ＳａａＳ：中小企業的郵件歸檔之道

在今天這個信息化時代，電子郵件已經成為各型企業最為普遍的一種溝通和聯絡方式，企業有很大部分日常業務都是通過電子郵件來維系的。其重要性已經不言而喻，有些甚至關系到企業的業務發展和生存。對于郵件量的日益增長，企業往往采取郵箱配額或郵件刪除策略來管理，這種方式真的長期可行嗎?ESG認為，簡單的刪除郵件并不是一個明智之舉，如何對所有的電子郵件進行分類、歸檔、存儲才是當務之急。

法律法規的相繼出臺以及電子搜索、舉證等需求，再加上企業自身業務連續性對數據的要求，都要求企業將電子郵件中的重要數據保存相當長的一段時間。ESG曾進行的一項電子郵件歸檔調查顯示，近半數的企業需要將歸檔的電子郵件保存5年以上的時問，最長的甚至長達50年。但是，傳統的信息管理方法已經無法滿足數據增長和信息保留的需求，這迫使企業采用電子郵件歸檔解決方案。

然而，對于中型企業而言，由于資金、技術人員的缺乏，他們往往無法實施恰當的電子郵件歸檔管理。這個時候，軟件即服務(SaaS)的出現，則很好地解決了他們的難題。基于SaaS的產品可以幫助客戶實現信息保留，無需實施和運行實際的歸檔軟件或任何相關的IT基礎設施(服務器、存儲設備等)。利用SaaS，IT人員只需要確定哪些郵箱需要歸檔及其保留和訪問的策略，其余的事情由SaaS的供應商處理，因此，并不會增加IT人員的工作負擔。

基于SaaS的解決方案提供了多種效益，主要體現在運行和資本費用的節省上，同時由于關鍵業務數據可異地保存，從而帶來了一些新的商機。中型企業不必購買任何應用服務器來運行歸檔軟件或存儲設備來保留所有信息。當舊的存儲設備報廢而購買新的設備時，IT部門無需在存儲系統之間進行數據遷移，成本節省的機會也就逐漸增加。有了SaaS解決方案，中型企業就無需購買和配置硬件、分配存儲，也不必大幅改變通信環境。它們可以配置好通信應用程序向SaaS服務供應商發送郵件，然后就可以開始進行歸檔，對大多數用戶來說整個過程耗時不超過幾個小時。企業使用檔案時的設置也非常簡單。

此外，異地歸檔帶來的災難恢復和風險分擔等益處，也將令企業信息管理更加牢固。

總之，基于SaaS的電子郵件歸檔解決方案獨特、簡單的設計，使中型企業能以較低的成本更有效地將郵件保留更長時間。并且企業只需要很少的前期投資，對IT人員的負擔也最小。在目前經濟困難時期，這樣一種風險規避型投資是中型企業迫切需要的。