應(yīng)用協(xié)同督查系統(tǒng) 提升政府執(zhí)政水平

電子政務(wù)建設(shè)目標(biāo)并不是簡單地將政府電子化和網(wǎng)絡(luò)化，而是要不斷適應(yīng)改革開放，緊緊圍繞如何更快地提升工作效率，全面提高依法行政能力，提升政府的執(zhí)政水平和能力，加快建設(shè)透明、高效、勤政、廉政的政府方面大膽創(chuàng)新。那么，如何落實(shí)行政執(zhí)行措施?如何對(duì)行政過程進(jìn)行電子化規(guī)范管理和監(jiān)督?如何構(gòu)筑一整套行之有效的對(duì)行政執(zhí)行力的任務(wù)分解和網(wǎng)絡(luò)督查督辦管理系統(tǒng)?這些問題在電子政務(wù)總體設(shè)計(jì)應(yīng)用過程中，成為行政效率和政務(wù)工作實(shí)際效果最直接關(guān)注的核心問題。

國務(wù)院辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)督促檢查抓好工作落實(shí)的意見》(國辦發(fā)[2008]120)提出，“要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高督促檢查工作效率。要在政府專網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)建立督促檢查工作信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)政府系統(tǒng)督促檢查工作信息的互聯(lián)互通?！备＝ㄊ∩虾伎h率先在全省縣級(jí)政府中開發(fā)啟用協(xié)同作業(yè)的“網(wǎng)絡(luò)督查管理系統(tǒng)”，全面實(shí)現(xiàn)督查任務(wù)“網(wǎng)上發(fā)布、網(wǎng)上督查、網(wǎng)上反饋”。自今年1月正式啟用以來，近500余大項(xiàng)、1800余小項(xiàng)督查事務(wù)，全部實(shí)現(xiàn)在線發(fā)布、辦理和反饋，辦理反饋率達(dá)100%。

協(xié)同作業(yè)、過程管理、追蹤績效的任務(wù)督查督辦管理模式

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各級(jí)黨委政府的決策落實(shí)，督查事項(xiàng)越來越多，時(shí)效性、實(shí)效性要求也越來越高，傳統(tǒng)的督查方式、運(yùn)作機(jī)制和工作手段已難以為繼。當(dāng)前政府在行政督辦、抓執(zhí)行、抓落實(shí)上，主要有以下實(shí)際應(yīng)用:一是通過傳統(tǒng)的辦法，即人工督辦，以電話、傳真、文件通知等形式追蹤、過問。對(duì)于沒有落實(shí)的事宜，繼續(xù)電話通知或者繼續(xù)發(fā)文強(qiáng)調(diào)，或者集中專項(xiàng)會(huì)議進(jìn)行強(qiáng)調(diào)干預(yù);同時(shí)人手少、任務(wù)重是當(dāng)前政府督查部門普遍存在的現(xiàn)象。二是通過普通的信息化手段，如建設(shè)一套OA辦公系統(tǒng)，移植傳統(tǒng)管理形式于電子信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息化管理與傳統(tǒng)管理的結(jié)合，或者是完全過渡到OA信息化管理。

然而，已經(jīng)廣泛應(yīng)用的電子政務(wù)解決方案中的辦公OA平臺(tái)，大多還是側(cè)重流程管理，對(duì)于“督辦督查”這樣需要跨組織、跨部門、跨地區(qū)的協(xié)同業(yè)務(wù)管理，在現(xiàn)有辦公OA上的應(yīng)用還不夠貼合實(shí)際操作，使得政府急需的“如何保證落實(shí)、如何貫徹執(zhí)行、如何追蹤反饋、如何協(xié)同一致”等等實(shí)際應(yīng)用課題與IT產(chǎn)品在實(shí)操性、實(shí)用性、易用性、業(yè)務(wù)應(yīng)用上產(chǎn)生脫節(jié)。上杭縣通過調(diào)查國內(nèi)市場后認(rèn)為，國內(nèi)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)督查系統(tǒng)中適合縣級(jí)黨委政府使用的還很少。

為此，上杭縣決定撥出專項(xiàng)資金，選用榕基軟件開發(fā)的“任務(wù)管理平臺(tái)I-TASK”，通過需求調(diào)研、軟件開發(fā)、系統(tǒng)測試等開發(fā)建成全新的“網(wǎng)絡(luò)督查管理系統(tǒng)”。系統(tǒng)建設(shè)從需求調(diào)研到投入運(yùn)行僅用了10個(gè)月時(shí)間，從試運(yùn)行到正式運(yùn)行用了不到1個(gè)月的時(shí)間，并在實(shí)際應(yīng)用上取得了超越預(yù)期的成效。

上杭縣網(wǎng)絡(luò)督查管理系統(tǒng)是一個(gè)對(duì)縣重大事項(xiàng)、文件決定和為民辦實(shí)事項(xiàng)目等工作任務(wù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)分解與督查綜合管理的軟件系統(tǒng)。它采用“協(xié)同作業(yè)、過程管理”的理念，實(shí)現(xiàn)對(duì)督辦事宜的分解、追蹤、監(jiān)控、落實(shí)，達(dá)到督查效果和目的。通過任務(wù)分解、對(duì)口送達(dá)、同步協(xié)作、落實(shí)反饋來推動(dòng)行政執(zhí)行的響應(yīng)速度。

系統(tǒng)采用“協(xié)同作業(yè)”設(shè)計(jì)，建立了“重大建設(shè)項(xiàng)目督查管理、為民辦實(shí)事項(xiàng)目督查管理、文件與會(huì)議紀(jì)要督查管理、人大代表建議意見督查管理、政協(xié)委員提案督查管理、督查專報(bào)管理”等督查任務(wù)樹，各對(duì)口部門在系統(tǒng)上進(jìn)行落實(shí)情況的反饋，上級(jí)可以查看下級(jí)在落實(shí)過程中反映的協(xié)作溝通事宜和最終落實(shí)情況的反饋。涉及到需要橫向協(xié)作的事宜，各橫向參與部門也能查看具體事情的進(jìn)展情況、需要協(xié)作的報(bào)告或申請(qǐng)。所有信息既可以是正式的反饋信息，也可以提交上傳正式的格式文檔。反饋落實(shí)的具體信息自動(dòng)在該任務(wù)樹上按反饋時(shí)間層疊式記載。對(duì)于某項(xiàng)具體事宜的落實(shí)進(jìn)度情況，可以通過查看任務(wù)樹來瀏覽歷史記錄。對(duì)于督查督辦機(jī)構(gòu)或者領(lǐng)導(dǎo)來說，他們可以通過閱讀樹上的信息很清晰地辨識(shí)過程進(jìn)展情況，隨時(shí)追蹤并作出響應(yīng)。每棵樹還可以設(shè)置“提醒”功能，隨時(shí)發(fā)送消息督辦。同時(shí)每棵“任務(wù)樹”都可以進(jìn)行一鍵式“移交”，使接手的人能迅速介入情況。

系統(tǒng)采用“過程管理”設(shè)計(jì)，較之傳統(tǒng)OA有無法比擬的高度信息共享與互動(dòng)特點(diǎn)，提高了信息處理的透明度，提高了信息處理的便捷性，避免了信息處理的失誤與拖沓。由于系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)過程信息的累積記載，管理者很方便地就可分辨執(zhí)行環(huán)節(jié)中的某部門某人員的失誤、疏忽、瀆職等問題，這相當(dāng)于建立了一套較好的政務(wù)過失追究機(jī)制，從而促進(jìn)執(zhí)政效能的提高。

執(zhí)行反饋、過程監(jiān)控、信息共享，提高督查的時(shí)效性、實(shí)效性

實(shí)時(shí)執(zhí)行反饋，提高督辦主動(dòng)權(quán)。督查督辦網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)行后，由縣委、縣政府督查室把所有督查事項(xiàng)細(xì)化分解到各承辦單位和協(xié)辦單位，落實(shí)到具體的牽頭領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人，各單位則通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)在線反饋。對(duì)快到期的督查任務(wù)，系統(tǒng)將提前一天進(jìn)行催辦，如在規(guī)定時(shí)限內(nèi)仍未辦理反饋，系統(tǒng)將自動(dòng)把“待辦件”轉(zhuǎn)換為“超時(shí)未辦件”，提醒承辦單位抓緊辦理反饋，從而實(shí)現(xiàn)督查任務(wù)“網(wǎng)上發(fā)布、網(wǎng)上督查、網(wǎng)上反饋”。

實(shí)現(xiàn)過程監(jiān)控，提高了督查效率。系統(tǒng)對(duì)所有督查任務(wù)均能實(shí)現(xiàn)在線發(fā)布、反饋與督查，并具備自動(dòng)催辦、結(jié)束、歸檔和進(jìn)展導(dǎo)出等功能，形成完整的“督查臺(tái)帳”，減少了中間交換環(huán)節(jié)，提高了督查資料的流轉(zhuǎn)速度。如在辦理代表建議和委員提案過程中，答復(fù)辦理截止期限將到時(shí)，督查部門可通過系統(tǒng)的自動(dòng)導(dǎo)出功能，了解所有建議、提案的辦理情況，對(duì)未完成工作任務(wù)的單位進(jìn)行系統(tǒng)和人工“雙提醒”。另外，縣領(lǐng)導(dǎo)也可通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)對(duì)自己分管事項(xiàng)的進(jìn)展情況進(jìn)行查詢，對(duì)關(guān)注的問題即時(shí)做出批示，推進(jìn)工作任務(wù)的落實(shí)。

提高信息共享，減少重復(fù)勞動(dòng)。該系統(tǒng)和政務(wù)辦公系統(tǒng)無縫鏈接，一網(wǎng)雙職，整合了網(wǎng)絡(luò)資源。同時(shí)黨委和政府督查事項(xiàng)在同一網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)布，增進(jìn)了黨政抓落實(shí)過程中的信息交流，減輕了辦理單位的負(fù)擔(dān)。特別是對(duì)一事多送的信訪批示件的辦理，減少了無謂的重復(fù)勞動(dòng)，大大縮短了辦理反饋時(shí)間。系統(tǒng)所有資料由統(tǒng)一的服務(wù)器管理，有效避免了因督查人員流動(dòng)而影響工作資料的交接。

實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記錄，避免了推諉扯皮。由于系統(tǒng)采取任務(wù)管理模式，以每項(xiàng)督查任務(wù)為單位，對(duì)每項(xiàng)任務(wù)的階段性進(jìn)展和完成過程都有詳細(xì)的記錄，且不能隨意更改。責(zé)任單位和協(xié)辦單位對(duì)同一任務(wù)有一樣的瀏覽權(quán)限，可隨時(shí)了解工作進(jìn)展情況，實(shí)現(xiàn)可視化的權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)，增進(jìn)了單位之間的溝通聯(lián)系，避免了推諉扯皮。

實(shí)現(xiàn)虛擬“督查辦事大廳”，提升了服務(wù)水平。系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)行任務(wù)建立、分類、流轉(zhuǎn)、回應(yīng)、跟蹤、反饋、分析、統(tǒng)計(jì)、檢索、報(bào)告、歸檔等工作流程，并提供超時(shí)警告、搜索引擎、年度結(jié)轉(zhuǎn)、考評(píng)分析等功能，猶如建立了“全縣的督查辦事大廳”，使督查干部從以往的督辦、催辦、反饋、匯總等事務(wù)性工作中解脫出來，把更多的精力投入到工作落實(shí)情況調(diào)研中來，分析部分工作進(jìn)展緩慢的原因，及時(shí)提出推進(jìn)工作的建議意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為全縣發(fā)展大局服務(wù)。

信息化成功不變的真理:領(lǐng)導(dǎo)重視、體制健全、機(jī)制配套

總結(jié)上杭縣網(wǎng)絡(luò)督查系統(tǒng)上線的成功經(jīng)驗(yàn)，可以總結(jié)為:

領(lǐng)導(dǎo)重視。主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視督查工作信息化建設(shè)，經(jīng)常過問和了解工作進(jìn)展情況，還多次在全縣性的會(huì)議上強(qiáng)調(diào)要重視使用推廣督查網(wǎng)提高行政效能，并組織相關(guān)部門對(duì)各單位督查網(wǎng)的使用情況進(jìn)行專項(xiàng)督查。

制度保證。一是明確了網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行機(jī)制，下發(fā)《關(guān)于啟用工作任務(wù)網(wǎng)絡(luò)分解與督查管理系統(tǒng)的通知》，明確網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)由縣信息中心負(fù)責(zé)開發(fā)、管理、更新和維護(hù)，縣政府督查室對(duì)系統(tǒng)的需求進(jìn)行測試、推廣，并對(duì)使用情況進(jìn)行督查，縣監(jiān)察局、效能辦等單位負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行使用情況的效率督查。二是明確網(wǎng)絡(luò)操作機(jī)制。出臺(tái)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)督促檢查抓好工作落實(shí)的意見》，規(guī)定由縣政府督查室負(fù)責(zé)政府督查任務(wù)的管理，同時(shí)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門督查聯(lián)系人制度和網(wǎng)絡(luò)督查專人操作制度。明確各單位一把手為督查責(zé)任人的基礎(chǔ)上，指定一名督查聯(lián)系人，專門負(fù)責(zé)本單位督查事項(xiàng)的溝通聯(lián)系、協(xié)調(diào)反饋等工作;指定一名網(wǎng)絡(luò)操作員，負(fù)責(zé)網(wǎng)上督查任務(wù)的下載、交辦、協(xié)調(diào)、反饋等上傳下達(dá)工作。

加強(qiáng)培訓(xùn)。對(duì)全縣督查網(wǎng)具體操作人員進(jìn)行集中和分散培訓(xùn)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)功能、網(wǎng)絡(luò)使用、具體辦理要求等進(jìn)行詳細(xì)解說，確保“督查網(wǎng)”有人用、用得上、能見效。

專項(xiàng)聯(lián)合督查。由縣監(jiān)督與效率工作委員會(huì)牽頭，“兩辦”督查室、縣紀(jì)委、組織部、效能辦、數(shù)字辦、發(fā)改局重點(diǎn)辦等單位聯(lián)合對(duì)全縣督促網(wǎng)的使用情況進(jìn)行全面的督促檢查，重點(diǎn)了解各單位網(wǎng)絡(luò)連接是否規(guī)范、是否確定專人操作、單位負(fù)責(zé)人是否知曉、操作注意事項(xiàng)是否明了，以及操作中遇到的問題和對(duì)系統(tǒng)改進(jìn)建議等。要求各單位至少有一臺(tái)電腦與督查網(wǎng)連接，并指定專人負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)督查事項(xiàng)。在需求調(diào)研、系統(tǒng)推廣和使用過程中，相關(guān)單位協(xié)調(diào)配合，全力推進(jìn)。在系統(tǒng)剛開始使用時(shí)，針對(duì)一些單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、沒有專人操作、設(shè)施不符合要求等情況，上杭縣及時(shí)下發(fā)相關(guān)文件，并到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位開展聯(lián)合督查，推進(jìn)系統(tǒng)的推廣使用?！皟赊k”督查室堅(jiān)持“無紙化”辦公，對(duì)所有的督查事項(xiàng)都實(shí)行網(wǎng)上發(fā)布，促使各單位必須上網(wǎng)才能看到需辦理的督查任務(wù)。督查部門通過經(jīng)常性的聯(lián)系，互相支持，互相配合，樹立大督查意識(shí)，共同推進(jìn)上杭縣各項(xiàng)工作任務(wù)的落實(shí)。

上杭縣督查網(wǎng)的建設(shè)是整合縣委督查、縣政府督查、效能督查、紀(jì)律督查共同推進(jìn)的一項(xiàng)工作。督查系統(tǒng)的成功，“創(chuàng)新是靈魂”。隨著各級(jí)政務(wù)督查督辦信息化工作的深入開展，諸如“任務(wù)管理、協(xié)同作業(yè)、任務(wù)追蹤、執(zhí)行反饋、過程監(jiān)控、績效考核”等等管理應(yīng)用也將逐步成為政府信息化領(lǐng)域的重要應(yīng)用，更為重要的是，這些先進(jìn)的IT應(yīng)用正在幫助各級(jí)政府不斷提升新形勢下的執(zhí)政能力。

(作者單位:福建省上杭縣人民政府辦公室、數(shù)字上杭建設(shè)辦公室)