企業(yè)涉密檔案強化管理與精細化管理措施

摘要:企業(yè)涉密檔案是企業(yè)的核心秘密，涉及到企業(yè)的商業(yè)安全，關系到企業(yè)未來經濟發(fā)展的成敗。在涉密企業(yè)里都存有大量不同密級的各類涉密檔案，并隨著企業(yè)生產的發(fā)展，規(guī)模的擴大而不斷產生更多不同價值的涉密檔案，在當今的信息時代，先進的技術和計算機網絡為收集和使用各類檔案信息提供了方便，同時也增加了內容敏感的涉密檔案管理的難度。使用互聯(lián)網、電話、手機、傳真機、復印機等辦公自動化設備，稍有不慎，就會導致泄密，給國家和企業(yè)帶來隱患或不可彌補的損失。因此，如何加強涉密檔案的管理是每個涉密企業(yè)的重要工作之一。

關鍵詞:精細化 涉密 檔案 管理者

0 引言

企業(yè)涉密檔案的借閱利用應嚴格按照規(guī)定手續(xù)辦理。要正確分析和鑒別涉密檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史作用，確定涉密檔案保管期限;強化管理人員職責是涉密檔案保管工作的有力保證。企業(yè)涉密檔案記錄著企業(yè)商務活動的全過程，如“談判合同簽訂”、“研發(fā)項目規(guī)劃”、“課題成果報告”、以及“專利申請”等等，它是企業(yè)的核心秘密，涉及到企業(yè)的商業(yè)安全，關系到企業(yè)未來經濟發(fā)展的成敗。因此，為確保企業(yè)核心秘密的安全，我們必須要重視做好企業(yè)涉密檔案的保管工作。

1 加強檔案管理措施

1.1 檔案的庫房管理是涉密檔案保管工作的重要前提首先要加強庫房的硬件設施管理，庫房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建，檔案庫的庫房門必須是專用的防盜保險門，窗戶應專門加固，庫房內外都要安裝防盜監(jiān)視器，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內，從檔案庫房內外部的硬件保管條件上確保企業(yè)涉密檔案的安全。

1.2 檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關鍵環(huán)節(jié)加強涉密檔案的借閱利用管理是保密工作中不可忽視的一個關鍵環(huán)節(jié)。

一是要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調的基礎上，嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾。嚴格劃清涉密檔案與非涉密檔案的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內提供利用，哪些還不能提供利用，力爭使涉密檔案提供利用工作按照解密劃控的標準規(guī)范化。

二是企業(yè)涉密檔案的借閱利用應嚴格按照規(guī)定手續(xù)辦理，必須認真履行登記、簽字手續(xù)，經指定責任部門、指定

責任人審批，任何人無權擅自提供借閱。涉密檔案在規(guī)定的時間內使用完畢后，還應及時核對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三是要正確分析和鑒別涉密檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史作用，確定涉密檔案保管期限。根據(jù)企業(yè)經濟生活需要和為企業(yè)積累資源財富的需要，全面確定企業(yè)涉密檔案的保存價值，準確地判定涉密檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)企業(yè)秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對企業(yè)的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該企業(yè)秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，產生法律效力的時限。

1.3 強化管理人員職責是涉密檔案保管工作的有力保證提高企業(yè)涉密檔案管理人員的素質，強化涉密檔案管理人員職責是做好保密工作的有力保證。

企業(yè)涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點，為此，他們對保守企業(yè)秘密負有比一般工作人員更為重大的責任。企業(yè)檔案保密工作好與壞，企業(yè)檔案管理人員的保密素質很關鍵。涉密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止頭腦中秘密的泄露。如大慶油田勘探開發(fā)研究院科技資料室的館藏檔案，涉及到大慶油田開發(fā)建設四十多年來的科技秘密，每一份檔案都是價值連城。由于企業(yè)檔案管理人員經常接觸企業(yè)大量的商業(yè)秘密，這些秘密隨著管理人員的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守企業(yè)秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

2 檔案精細化管理措施

2.1 精細涉密檔案管理制度

對制度的行為要求，執(zhí)行責任，操作程序，監(jiān)督措施等方面進行細化完善，以高技術防范手段和嚴密的監(jiān)督制約措施對涉密檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行保護，完善各項規(guī)章制度是做好涉密檔案管理工作的保障。我們公司根據(jù)《保密法》、《檔案法》結合企業(yè)生產情況，制定了嚴密而簡明、易于操作的保密管理細則，如《涉密檔案保密管理細則》、《涉密檔案歸檔制度》、《涉密檔案利用制度》、《涉密檔案解密制度》等，使涉密檔案管理工作有制度可依，有章可循，同時用制度約束管理者在收集、整理、編訂、保管、使用、解密、銷毀等涉密檔案管理的各個環(huán)節(jié)不出差錯，減少泄密事件的發(fā)生。對不同涉密載體(光盤、U盤等介質)的檔案分門別類的制定規(guī)章制度，各類涉密檔案根據(jù)密級的不同，按照國家密級保管要求(秘密級10年，機密級20年，絕密級30年)制定不同的管理措施，辦理相對應的登記審批手續(xù)，任何個人都無權私自存放、使用涉密檔案，涉密檔案必須在規(guī)定時間內使用完經審核后及時歸檔，不得隨便摘抄復印、復制、遺失。如有失泄應及時查明原因，盡快補救，減少損失。這么多年來，我們公司從無發(fā)生涉密檔案失泄事件，多次被河南省國防科工委評為保密先進單位。

2.2 精細日常管理

著名的“海恩法則”強調，再完善的規(guī)章制度，在實際操作中也無法取代人的素質和責任心。物防、技防不如心防，檔案保密工作重在心防，心防搞好了就會減少無意識的失密，就會少些因為“無知”造成的失密，更不會去違背規(guī)章制度，更不會有心竊密。因此，應該將安全保密工作觀念、手段、方法傳遞到涉密檔案部門的每個管理者，定期檢查每一個工作程序，無論歸檔查收，整理編輯、借閱審批，密級保管，解密，銷毀等各個環(huán)節(jié)，涉密檔案都應在規(guī)章制度內運行，帳物相符，審批手續(xù)齊全，統(tǒng)計數(shù)字準確無誤。除了檔案部門自查，公司保密辦也制定周密細致的檢查制度，定期規(guī)范化的對涉密檔案管理部門及管理者進行多層次檢查，以“查”作為手段，以“補”作為出發(fā)點和落腳點，提高涉密檔案管理者的素質和責任心。涉密檔案管理人員無論在什么場合都要時刻警惕，從內心深處做到不想、不敢、不做違反保密制度規(guī)定的事。牢記國防科技工業(yè)涉密人員行為“十不準”，做到守口如瓶，萬無一失，即保管的涉密資料不泄密，不損壞，不丟失，不散亂。嚴禁提供與配套項目研制無關的涉密信息，嚴禁將工作中知悉的國家秘密泄密給無關人員。

實踐證明，對涉密檔案進行精細化管理，是做好涉密檔案保密，維護檔案安全的科學方法，能夠最大限度的實現(xiàn)涉密檔案的利用價值，更好的為企業(yè)和社會服務。