觸不到 別忘有禮貌

策劃：霍丁 作者：滕左 美編：JFR 圖片：gettyimages 產品圖片提供：三星

郵件收不到回復，因為去郵被直接轉入垃圾郵箱；MSN I-與人打招呼結果被晾個半天自說自話，因為對方正忙著，你的問候惹人心煩……最糟糕的是，你對此卻一無所知!雖然不能直接看到聽到，禮貌卻不能少，“觸不到”的禮儀同樣關系著你的職場形象與未來。

擔任公司經理的Jessica收到一封讓她極度郁悶的郵件：一子占去郵箱一半的容量不說，居然還是一個她使用的系統無法閱讀的格式。

Jessica所在的部門正忙于篩選一個項目合作方，發來郵件的是作為備選的一家工作室。為了不影響篩選結果，Jessica請來網絡部門的同事進行技術支援，大費周章打開之后，原來是工作室發來的愚人節問候郵件……這番毫無效率的折騰讓Jessica對該工作室的好感度驟降，工作室好意發來的問候只起到了反效果。忙碌的職場，親身接觸的禮儀之外，電子通道的禮儀也舉足輕重!

真的會寫E-mail嗎?

只需要輕按鼠標即可發送，E-mail用起來很便捷，可也能因為不假思索讓人后悔莫及。怎么使它在發送前盡善盡美?隨隨便便肯定不是正確答案。

Do

文字要經過掂量，盡量使用平實流暢的語言，而不是搞怪或掉書袋。花哨的形式也與商務形象不符合。

內容簡潔明了，最好千字以內。即使以你的水平寫封萬言書不在話下，也要考慮一下繁忙的對方是否有空讀完。

事情的重要程度應該體現在字里行間，而不是標點符號方面。所以，把那些可愛的表情符號和為了強調效果的標點符號(例如N個“!”)省略掉吧

重要或者要求及時確認的郵件，及時回復對方，在休假的時候讓郵箱的自動回復功能好好發揮它的作用。

落款包括發送者的姓名、職位、聯系方式、公司名稱和logo。一句話的自我簽名是一個給人留下具體印象的方法，但請謹記這不是一句超長的句子，此外，附上不占大量空間的電子名片也是個不錯的選擇。

落款前簡單的祝福語能讓對方覺得溫馨親切不少。

Don't

簡單的Hi、Hello太隨便，而Dear又熱情得有些夸張，加上對方的姓名和頭銜的抬頭更容易讓人感到舒服。

用一些放之四海皆準的標題，郵件被送入垃圾箱的機會很高。簡短的Title概括一下郵件主題，會讓你的能干指數得到提高。

一旦你發送第一封郵件，便可能收到回復。如果你想回復對方的回復，該怎么辦?錯誤的做法是直接創建一封新郵件。因為它打斷了原始郵件和回復郵件之間的關聯。一旦失去關聯，雙方就難以跟蹤郵件的次序，尤其是經過多次收發的郵件。

一封郵件包括了太多話題，讓別人選擇哪一個?一封mail說一件事更為恰當。

用html甚至microquish附文本格式去“打扮”郵件，把字體和顏色弄得花里胡哨。絕對會自討苦吃。殊不知許多電子郵件客戶端(和某些服務器)都無法支持這些格式。結果把郵件弄得不知所云，更嚴重的還會使客戶端崩潰。

即時交流即時通

QQ、MSN、雅虎通等即時交流工具，是現代辦公的好幫手，如何避免打擾別人，怎樣提高交流效率?禮多人不怪。

Do

工作用的即時通訊工具，固定用與名字有關的昵稱或英文名，最好將公司等信息附加提供。一天一個昵稱除了讓人搞不清你是誰，也顯然很不成熟。

如需發送網址給對方的時候，附上標題或者解說，以免被對方當作病毒而忽略。

需要發送巨大文檔或者傳送多個文檔給對方時，先打一個招呼，告知總數以免遺漏或者失敗。

保持聊天記錄是個好習慣。總是不記得之前談過的事情，很難給人留下好印象。

很忙的時候設置“忙碌”或者”隱身”。不及時回復或者使用生硬的自動回復，會強力殺傷對方與你溝通的欲望。

Don't

盡量不要在別人顯示“忙碌”或快下班的時候打擾對方。

發言時如連珠炮，不給對方喘息機會，或者逼著對方處理你的話，會讓人覺得很不自如。

用很多表情、鬼臉和動畫，縮寫、特別非主流的詞語，或者總以“嗯”、“呵呵”回答對方，顯然不是干練的職業行為。比這更糟糕的是導致他人電腦崩潰……

含有詛咒性質、欺詐性質、謠言性質、無腦性質的連鎖信息，能成功地讓人了解你的RP和智商。

把自己的私人情感、對工作的不滿情緒寫成簽名，或者在即時通相關的博客里表露，會讓你成為職場笑話。

傳真紙傳真心

除了能讓重要的文件及時到達對方，傳真還能在不見面不對話的情況下留下好印象。

Do

傳真注明或說明是給“×××”的，不過要注意書寫清楚，否則反會留給對方敷衍的印象。

涉及商業機密的傳真，發送之前最好確認一下對方是否方便接收。

發送重要的傳真后別忘了致電對方，或者發一條短信；收到傳真要第一時間告知對方，需要轉交的及時轉交。

Don't

發送傳真時要注意語言，時間再緊張也不要態度生硬，不要說：“給我信號，我要發傳真。”或者在沒有在傳真上注明是給某某部門和某某人的情況下，告知對方：“傳真是給某某的。”不讓對方記下了就掛了電話，對方會因為匆忙之中沒有記牢而無從送達。

大部分單位傳真機為專用線路。在發傳真時與對方長談，會耽誤別的傳真。

TIPS：抄送還時密送，這時和問題

“抄送”地址應該時簡捷收件人。他們只想參考一下郵件，或者發信人覺得有必要知會他們。過猶不及，“抄送”給需要的人就可以了，不必搬上整本通訊錄。

“密抄”和“抄送”差不多，唯一的區別就是：在同一封郵件中，“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的郵箱地址，即“密抄”對于“收件人”和“抄送”不可見。相信你也猜到，使用“密抄”多少顯得有點偷偷摸摸，所以并不被提倡。