簡述聲像檔案管理的現狀與對策

宋海燕

一、聲像檔案管理存在的問題

(一)聲像設備存在著“一硬一軟”的現象

“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要,機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中,僅有3個單位沒有聲像設備,僅占2%,98%的單位都有1臺以上的聲像設備,設備總數達971臺(架)。從總體講,聲像設備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。

(二)攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區

攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀。“強”表現在所調查單位的443名攝錄人員中,有專職156人,兼職287人,平均年齡35歲,大專以上文化程度的占72%。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面;“弱”表現在443人中,專業工齡1至5年者381人,占86%,5年以上者僅占14%。經過專業培訓的共68人,僅占16%,其中1至3個月短訓(攝錄專業)的66人,專科畢業2人,有84%的人都屬“自”。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。

事實證明,攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用,加上認識上的誤區,造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說,產生聲像檔案的第一關和歸檔不把好關,待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集,那只能是“亡羊補牢”了。

(三)聲像檔案管理混亂,問題復雜

1.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統一管理。調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度,占47%,有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查,聲像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統一管理,隨時形成隨時移交,僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室,占35%;三是由科室分散保管或個人保存,占39%。由此表明有2/5的單位聲像檔案沒有集中統一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實不夠,缺乏有效的保障措施。

2.檔案意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現,有近20%的單位有積存照片沒歸檔,且多數照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔憂,相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”,原始錄音(像)沒有保存下來。

3.管理狀況“喜”“憂”懸殊,發展不平衡。調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位,占6.8%;而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個,竟占40%,兩極所占比例懸殊。從照片數量看:最多的一個檔案室存有20 000余張,其余160個單位20 860張,平均130張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項看,聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現,只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其他檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣!

5.收集渠道不暢,聲像檔案館、室藏匱乏。區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部,沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時完整歸檔統一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住,加之征集措施不得力,渠道不暢,造成今天的尷尬局面。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

(一)加強宣傳,提高意識,爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇,結合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實例,發揮檔案自身的宣傳教育作用。

(二)加強管理,制定辦法,狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質量。

(三)加強監督,分類指導,注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時,針對不同單位現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下工夫。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

(四)結合實際,創造條件,力求妥善保管

首先,聲像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

(編輯/穆楊)