打印普拉提

略顯得臃腫的打印環(huán)節(jié)需要來(lái)一場(chǎng)健康瘦身、提高活力的“普拉提”嗎?文印管理戰(zhàn)略能否掀起這場(chǎng)有關(guān)應(yīng)用的狂潮?

也許你沒發(fā)現(xiàn)，圍繞打印正在形成一場(chǎng)世界級(jí)的旋風(fēng)，旋風(fēng)的風(fēng)眼并非打印機(jī)或者耗材，而是近年來(lái)一個(gè)流行詞匯——管理。

有關(guān)文印管理的世界性論壇從歐洲興起，正在向世界范圍內(nèi)蔓延。“我們是完全獨(dú)立的，與打印團(tuán)體或打印機(jī)廠商沒有任何利益關(guān)系。”文印管理論壇(Forum PrintManagement)的網(wǎng)站首頁(yè)赫然標(biāo)明了網(wǎng)站的獨(dú)立性，論壇的標(biāo)的十分明確——“我們將彼此交流對(duì)技術(shù)和創(chuàng)新的理解，以實(shí)現(xiàn)客戶的業(yè)務(wù)目標(biāo)。”但這個(gè)論壇的目的還不止于此，一級(jí)菜單對(duì)樹木的凸顯表達(dá)了的另一層含義：節(jié)能環(huán)保。

“用戶文印需求、打印硬件的技術(shù)整合、管理軟件的開發(fā)，三股洪流撞在一起，文印管理就會(huì)形成一個(gè)產(chǎn)業(yè)。”中國(guó)惠普打印及成像系統(tǒng)集團(tuán)(IPG)副總裁胡大剛在接受本刊記者獨(dú)家專訪時(shí)說(shuō)，“管理的目的，就是讓整個(gè)的企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本降得更低，還能維持著產(chǎn)能。”

略顯得臃腫的打印環(huán)節(jié)需要來(lái)一場(chǎng)健康瘦身、提高活力的“普他提”，小范圍“運(yùn)動(dòng)”就能修身健體。但如同健身的開始伴隨著酸痛，這場(chǎng)普拉提帶來(lái)的“痛”可能最先發(fā)生在意識(shí)領(lǐng)域，是企業(yè)對(duì)打印的再認(rèn)識(shí)。

打印“瘦身”

IDC調(diào)查顯示，文印成本已經(jīng)占到了企業(yè)收入的5％～11％，看似微小的支出背后影藏著更大的消耗，每花費(fèi)1美元的打印支出，就要消耗9美元的企業(yè)管理成本。隱形的支出在繁榮時(shí)代往往埋藏的很深，金融危機(jī)旋風(fēng)般地卷走了企業(yè)的塵囂，讓所有的支出曝露在外。企業(yè)開始發(fā)現(xiàn)，原有的打印成本上存在不少“贅肉”。

現(xiàn)在，包括惠普、愛普生、佳能、富士施樂在內(nèi)的主要打印設(shè)備和服務(wù)提供商正在努力讓用戶看清打印及其連帶成本的支出，以求在經(jīng)濟(jì)低迷的情況下刺激打印市場(chǎng)需求。當(dāng)然，這個(gè)結(jié)果不論對(duì)于打印產(chǎn)品和服務(wù)提供商，還是購(gòu)買方都是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。“成本”這兩個(gè)字，將成為打印市場(chǎng)一段時(shí)間內(nèi)的核心詞匯。

打印成本一般可以分為三個(gè)部分，打印機(jī)與耗材成本、環(huán)保和能耗成本以及流程成本。打印市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的白熱化，導(dǎo)致打印機(jī)和耗材的成本呈現(xiàn)周期性下滑趨勢(shì)，打印市場(chǎng)從過(guò)去價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)逐步過(guò)渡到技術(shù)的比拼。

“綠色”在近年來(lái)一直是眾廠商的宣傳重地，也是技術(shù)的角斗場(chǎng)。頭頂“環(huán)境經(jīng)營(yíng)”理念的愛普生，用微電壓技術(shù)減少粉塵對(duì)人體健康的隱形損害；富士施樂研發(fā)的噴蠟打印技術(shù)幾乎杜絕了粉塵；惠普則憑借著0秒預(yù)熱技術(shù)試圖把打印的能耗降到最低，“綠色”引擎正在牽引著打印市場(chǎng)的發(fā)展方向。

然而，單純的技術(shù)驅(qū)動(dòng)已經(jīng)難以讓打印的利潤(rùn)大幅度增長(zhǎng)。例如惠普，就把重點(diǎn)放在了用打印服務(wù)精簡(jiǎn)企業(yè)流程上。“最大程度提高效率和減少成本的第一步就是了解首先要著手的地方。”惠普IP G亞太區(qū)高級(jí)副總裁Chris Morgan說(shuō)。流程的繁冗往往是企業(yè)的通病，從打印人手將是一個(gè)簡(jiǎn)單的開始。

文印需要管理?

兩年前那場(chǎng)聲勢(shì)浩大的“打印2.0”宣傳，看起來(lái)似乎并沒有讓傳聞中惠普3億美元的營(yíng)銷代價(jià)物有所值。但理念的落實(shí)確實(shí)不像宣傳那樣引人注目，惠普正在把這個(gè)大概念打散，從小的方麗逐步滲透。

“文印管理其實(shí)就是企業(yè)打印2.0。全球，主要在美國(guó)，打印機(jī)、耗材這些成本大概只占打印成本的20％到25％之間，75％是能耗成本、管理成本，”胡大剛說(shuō)，“2.0就是降低成本的同時(shí)，綠色節(jié)能。”

但是，蕭條的經(jīng)濟(jì)環(huán)境迫使企業(yè)對(duì)每一筆支出都小心翼翼，對(duì)于打印環(huán)節(jié)的優(yōu)化，人們不禁要問(wèn)：文印需要管理嗎?

仔細(xì)分析打印流程你會(huì)發(fā)現(xiàn)，對(duì)于員工而言，文件輸出的速度和質(zhì)量會(huì)直接關(guān)系到工作的效率；從管理的角度講，對(duì)打印環(huán)節(jié)的監(jiān)控直接關(guān)系到公司的成本支出；更為關(guān)鍵是的，打印設(shè)備的有效部署和日后維護(hù)都會(huì)直接或間接影響公司的工作流程。看似簡(jiǎn)單的打印已經(jīng)深入到公司的內(nèi)部流程中了，其涉及到的內(nèi)容比想象中的更大。

打印機(jī)已經(jīng)不再只是PC的外設(shè)，它正在成為下一個(gè)管理中心。

作為2.0理念提出者的惠普，正在向國(guó)內(nèi)企業(yè)推廣全面文印管理服務(wù)(MPs)解決方案和理念。惠普認(rèn)為，文印管理分為三個(gè)步驟：優(yōu)化基礎(chǔ)架構(gòu)、管理打印環(huán)境、改善工作流程。“文印環(huán)境的管理用比較簡(jiǎn)單的話說(shuō)，就是改變打印機(jī)使用習(xí)慣的革命，打印機(jī)的集中管理有利于員工打印行為的規(guī)范，”胡大剛說(shuō)，“而簡(jiǎn)化流程將會(huì)變成未來(lái)一個(gè)企業(yè)在降低成本跟平分效率上的一個(gè)最終極目標(biāo)。”

青島四方龐巴迪公司是惠普主要客戶之一，接受了文印管理服務(wù)之后，把打印設(shè)備根據(jù)不同部門的實(shí)際需求進(jìn)行了一些調(diào)整，簡(jiǎn)化了后期維護(hù)的工作。免費(fèi)下載的HPWeb JetAdmin軟件，則有利于有效監(jiān)控每臺(tái)打印設(shè)備的工作狀態(tài)，有效節(jié)能的同時(shí)，對(duì)浪費(fèi)的現(xiàn)象有了良好的監(jiān)控。四方龐巴迪財(cái)務(wù)部及信息中心經(jīng)理徐立華表示，“公司目標(biāo)成本直接降低10％，三年的成本降低預(yù)計(jì)在18％左右。”

無(wú)聲的溝通

“在企業(yè)里面，文印影響到企業(yè)管理的方方面面，從每個(gè)員工的日常工作到管理部門、IT和行政，最后再是企業(yè)的外部形象，跟企業(yè)溝通其實(shí)都是有影響的。”徐立華這樣說(shuō)道。中國(guó)惠普IPG副總裁錢越則用了一個(gè)更言簡(jiǎn)意賅的說(shuō)法：所有打印都是一個(gè)溝通的過(guò)程。

乍看任何一個(gè)公司關(guān)于打印的管理?xiàng)l例，你都會(huì)發(fā)現(xiàn)那幾個(gè)核心關(guān)鍵詞：必要、及時(shí)、保密。在公司內(nèi)部，必要涉及的是支出成本；及時(shí)關(guān)系到工作效率；而保密則需要確保工作流程的萬(wàn)無(wú)一失。看似簡(jiǎn)單的輸入、輸出，折射出來(lái)的是一條關(guān)乎節(jié)約成本、節(jié)能環(huán)保、提高效率、精簡(jiǎn)流程的連鎖反應(yīng)。對(duì)打印的管理相當(dāng)于公司內(nèi)部的溝通，改變不好的打印習(xí)慣對(duì)于企業(yè)而言，也許意味著改變員工原有的浪費(fèi)、拖沓等壞習(xí)慣的開始。

而在不同公司之間，打印承載著的溝通作用就更加明顯。交付給客戶的文案就是一種無(wú)聲的溝通，文案的設(shè)計(jì)(黑白還是彩色)和質(zhì)量(色彩是不是精細(xì)、會(huì)不會(huì)脫色)很有可能影響到公司形象。“‘文如其人’這句話可以非常貼切用到打印上面來(lái)，客戶可以根據(jù)這個(gè)來(lái)判斷你的公司。”錢越說(shuō)，給客戶一個(gè)好“印象”對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)激烈的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，尤為重要。

已經(jīng)基本完成了從打印機(jī)廠商想打印廠商轉(zhuǎn)型的惠普，正在朝著其描繪的2.0時(shí)代奮進(jìn)，在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，打印這種特殊的溝通形式，將隨需而生、隨處能見。而金融危機(jī)，可能會(huì)加快那個(gè)時(shí)代的到來(lái)。