信息技術對科技檔案的影響及相應對策

岳　薇

企業科技檔案是具有保存價值的科技文件,是企業檔案的重要內容,也是企業重要的知識資源。隨著現代信息技術的發展,企業科技檔案工作遇到了新的挑戰。如何面對信息時代對科技檔案的影響,采取應對措施,以適應新的要求,是企業科技檔案工作的當務之急。

一、企業科技檔案管理工作的新特點

1.企業科技檔案載體的轉變。由于計算機在科技檔案管理中的應用,實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理,電子圖紙也以手工制作無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得既快捷又方便。

2.企業科技檔案接收和管理方式的變化。 參加科研產品鑒定、重要設備開箱、重要建設項目及技術改造的開發、竣工和驗收等是過去企業獲取科技檔案的主要來源。

3.電子科技檔案利用方便而保密困難。由于科技檔案中存在大量的電子文件,使得檔案查詢變得簡單快捷,通常可采取直接讀取、拷貝和網絡傳輸三種方式。但也正是電子檔案利用形式的多樣化和技術依賴的多樣化,導致了科技檔案管理工作的復雜性和保密的困難性,因而使用權限、防止非法拷貝等管理措施將變得非常重要。

4.電子科技檔案管理對技術環境的依賴性。過去設計工藝文件入庫需要技術人員親自歸檔,費時費力;如今企業建立了現代化的局域網絡,采用了先進的產品數據庫管理系統(PDM)。通過在(PDM)系統中建立科技檔案數據倉庫,實現了電子文件的“虛擬”歸檔。科技檔案部門可通過網絡遠程下載車間生產需用的電子文件,打印底圖,曬成藍圖,發給車間,節省了技術人員和檔案人員的時間,提高了工作效率,降低了企業成本。需要補充的是,盡管(PDM)數據倉庫的科技檔案有磁盤備份,但為確保科技檔案的安全,通常企業還要按照國家標準中關于CAD光盤歸檔要求,將產品圖紙下載刻錄到光盤上,作為異地備份,確保科技檔案的安全。

二、信息技術對企業科技檔案工作的影響

1.檔案管理觀念要求現代化。按照《全國檔案事業發展“十五”計劃》要求,必須加快實現檔案現代化管理的步伐,轉變傳統的思想和觀念,不能墨守成規。美國著名學者尼葛洛龐帝在《數字化生存》一書中,向人們闡述了數字技術將改變我們的學習方式、生活方式、工作方式,人類文明已經真實地邁進了新的世紀,在人類社會已由文明工業時代向信息時代轉折的時候,也必將要改變我們企業檔案工作的傳統思維觀念和管理觀念。

2.要求數字化。檔案是檔案館的物質基礎,將現有紙質等為載體的檔案轉化成電子檔案是實現數字化的核心內容,計算機、網絡技術的廣泛應用,要求將館藏紙質等檔案轉化成數字的形式,即電子檔案,這樣才能使檔案資源進入信息網絡并實現資源共享。對于紙張和照片檔案,可以采取掃描設備,如掃描儀,掃描后存儲到計算機中;對于錄音和錄像檔案,則可以采用轉錄卡等設備,轉錄成數字文件后存儲到計算機中。

3.檔案信息傳輸要求網絡化。計算機網絡技術作為信息時代的主要特征,它的廣泛應用,產生了大量的電子文件,人類記錄信息、傳達信息和存貯信息的方式也隨著發生根本的變化。在互聯網絡條件下,人們可以隨時隨地進行溝通,而不受時空的限制,網絡技術具有開放、高速快捷的特點,它在辦公自動化中的應用,極大提高了工作效率。檔案信息的交換必然通過網絡進行,而且隨著企業電子政務的推廣和電子文件的普及,電子檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等一系列工作也同時在網絡上進行。

4.檔案資源利用要求社會化。檔案信息化的根本目的在于更好地為社會提供利用,實現檔案信息資源共享。企業通過建立自己檔案網站,利用自身的科研資源優勢和技術人才優勢,開發出可以公開的檔案資源,使得利用者不僅可以網上查詢檔案目錄,而且可以查閱具體的檔案內容,獲取更大的社會效益和經濟效益;同時,也可通過網絡宣傳我們企業的檔案工作,主動開展信息服務。

5.檔案人員知識結構要求多元化。檔案管理現代化,離不開電子計算機和通信技術為主的現代科學技術,如自動標引、光盤存儲、多媒體技術、人工智能、網絡管理、信息安全管理等高新技術在檔案管理中將得到普遍應用。企業科技檔案工作的發展必須依靠一批既懂檔案專業知識又懂信息化建設的復合型人才。

三、做好企業科技檔案工作的措施

1.建立適應企業信息化要求的科技檔案管理新系統。目前普遍存在檔案信息化建設落后于企業信息化建設的狀況,嚴重影響了企業科技工作效率的提高。要改變這一現狀,就需要大力推廣應用數據倉庫、知識地圖、超文本技術、元數據等現代化的信息技術,開發出具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統,為使用者提供便利快捷的網上服務。

當然,企業科技檔案管理系統的開發應與企業現代管理系統相銜接,確保檔案部門對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。企業科技檔案管理系統設計應遵循模塊設計、分層實現和循序漸進的原則。

企業開發或購買的檔案信息管理系統應具備適應多種文件存儲格式,支持實時瀏覽;具有網絡檢索功能,能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入輸出及格式轉換的控制與管理,滿足企業文檔一體化管理、流程管理和信息資源開發利用的需要。

2.做好適應信息化要求的企業科技檔案保密工作。科技檔案保密工作主要包括科技檔案保密等級劃分、保密制度確定和保密委員會的定期檢查。在科技檔案中,商業秘密根據它的重要程度劃分為絕密、機密和秘密級。根據保密檔案的存放時間長短,密級可以變更或解密。與此同時,要制定嚴格的保密管理制度,強化科技檔案中商業秘密的管理。

3.理順與信息及技術部門的分工協作關系。信息部門、技術部門和科技檔案部門都是知識管理的主要部門。搞好知識管理必須明確信息、技術及檔案部門的工作職責,形成緊密協作的工作關系。

信息部門負責維護企業信息技術平臺、提供信息技術支持和各種信息資源搜集開發等;技術部門負責科技信息與知識的搜集、利用、開發和創新;科技檔案部門負責科技成果與文件等科技資料的歸檔及管理。

對科技檔案管理業務的流程再造,必須與企業整體流程結合起來,打破傳統文件工作與檔案工作的界限,實現企業科技文件檔案一體化。在業務流程上進行統一的設計,將檔案管理的要求嵌入到文件產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。

將科技檔案管理的要求,嵌入科技文件檔案管理系統是實現文檔一體化管理的重要措施,它體現了前端控制和全程管理的現代化文件和檔案管理理念,可有效地提高科技檔案管理的質量和效率。

4.加強對電子歸檔及網絡數據庫的安全管理。應與信息部門合作,對各類現代信息系統所形成的文件如何歸檔做出規定,并從信息技術及管理兩方面著手,確保檔案實體及電子檔案的安全,確保網絡傳輸及檔案數據庫的安全。

5.科技檔案歸檔范圍應隨企業發展變化及時調整。隨著企業的發展,經營范圍和技術創新手段及形式也在不斷變化,促使企業檔案管理范圍也在不斷變化。因而科技檔案管理者必須要有敏感的工作觸覺,將相關的科技文件及時歸檔,防止因科技文件泄密給企業帶來損失。□ (編輯/劉佳)