、存儲位置及相互關系；與電子檔案內容相關的背景信息等。

(五)對電子檔案載體進行有效的檢測與維護

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，應每年檢測一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數量以不少于10％為宜，以一個邏輯卷為單位。首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。應每四年拷貝一次，且原載體繼續保留的時間不少于四年。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。

三、電子檔案的利用管理創新

電子檔案具有快捷、方便優點，但必須滿足必要的先決條件和采取相應的管理措施才能夠實現。

(一)電子檔案提供利用的方法

電子檔案提供利用一般有三種方法，即提供拷貝、通信傳輸、直接利用。檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。通信傳輸即用網絡傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及為相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網來實現。直接利用是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦在檔案部門的網絡上直接查詢的一種方式。其特點是可為利用者提供技術支援，與通信傳輸相比減少了大量的管理工作，可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這種方法的可行性取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。

(二)電子檔案的利用管理

由于電子檔案提供利用方式的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中的安全保密措施等。主要做好使用權限的審核和進行拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散等問題，如果管理不好，將會造成檔案信息的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理，滿足用戶的需求。