淺談檔案利用與檔案保密

王海燕

檔案利用是指檔案館對(duì)其所保存的檔案,除了按照國家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要保密或者需要控制利用的外,均須根據(jù)不同情況,分期分批地向社會(huì)開放。這就使檔案利用與檔案保密成為檔案工作中相輔相成的一對(duì)矛盾的統(tǒng)一體,人們在利用檔案時(shí)不可忘記保密,而做好檔案保密又正是為了維護(hù)檔案的完整安全,以便更好地利用檔案發(fā)揮其功效。為此,我們在工作中要正確認(rèn)識(shí)妥當(dāng)處理,不能出現(xiàn)“重保輕用,利用不足”的現(xiàn)象,更不能無限制地利用而忘記保密,因?yàn)闄n案中包含著涉及國家或個(gè)人的秘密資料、科技成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等,所以在檔案的管理工作中,保密工作是至關(guān)重要的,是檔案管理工作人員的神圣職責(zé),也是平時(shí)工作中十分重要的內(nèi)容。

一、要充分認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性

保密工作歷來是黨和國家的一項(xiàng)重要工作。在革命戰(zhàn)爭年代,保密就是保生存、保勝利;和平建設(shè)時(shí)期,保密就是保安全、保發(fā)展。隨著我國的改革開放,保密工作也直接關(guān)系到國家安全、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定,關(guān)系到建設(shè)有中國特色社會(huì)主義事業(yè)的順利進(jìn)行。而且,當(dāng)前保密與竊密的較量越來越帶有高科技的特點(diǎn),更增加了保密工作的難度。因此,越是改革開放,越是發(fā)展社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì),越是發(fā)展現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),就越要做好檔案信息的保密工作。

二、目前在保密工作中容易出現(xiàn)的問題

1.思想認(rèn)識(shí)上的麻痹。

2.涉密人員的無序流動(dòng)給保密工作帶來難度。

3.通信和辦公自動(dòng)化程度不斷提高,對(duì)保密工作提出挑戰(zhàn)。

4.保密制度不健全,措施不落實(shí)。

5.定密上的隨意性。

三、怎樣做好檔案的利用與保密工作

(一)做好檔案的審查工作

1.初審,即檔案工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查,初步判定開放與控制使用范圍;

2.中審,即由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志,重點(diǎn)審查初審中沒有判定開放與控制使用的部分檔案,以確定其取舍;

3.終審,即由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),根據(jù)初審和中審的情況,權(quán)衡利弊,進(jìn)行綜合分析、審查,最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。通過審查篩選出來可以開放和利用的檔案,以此來保證機(jī)密檔案的不泄露和可開放檔案充分利用。

(二)進(jìn)行合理的檔案鑒別工作

1.保管期限。確定保管期限的原則“正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要,全面確定檔案的保存價(jià)值,準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。”各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定和《文書檔案保管期限表》,以及有關(guān)的專門檔案保管期限表,結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況,編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的檔案保管期限表,經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)后執(zhí)行,并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。

2.保密期限。保密期限原則“該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi),受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù),具有產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi),如被泄露,將會(huì)對(duì)國家安全和利益造成危害。”

(三)做好檔案的調(diào)密工作

根據(jù)1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍暫時(shí)規(guī)定》,1991年1月1日前形成的涉密檔案,由國家各級(jí)檔案館負(fù)責(zé)解密;對(duì)館藏將滿30年的涉密檔案,原檔案形成者認(rèn)為仍屬國家機(jī)密的,應(yīng)當(dāng)自該檔案屆滿30年之日前6個(gè)月,以文件形式通知有關(guān)的檔案行政機(jī)關(guān)或檔案館;過期未通知的,由檔案館進(jìn)行處置;各級(jí)國家檔案館保存的1991年1月1日后形成的涉密檔案,未接到保密期限變更通知的,自保密期限屆滿之日起,即可自行解密國家檔案館保存的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化類的涉密檔案,有必要提前向社會(huì)開放的,應(yīng)向檔案形成機(jī)關(guān)發(fā)出要求提前解密的通知,有關(guān)機(jī)關(guān)在接到通知的半年內(nèi)應(yīng)予以答復(fù),否則,檔案館可根據(jù)有關(guān)規(guī)定辦理;原檔案形成機(jī)關(guān)、單位已被撤并的,對(duì)其所形成的涉密檔案文件的處置工作,由承提其原職能的單位負(fù)責(zé);如無相關(guān)的承提機(jī)關(guān)或單位,則由檔案館負(fù)責(zé)處理。

(四)做好檔案利用中的監(jiān)督工作

1.建立良好的制度。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明,便于執(zhí)行,并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。

2.隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專業(yè)知識(shí),熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識(shí),能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與間題,從中掌握利用工作規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3.建立安全的監(jiān)督措施。在開放檔案和利用檔案的過程中,要進(jìn)行分類及重點(diǎn)監(jiān)護(hù),并且可以安裝一些硬件措施。如在檔案館內(nèi)安裝攝像監(jiān)視器,防止在檔案室內(nèi)做一違規(guī)事件。例如:涂改,影印,偷撕。身為檔案開放的管理人員,要有敏銳的觀察力和較高的洞察力,利用者能夠在其掌握之中。手腦要快,對(duì)檔案有極深的了解。能夠在利用者還回檔案時(shí)及時(shí)審察,并發(fā)現(xiàn)是否有問題。檔案的利用也不是無聲的,管理人員要多了解利用者借閱的目的、動(dòng)機(jī)、時(shí)間、去向和閱覽者的情況。一旦有缺損一定要及時(shí)上報(bào),以免更大的不必要的損失和意外的發(fā)生,做到早發(fā)現(xiàn),早上報(bào),早處理。

(五)做好檔案利用的宣傳工作

近幾年檔案部門在社會(huì)上開展了多層次的宣傳活動(dòng)。但這些宣傳活動(dòng)一般是針對(duì)檔案法規(guī)及檔案工作自身而展開的對(duì)檔案館的宣傳卻未能做到同步進(jìn)行。另外,我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”,檔案館工作人員更是如此,只滿足干踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作,頭腦中缺乏對(duì)自己所從事的工作及取得的勞動(dòng)成果加以宣傳、保護(hù)的意識(shí),從而影響到社會(huì)對(duì)檔案館的認(rèn)知程度。應(yīng)大為宣傳《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容,使得利用人員依法借閱,依法利用。

如此達(dá)到檔案利用和保密互為保障的辯證統(tǒng)一,則既能使檔案信息資源得到充分利用,體現(xiàn)其價(jià)值的最大化、社會(huì)化,又維護(hù)了國家、集體、個(gè)人的合法權(quán)益不受侵害,并使檔案在利用中延續(xù)生命,煥發(fā)活力,促進(jìn)檔案工作更快更好地開展。□

(編輯/穆楊)