新時期公路工程檔案管理之我見

劉碧林 劉 麗

（1、江蘇省交通科學研究院宿遷分院，江蘇 宿遷223800 2、宿遷市港口管理局，江蘇 宿遷223800）

近年來,國家為了加強檔案管理工作,不斷地頒發檔案法律法規。檔案管理是一項系統工程,在一定程度上新時期的公路工程檔案工作,困難和希望同在,機遇和希望同在,努力實現公路工程檔案的創新和發展已是勢在必行。如何適應新形式、新任務的需要,為新時期的公路工程建設任務保駕護航,已經成為當前公路工程檔案管理工作亟待研究和解決的問題。

1 公路工程檔案的重要性

公路建設對地方經濟發展具有重要意義,那么建立一套完整的公路工程檔案,對公路工程的科學管理也同樣具有非常重要的意義。在公路工程建設過程中形成的各種技術資料和相關文件,真實記錄了施工和管理的詳細情況,既是公路工程質量的評價依據,又是維護、改建、擴建不可缺少的依據;既是公路工程項目管理的基礎,又是國家科技檔案的重要組成部分。管理單位必須科學建檔并長期保存檔案。

2 公路工程檔案收集要系統完整

公路工程收集整理是一項系統性、長期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門很多,覆蓋的范圍很廣。因此需要本系統本單位領導職工的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面,摒棄“檔案工作無關緊要”的舊觀念,創新發展,開拓視野,全力以赴地搜集相關的檔案信息。單位各部門、各科室的每個職工均負有搜集上交相關數據文件的職責,部門領導要周密部署,明確專人負責工程的文件、具體數據、聲像資料的收集歸檔整理工作,對每個公路工程都不放過,要把施工中形成的報告、請示、批復、圖紙、合同、招投標書賬冊、協調活動、會議記錄等資料收集歸檔,做到應收盡收,應納盡納,確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。從領導到職工 都要增強“檔案意識”,通過強有力的輿論宣傳,發動全體領導職工,抓實抓好檔案管理,營造“公路工程檔案、人人有責”的濃厚氛圍,激發大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅強的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個結合:

2.1 是辦公室收發文件時把關收集與檔案管理 人員專項收集相結合。

2.2 是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結合。通過領導職工的共同努力,將公路工程檔案收集得更為齊全完整,在今后的公路建設中,把最系統的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為我國道路交通現代化建設服務。

3 公路工程質量記錄、整理

公路工程項目有很大部分的內在質量和功能質量是不能系統測試和顯示出來的,這就要靠用一些質量記錄材料來證明。所以,在公路工程項目的施工過程中,為了證明一些工程部位的質量狀況,證明各項質量保證措施的有效運行,必須做到有完善的質量記錄,做好資料整理和保管工作。使用戶通過公路工程技術資料,對公路工程的質量面貌有一個全面系統的了解。同時,通過對這些資料的分析,又能體現企業的質量管理水平。

4 公路工程技術資料必須完整

技術資料中容易忽略的有:剛性防地面細石混凝土強度試塊、地面基層混凝土強度試塊、抗滲用混凝土試塊、地面面層水泥砂漿試塊。如果缺少這部分混凝土、砂漿試塊強度,不但使公路工程技術資料不完整,而且給準確核定公路工程質量等級增加了難度。如果一個公路工程有幾個分包單位分別負責施工幾個分項或分部工程時,總包單位應對單位公路工程質量全面負責,各分包單位應按國家標準《公路安裝工程質量檢驗評定標準》(GBJ301-88)第4.0.4條規定“檢驗評定各自承建的分項、分部公路工程質量等級和整理資料,將評定結果及資料交總包單位,參加公路工程的評定”。使整個單位公路工程技術資料完整,參加該公路工程質量等級的評定。

5 公路工程檔案的軟件、硬件建設

要做好公路工程檔案工作,必須堅持以人為本,加快檔案基礎設施建設。既要抓“軟件”——隊伍的建設,又要抓“硬件”——辦公設施的建設,兩手抓,兩手都要硬。

首先,要加強檔案員隊伍建設。打造高素質的檔案管理人員的培訓,通過培訓,強化檔案人員的信息意識、經濟意識、保密意識和現代化意識,不斷提高檔案人員職業操守和業務技能。檔案員作為國家財產的保存者、守護者,應本著對歷史負責的態度,認真鉆研業務,開展深層次的研究,發揮檔案的價值,為實現檔案的社會功能盡到自己的責任。新時期的檔案工作者應具有較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好風范與氣質,應不斷增加自身的學識,提高自身的修養,陶冶自身情操,以自己的博學以及良好的職業道德,贏得社會公眾的敬重從而提高檔案工作在社會中的地位,采取“走出去,請進來”的辦法,到外地兄弟單位學習檔案管理先進經驗,取長補短,不斷改進。

其次,要加大對檔案管理的硬件投入。一、是要加快檔案室硬件的建設,檔案室要配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機、滅鼠藥、除濕機等,改善檔案保管條件,做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。二、要加強檔案室軟件的配備完善,通過購置照相機、錄像機、電腦、掃描儀和專用軟件,實現檔案存儲介質多樣化,信息交流網絡化,與時代同步,有效改善檔案管理環境。再次,在軟硬件建設逐步完善的基礎上,要嘗試和推動檔案管理信息化和現代化。改變“重藏輕管”的傳統檔案管理觀念,充分調動檔案管理人員的主觀能動性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創新,銳意進取,運用信息資源管理理論和先進的電腦網絡技術手段,最大程度上開發和利用檔案,服務于交通事業和社會其他部門。新時期的檔案要著重體現“可用性”要通過創新和發展,將現代化的科技應用于檔案,提高檔案的利用效果和管理質量。如使用u盤、可移動硬盤、光盤、掃描儀等存儲介質,減少檔案保管的空間;利用微縮技術解決圖紙保管問題;建立數據庫方便查詢和實現數據共享。積極推進電子檔案管理、檔案網上查詢服務,使公路工程檔案更好地得到保管和利用。

[1]朱桂花.檔案信息化是高速公路檔案管理的發展趨勢[J].河南科技，2006-11-15.

[2]王淑華.公路建設要求公路檔案管理網絡化[J].蘭臺世界，2008-01-01.