電子檔案信息安全處理措施淺析

摘要:信息技術的飛速發展和廣泛應用使人類生活的各個方面發生了巨大的變化。計算機應用于辦公自動化和自動化工程設計，己產生了大量的CAD或公文性電子文件。由此引起的對電子文件和電子檔案的管理，是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。計算機的普遍應用、電子文件的大量產生、信息高速公路的建成，為縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息，搞好信息服務，實現信息共享，無疑將會帶來極大的方便，同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。

關鍵詞:電子檔案 問題 對策

0 引言

檔案的電子化管理，檔案信息數字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現化化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統的不斷開發，電子文件檔案的管理將在現代的檔案管理工作中發揮出它應有的作用。

1 現代的檔案管理工作的轉變

1.1 檔案載體的轉變 在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

1.2 企業檔案的分類變化 舊有的關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。

1.3 檔案接收和保管上也有所改變 在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。

2 電子文檔信息安全處理措施

在電子文檔的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。電子文檔全過程管理中有關維護其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面:

2.1 加強對電子文檔制作和管理人員的管理

電子文檔是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的，因此，對參加電子文檔制作和管理的人進行審查是至關重要的。要禁止那些道德品質不好、工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文檔制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文檔原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強對電子文檔制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文檔制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外還要進行教育，不斷地提高電子文檔的制作者和管理人員的責任心，要使他們養成忠于職守的品質，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平，這是保證電子文檔原始性、真實性的根本措施。

2.2 建立電子文檔全過程管理的制度 電子文檔從形成到電子檔案的開發利用，中間經過很多環節。哪一個環節的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文檔的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文檔全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子文檔形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態下發生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文檔的歸檔范圍、歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質文件相比，都有很大區別，要明確無誤地作出規定。歸檔時應對電子文檔進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文檔的原始性、真實性和完整性造成極大危害。

電子文檔歸檔應對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文檔的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現電子檔案長期保存所必須進行的載體轉換也要采取明確的措施，防止在轉換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發利用活動的管理。

2.3 建立電子文檔管理的記錄系統 紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式特征就不會再發生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子文檔形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文檔的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文檔建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文檔的管理和使用情況。電子文檔形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文檔的原始性和真實性。

電子文檔管理系統本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文檔真實可靠的有效依據。對于從收集、積累階段就在網絡系統上傳遞的電子文檔，可通過網絡系統的自動記錄功能記錄有關信息;對于以存儲載體方式進行收集、積累的電子文檔，還要輔以必要的人工記錄。

總之，維護電子文檔的憑證作用，涉及到多方面因素，它有賴于信息技術的進步、電子文檔管理水平的提高以及有關法律的建立和完善，還需要建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每個環節堵塞信息失真的隱患，這些都是維護電子檔案憑證作用的重要措施。辦公自動化的廣泛實現，信息高速公路的建成，對傳統的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰。