企業信息管理

[摘要] 當今社會經濟高速發展、信息技術日新月異，各行各業都面臨機遇和挑戰，一個信息的獲取或丟失，輕的可能導致工作效率低下，重的也許導致動輒上千萬的經濟損失，因而信息的順暢溝通和有效利用尤為重要，而要減少信息溝通的失誤和損失，運用現代信息技術，實現有效信息管理是企業發展的重要途徑。

[關鍵詞] 信息革命 順暢溝通 資源共享 有效利用

一、引言

21世紀以來，我國的經濟高速平穩發展，融入到世界經濟體系之中。國際上的各種知名品牌的產品、各種帶有外來文化的產品不斷進入我國市場，隨著信息技術的進步、消費者了解產品信息的手段與方式不斷豐富，這些客觀因素改變了消費者的消費習慣、消費特點。同時，消費環境的變化也改變了企業的經營與竟爭方式。因此，對新消費環境下的企業信息的有效管理進行研究，具有重要的現實意義。如今的消費環境是一個企業與消費者之間的博弈逐漸由企業占有信息優勢向消費者與企業之間的信息對稱的方向變化，企業不能像以前那樣控制消費者，只能通過了解相關信息，引導消費者購買企業的產品或服務，從而達到企業盈利的目的。消費環境具有突變性與不可預測性，更需要企業加強信息管理，有時一個信息的獲取或丟失，輕的可能導致工作效率低下，重的也許導致動輒上千萬的經濟損失，因而信息的順暢溝通和有效利用尤為重要，而要減少信息溝通的失誤和損失，運用現代信息技術，實現有效信息管理是企業發展的重要途徑。

信息是客觀事物狀態和運動特征的一種普遍形式，客觀世界中大量地存在、產生和傳遞著以聲音、語言、文字、圖像、動畫、氣味等方式表示出來的各種各樣的信息。信息的目的是用來“消除不確定的因素”。信息管理是人類為了有效地開發和利用信息資源，以現代信息技術為手段，對信息資源進行計劃、組織、領導和控制的社會活動。簡單地說，信息管理就是人對信息資源和信息活動的管理。信息管理隨著經濟的迅速發展，因此它具有信息量猛增；信息處理和傳播速度更快；信息處理的方法日趨復雜；信息管理所涉及的領域不斷擴大的時代特征。

隨著經濟全球化的迅猛發展，我國各行各業都面臨機遇和挑戰，而評價企業成功與否，一個簡易的辦法是看其物流、工作流和信息流“三流”的情況，其中，信息流的質量、速度和覆蓋范圍，尤其可以“映照”企業的生產、管理和決策等各方面的“成色”。因為物流、工作流在企業的“生命活動”中無不最終以信息流的“高級形式”展現，就象生物體的所有活動都是基于神經系統傳遞的生物電信號一樣。因此，深入認識“信息流”，將掀開企業發展的新視角。

二、我國信息流現狀

根據我國加入世界貿易組織的有關協定，2003年12月11日是我國零售領域對外全面開放的最后時限。有關專家認為，國內商業企業應加快學習“洋商業”成熟的“信息流”經驗，做好發展“信息流”這篇大文章。全球商業巨頭在國際競爭中成功的突出特點，就是積極利用信息技術進行商業變革，在企業管理中加快信息流動。

目前，國內外商業企業的發展差距仍然很大。有關資料顯示，世界商業巨頭美國沃爾瑪迄今已在全球建立了4000家連鎖店，其近幾年來的全球營業額均超過2000億美元，居《財富》世界500強前列。而國內零售業大王——上海聯華的營業額還不及沃爾瑪的0.5％。

以上數據表明國外商業企業的實力遠遠超過國內企業，究其原因，與其順暢的“信息流”密切相關。以美國沃爾瑪為例，20世紀80年代，沃爾瑪將當時剛剛出現的衛星通信技術引入商業流通領域，建立了龐大的私人衛星通訊系統，加快了對基礎商業數據的收集、整理加工、決策傳達和信息反饋的速度。在此基礎上，沃爾瑪建立起全球實時采購、配送系統，商品庫存風險和物流費用大大降低，市場應變能力大大提高。迄今這一龐大的系統仍然是商業領域信息管理的典范之作。國外商業企業具有利用、管理信息的主動意識，已普遍建立起規范的信息技術基礎，并依托這一基礎，實現對其遍布全球的銷售網進行有效管理，其管理目標已實現從物流、資金流，向信息流的時代跨越。

但是，目前多數國內商企對加快信息流動的意義仍沒有清醒的認識。國內著名商業管理軟件開發商北京科情新技術有限公司曾對上萬個國內商企的調研顯示，絕大多數企業還專注于價格、包裝和功能等商品層面的競爭策略，局限于在加快物流和資金流的運動速率上做文章。據專家介紹，國內商企獲得經營信息的方式一般是，通過倉儲、運輸、生產和財務各部門的通力協調，經過各個部門無數次核對、平衡之后，填寫出來的報表數據。市場在不斷地變化，當這些靜態的報表數據放到管理層的會議桌上時，已經不再具有實際意義。如果根據這些靜態數據作出加快物流和資金流的決策，將使企業面臨巨大風險。近幾年一些企業盲目圈地、聯合，最后成為“投資空殼”的例子就說明了這一點。

三、我國企業信息流存在問題

我國商業企業在與“洋商業”的“近身競爭”中，一些國內商業企業已認識到信息革命在商業領域中的重要意義，開始重視企業的計算機信息管理問題，并已初步拉動著中國的商業企業邁向信息時代。但在這最初的信息化發展進程中，暴露出的一些值得注意的問題：

1.認識片面問題

企業信息化程度低，企業領導和職工對信息化建設的意義認識不夠深刻，許多企業領導尤其是“一把手”認為：“購買一些硬件設備、聯上網、開發一個應用系統并給以一定的維護就是實現了企業信息化”，這是對信息化片面認識的表現。因此要加強對企業領導信息化認識的培訓，使其改變已習慣的思維方式、工作方式，企業上下要克服“信息化就是買點硬件和軟件，開發點軟件”這種認識上的誤區。只滿足于建設上的“表面文章”。雖然有的商業企業建立了商業信息管理的硬件環境，但其計算機的應用僅限于收銀記賬，或停留在基本數據的收集層面。囿于傳統操作模式和管理模式，企業經營者大多沒能將業務流程中所產生的這些數據，通過計算機信息系統重新加工整合成為管理信息，無法為管理層和決策層提供實時決策依據。整個系統尚處在很低級的階段和水平，有人稱之為“未產生信息流”的“花架子”信息化。

2.管理混亂問題

主要表現為：信息化管理機構及職責定位不明確、沒有統一的信息資源規劃及信息化戰略規劃。信息化有序推進的環境和信息資源共享與交換的機制沒有形成，普遍存在“信息孤島”。出現島內部分自給自足，卻無法與島外交換信息現象。管理模式沒有統一標準，流程不透明，導致內部數據殘缺，各種信息管理系統無法整合集成。在數據采集規范方面重視不夠。如條碼技術的應用，應嚴格按照一品一碼的規范要求，而一些企業經營的商品中一品多碼、多碼一品的現象較多，導致了管理上的混亂。有效信息流產生的前提是基礎數據源的準確與規范，如果輸入計算機的是“垃圾數據”，整理加工出來的只能是一堆“垃圾信息”。在這種情況下，可能因為網絡強大的放射性傳輸能力，將一個細小的數據錯誤所造成的損失迅速蔓延，有人因此稱基礎數據源錯誤的信息流為“有害信息流”。

3.應用不到位問題

主要表現為以下幾個方面:(1)大部分以開發單機版應用軟件為主，僅僅利用了計算機計算速度快的特點，沒有形成網絡，沒有實現信息的共享和自動傳遞。(2)應用面不廣，目前真正使用計算機來進行輔助管理的僅僅是一些重視計算機技術和管理方法、實力比較雄厚的企業，或者說僅僅是這些單位的某些部門在用。相關的計算機輔助管理軟件在企業的運用遠不及普及。(3)應用的深度不夠，大多數企業停留在日常工作數字化層面上。(4)應用的技術含量不高，沒有充分利用信息技術所能提供的集成優勢進行信息交流，忽略了信息技術互動性帶來的管理效應。(5)國內一些具有影響的軟件開發商大多將業務重點放在項目管理層面上。但如何將項目層面與企業層面有機地結合起來，強化企業管理，提高企業核心價值，積極應對WTO的挑戰是擺在廣大企業和軟件開發商面前的一大課題。(6)資金投入不足成為信息化發展的主要制約因素。由于資金缺乏，信息化發展不平衡，一些地方管理部門設備條件較差，信息收集、處理、加工能力較低，甚至有些地方還處在手工操作階段。

4.人員素質低問題

從業人員的素質參差不齊，信息化專業技術人才特別是既懂IT技術，又懂業務流程和企業管理的復合型骨干人才嚴重不足，人員結構也不合理，因此在很大程度上制約了信息化建設的質量和速度。分布式網絡和協同應用軟件的出現使人們以前所未有的方式聯結起來，有助于推動真正的信息經濟的到來。網絡為人們創造了新的體驗，使之發現了處理事務的新方式。因此，企業所要面臨的一個重要問題是如何吸引并留住最精明、最能干的人，這已成為推動企業變革的一個重要力量。所以要加強職工隊伍教育，重視計算機人才的發現、培養、引進以及關鍵技術的應用研究，特別是加強復合型人才的培養。

四、解決對策

1.充分認識企業信息化的重要性

認識到信息是創造附加值和財富的源泉，企業信息化雖然是要應用現代信息技術并貫穿其始終，但信息化的目的是要使企業充分開發和有效利用信息資源，把握市場機會，做出正確決策，增進運行效率，最終提高企業的競爭力水平。企業信息化的目的決定了企業信息化是為管理服務的，所以企業信息化決不僅僅是一個技術問題，而是與企業的發展規劃、業務流程、組織結構、管理制度等密不可分的，是不斷地應用信息技術和信息資源持續地改進自己的業務流程和變革管理方式。另外，不僅僅是“一把手”的問題，還包括各個業務部門的領導及業務骨干，他們才是信息化真正的主力軍。

2.加強企業信息化管理

(1)企業應首先確立企業信息化的總體戰略，堅持統籌規劃、業務為核、效益優先、協調發展，重點實施的原則。依照先內后外，“互動”、“交易”的順序，由內部運轉至外部協同。同時要建立相應的組織機構并賦予必要的職能權限，統一管理企業的信息化工作。

(2)另外也不能將原來落后的手工管理流程直接拷貝成電子化的流程，必須站在全局的角度進行適度的優化，按照先固化再優化的原則循序漸進地改進。一步到位的方式往往是不現實的。

(3)信息收集標準化。信息化是一項跨部門、跨行業的應用，但目前有關法律制度和信息化技術標準規范的制訂滯后于信息化發展的需要。各自為政、互不相通，已經造成了大量的資源浪費。企業首先應盡量采用國標及行業標準，同時根據自己的特點編制相關的專業標準。

3.結合企業特點進行信息化建設

如何將項目層面與企業層面有機地結合起來，強化企業管理，提高企業核心價值，積極應對WTO的挑戰是擺在廣大企業和軟件開發商面前的一大課題，資金投入不足成為信息化發展的主要制約因素。由于資金缺乏，信息化發展不平衡，一些地方管理部門設備條件較差，信息收集、處理、加工能力較低，甚至有些地方還處在手工操作階段。受各種客觀條件的限制，企業的信息化建設是一個逐步投入、因地制宜、分步發展的過程。因此企業必須跟據自身的能力、特點來決定采取何種發展策略，優先開發何種信息應用系統。如果需求明確、必須保證核心業務的秘密、自身具有強大的開發及維護實力，可以采用自主開發；如果需求明確、自身開發力量弱、可進行一般的維護，可采用合作開發；如果需求明確，但不具備開發維護實力，可采用外包方式。另外，要處理好引進、消化、吸收、創新的關系。引進先進技術產品是手段，消化、吸收是關鍵，自主創新才是目的。信息化建設本身就是創新的過程，在技術創新的同時，注重體制創新和管理創新。注重實效，切勿為了信息化而信息化。還要充分享受政府及社會的政策性資源和公共資源，積極利用現有基礎和技術成果。應采用試點引路，面上推廣的策略。選擇若干類型相近，具有典型意義的企業，開展企業信息化示范，用其信息化成功經驗和模式啟迪和引導其他企業探索自身信息化的發展道路。

4.提高企業從業人員素質

企業從事生產經營管理活動，需要具備兩個基本條件：一是占有資金，二是擁有掌握專業技能從事管理和操作的人員。兩者之間，人的因素更為重要。人已是企業中最重要的資源，開發人的智力，提高勞動者的素質是企業人才管理的核心。信息管理的重點是，加強職工隊伍教育，重視計算機人才的發現、培養、引進以及關鍵技術的應用研究，特別是加強復合型人才的培養。隨時儲備企業應用信息技術以及日常經營活動中的經驗，將其轉化為企業的知識。充實有關專家知識庫，為建立本企業有特色的專家系統打下基礎。建立CIO（信息管理人員）負責制，由企業領導擔當CIO，直接決策、宣傳推動和組織實施，這對企業信息化建設至關重要。另外要設計相應機制，為企業的IT人員提供一條有光明前景的升遷之路。

信息技術是增強企業綜合實力和市場競爭能力的有效手段，它可以有效地提高決策水平，提高工作效率，提高產品及服務質量，提高企業的市場反應能力，提高創新能力，提高企業的生產自動化水平，降低產品及管理成本，促進市場銷售，改善企業內部管理，優化企業供應鏈和產業鏈，進而大幅度提高經濟效益。

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