打印普拉提

略顯得臃腫的打印環節需要來一場健康瘦身、提高活力的“普拉提”嗎?文印管理戰略能否掀起這場有關應用的狂潮?

也許你沒發現，圍繞打印正在形成一場世界級的旋風，旋風的風眼并非打印機或者耗材，而是近年來一個流行詞匯——管理。

有關文印管理的世界性論壇從歐洲興起，正在向世界范圍內蔓延。“我們是完全獨立的，與打印團體或打印機廠商沒有任何利益關系。”文印管理論壇(Forum PrintManagement)的網站首頁赫然標明了網站的獨立性，論壇的標的十分明確——“我們將彼此交流對技術和創新的理解，以實現客戶的業務目標。”但這個論壇的目的還不止于此，一級菜單對樹木的凸顯表達了的另一層含義：節能環保。

“用戶文印需求、打印硬件的技術整合、管理軟件的開發，三股洪流撞在一起，文印管理就會形成一個產業。”中國惠普打印及成像系統集團(IPG)副總裁胡大剛在接受本刊記者獨家專訪時說，“管理的目的，就是讓整個的企業運營成本降得更低，還能維持著產能。”

略顯得臃腫的打印環節需要來一場健康瘦身、提高活力的“普他提”，小范圍“運動”就能修身健體。但如同健身的開始伴隨著酸痛，這場普拉提帶來的“痛”可能最先發生在意識領域，是企業對打印的再認識。

打印“瘦身”

IDC調查顯示，文印成本已經占到了企業收入的5％～11％，看似微小的支出背后影藏著更大的消耗，每花費1美元的打印支出，就要消耗9美元的企業管理成本。隱形的支出在繁榮時代往往埋藏的很深，金融危機旋風般地卷走了企業的塵囂，讓所有的支出曝露在外。企業開始發現，原有的打印成本上存在不少“贅肉”。

現在，包括惠普、愛普生、佳能、富士施樂在內的主要打印設備和服務提供商正在努力讓用戶看清打印及其連帶成本的支出，以求在經濟低迷的情況下刺激打印市場需求。當然，這個結果不論對于打印產品和服務提供商，還是購買方都是一個不錯的選擇。“成本”這兩個字，將成為打印市場一段時間內的核心詞匯。

打印成本一般可以分為三個部分，打印機與耗材成本、環保和能耗成本以及流程成本。打印市場競爭的白熱化，導致打印機和耗材的成本呈現周期性下滑趨勢，打印市場從過去價格的競爭逐步過渡到技術的比拼。

“綠色”在近年來一直是眾廠商的宣傳重地，也是技術的角斗場。頭頂“環境經營”理念的愛普生，用微電壓技術減少粉塵對人體健康的隱形損害；富士施樂研發的噴蠟打印技術幾乎杜絕了粉塵；惠普則憑借著0秒預熱技術試圖把打印的能耗降到最低，“綠色”引擎正在牽引著打印市場的發展方向。

然而，單純的技術驅動已經難以讓打印的利潤大幅度增長。例如惠普，就把重點放在了用打印服務精簡企業流程上。“最大程度提高效率和減少成本的第一步就是了解首先要著手的地方。”惠普IP G亞太區高級副總裁Chris Morgan說。流程的繁冗往往是企業的通病，從打印人手將是一個簡單的開始。

文印需要管理?

兩年前那場聲勢浩大的“打印2.0”宣傳，看起來似乎并沒有讓傳聞中惠普3億美元的營銷代價物有所值。但理念的落實確實不像宣傳那樣引人注目，惠普正在把這個大概念打散，從小的方麗逐步滲透。

“文印管理其實就是企業打印2.0。全球，主要在美國，打印機、耗材這些成本大概只占打印成本的20％到25％之間，75％是能耗成本、管理成本，”胡大剛說，“2.0就是降低成本的同時，綠色節能。”

但是，蕭條的經濟環境迫使企業對每一筆支出都小心翼翼，對于打印環節的優化，人們不禁要問：文印需要管理嗎?

仔細分析打印流程你會發現，對于員工而言，文件輸出的速度和質量會直接關系到工作的效率；從管理的角度講，對打印環節的監控直接關系到公司的成本支出；更為關鍵是的，打印設備的有效部署和日后維護都會直接或間接影響公司的工作流程。看似簡單的打印已經深入到公司的內部流程中了，其涉及到的內容比想象中的更大。

打印機已經不再只是PC的外設，它正在成為下一個管理中心。

作為2.0理念提出者的惠普，正在向國內企業推廣全面文印管理服務(MPs)解決方案和理念。惠普認為，文印管理分為三個步驟：優化基礎架構、管理打印環境、改善工作流程。“文印環境的管理用比較簡單的話說，就是改變打印機使用習慣的革命，打印機的集中管理有利于員工打印行為的規范，”胡大剛說，“而簡化流程將會變成未來一個企業在降低成本跟平分效率上的一個最終極目標。”

青島四方龐巴迪公司是惠普主要客戶之一，接受了文印管理服務之后，把打印設備根據不同部門的實際需求進行了一些調整，簡化了后期維護的工作。免費下載的HPWeb JetAdmin軟件，則有利于有效監控每臺打印設備的工作狀態，有效節能的同時，對浪費的現象有了良好的監控。四方龐巴迪財務部及信息中心經理徐立華表示，“公司目標成本直接降低10％，三年的成本降低預計在18％左右。”

無聲的溝通

“在企業里面，文印影響到企業管理的方方面面，從每個員工的日常工作到管理部門、IT和行政，最后再是企業的外部形象，跟企業溝通其實都是有影響的。”徐立華這樣說道。中國惠普IPG副總裁錢越則用了一個更言簡意賅的說法：所有打印都是一個溝通的過程。

乍看任何一個公司關于打印的管理條例，你都會發現那幾個核心關鍵詞：必要、及時、保密。在公司內部，必要涉及的是支出成本；及時關系到工作效率；而保密則需要確保工作流程的萬無一失。看似簡單的輸入、輸出，折射出來的是一條關乎節約成本、節能環保、提高效率、精簡流程的連鎖反應。對打印的管理相當于公司內部的溝通，改變不好的打印習慣對于企業而言，也許意味著改變員工原有的浪費、拖沓等壞習慣的開始。

而在不同公司之間，打印承載著的溝通作用就更加明顯。交付給客戶的文案就是一種無聲的溝通，文案的設計(黑白還是彩色)和質量(色彩是不是精細、會不會脫色)很有可能影響到公司形象。“‘文如其人’這句話可以非常貼切用到打印上面來，客戶可以根據這個來判斷你的公司。”錢越說，給客戶一個好“印象”對于競爭激烈的中小企業來說，尤為重要。

已經基本完成了從打印機廠商想打印廠商轉型的惠普，正在朝著其描繪的2.0時代奮進，在互聯網的幫助下，打印這種特殊的溝通形式，將隨需而生、隨處能見。而金融危機，可能會加快那個時代的到來。