淺談信息系統對于實現企業內部控制秩序的作用

林艷紅　王　伶

摘要：企業內部控制對于整個企業的內部管理有序化是必需的，而達到企業內部控制有序化的目的，有賴于對信息的重視和在企業內部建立完備的信息系統。

關鍵詞：企業內部控制信息系統構成

一、信息對于企業秩序的實現具有重要意義

信息不僅是自然科學領域的重要概念，也是社會科學領域以及現代社會生活廣泛使用的概念。可以說在當今社會，幾乎沒有哪一個概念比信息對整個社會發生著更為廣泛和深刻的影響，特別是信息與秩序具有重要的內在關系。

信息論的主要創立者申農認為，信息是用來消除(隨機)不定性的東西。這種解釋雖然十分簡單，甚至不夠規范，但卻道出了信息的基本內涵。這就是說，信息可以用來消除“不定性”。“不定性”就是人們對事物缺乏認識和了解的表現，當人們通過某種途徑獲得了對事物的認識和了解時，這種不定性就會減少或消除。從通信的角度看，信息就是通信的內容，通信的目的就是使通信者了解事物存在的狀態或方式，從而減少或消除通信者的某種不定性，即當通信者的這種不定性減少或消除時，我們就說他獲得了關于那個事物的信息。在我們研究問題的過程中，進行觀察、調查(包括訪談、對話)、查閱分析資料、做實驗等，都是在試圖獲取與所研究的問題相關的信息。

從申農的信息定義看，信息意味著：不定度、未知度、疑義度、混雜度的下降。社會與企業的管理也是一樣，各種事故、污染、腐敗、浪費等干擾社會和組織正常運轉的混亂問題的存在。都與沒有獲取、采納相應信息有關。例如，事故的發生通常是有隱患在先的，而事故隱患通常也是能被相關人員注意到的，如果不能從相關人那里獲得事故隱患信息，事故就有可能發生，而一旦獲得了這一信息，避免事故的可能就大大提高。這就是，信息是可以用來消除混亂的，并與秩序建立了天然的聯系。

在許多企業中，大量的信息是散置的——要么是閑置不用，要么是正確性低的信息掩蔽正確性高的信息，最終引導組織運作的，就不一定是最優信息，這當然不利于企業控制的有序化和資源的充分利用。實際上，人的有目的的行為總是受到相應的信息的主導，因此信息是一種主導性資源。同時。人的行為作為主觀見諸于客觀的行為，也就是人力資源作用于物力資源的表現，它們如何相互作用實際是由相應的信息資源決定的，也就是信息資源充當了人力與物力資源的媒介，因此從這一意義看。信息又是一種媒介資源。所以，信息是一種主導性的媒介資源。

《控制論》的創立者維納認為：“任何組織所以能保持自身的內穩定性，是由于它具有取得、使用、保持和傳遞信息的方法”。這說明，一個企業能否有序地運作，取決于信息被組織的程度：要使一個企業能夠有序地運作，就要在企業中建立一套完備的信息系統。

二、企業信息系統的構成

企業完備的信息系統表現為結構上的完整性、相互聯接的緊密性和信息傳輸的無阻礙性等。現分析如下：

1、人員。組織中的每一個成員，都是組織通信系統的組成部分。如果組織的崗位是按需設置的話，則組織的通信系統離開任何一個人的參與都使完備性下降。在組織的通信系統中，組織中的每個成員都是一個個感受器和信息發生器，要使組織感受到來自各個方面、包括外部環境的趨利避害的信息，以使組織獲得自適應的機能，就必須使組織的每個成員的感受器作用得到充分發揮。組織成員的這種對各方面情況的感知作用，是組織的領導成員無法代替的，盡管他們在通信系統中擔任的角色、重要性并不等同。這一點與人體各部位都起著不可或缺的作用相似。總之，重視發揮每個人的作用，是體現組織通信系統完備性和促進組織的整個事業得以健康發展的基礎。

2、機構。人是組織的細胞，組織不是單個人的集合，而是特定的人的集合。人的集合就是為了完成組織目的要求的功能的一部分，而這一功能一般不能由單個人完成。人的這種集合就形成了組織的機構。不同的機構共同相互配合完成組織的特定功能和實現組織目標。這些機構都是靠信息驅動和相互協調的。完備通信系統應包括按需設置的所有機構。

3、規則。信息處理必須遵照一定的規則，一是為組織長遠利益負責的原則。任何只為任何個人的做法、任何短期行為都與這一原則相悖。二是依法處理原則。即無論是個人還是機關，都應依照組織的法規、制度處理信息。三是及時性原則。信息處理部門或個人對信息處理不及時，也將造成相應損害。如由于情勢緊迫。對于法規、制度未做規定的個別事件，可參照以往相關規則相機處理，以免貽誤時機。

4、動力。動力當然也是信息得以傳輸的必不可少的前提。技術意義上的通信系統的動力是電能，組織管理意義上的通信系統則是人力。沒有人的參與，組織的通信系統就不能運作。因此需要看到，信息的傳遞與處理都是具體的勞動，甚至是更重要的、具有更高的質的勞動。信息的傳遞與處理是需要能量的。因此。員工要完成對信息的傳遞、處理工作，他就要獲得充分的動力，也就是要使員工具有足夠的信息傳遞和處理的積極性。這就是信息傳輸動力。信息傳輸動力是組織的通信系統正常發揮作用的重要基礎。

5、手段。信息的傳輸當然需要借助具體的手段，如現代化的通信設備、打印設備、軟盤、紙張等，它們構成了通信的信道或信息載體。

信息的內容種類繁多，信息是到處存在、時時存在的，它對個人、企業、社會的發展的意義也是毋庸置疑的。在企業中。為達到對企業的有效控制和實現企業運轉的高效有序，我們就要借助企業中完備的信息機構體系，對大量存在的信息進行采集、甄別和有效利用。把信息作為一種重要資源看待，是達到企業內部控制目的的開始。

參考文獻：

[1]N，維納，《控制論》，科學出版社，1985

[2]霍紹周，《系統論》，科學技術文獻出版社，1988

[3]趙樹智，《系統科學概論》，吉林大學出版社，1989