淺議固定資產的內部控制

摘要:隨著一系列內部控制規范的發布，標志著我國企業由粗放型管理向精細化管理轉變，由注重經營增長方式向注重發展質量變化。而固定資產作為企業資產的重要部分，是單位產生效益的源泉，固定資產的安全是投資者、債權人和其他利益相關者普遍關注的資產重大問題，是單位可持續發展的物質基礎。

關鍵詞:企業 固定資產 內部控制

0 引言

如果說會計準則是縱向延伸，則內部控制就是橫向發展;如果說會計準則是確認、計量和報告的直線，則內部控制就是涵蓋多項業務環節的立體;如果說左手要抓會計準則建設，則右手就要抓內部控制建設;統籌兼顧，和諧共生。隨著一系列內部控制規范的發布，標志著我國企業由粗放型管理向精細化管理轉變，由注重經營增長方式向注重發展質量變化。而固定資產作為企業資產的重要部分，是單位產生效益的源泉，固定資產的安全是投資者、債權人和其他利益相關者普遍關注的資產重大問題，是單位可持續發展的物質基礎，且固定資產的管理是一項復雜的組織工作涉及的部門多，技術性強，良好的固定資產內部控制，應當為固定資產安全提供扎實的制度保障。而一旦其失控所造成的損失將遠遠超過流動資產。固定資產管理中常見的弊端有:盲目購建;資本性支出成本化，固定資產的處置不合理，人為控制折舊的計提以調節利潤等。相應的，其關鍵的內部控制可以從以下幾個方面入手。

1 科學的職責分工

企業應當建立固定資產業務的崗位責任制，職責分工、權限范圍和審批程序應當明確規范，機構設置和人員配置應當科學合理。固定資產的購置必須經過請購、批準、訂購、驗收、貨款結算等環節。購置業務的全過程不得由一個部門完全辦理，相關部門之間應該相互牽制。

2 制定流程圖，注重流程管理

從固定資產投資項目的決策、購置到固定資產的日常管理、最后處置，最好編制一系列簡單易行的流程圖，相關業務經辦人員根據這些流程圖執行有關固定資產的業務。不少企業雖然有一整套的管理制度，但是執行起來卻不盡人意，很多業務人員經辦有關事項時，不遵守企業的規章制度。很多情況下，并不是業務人員有意違反企業的制度，一個重要的原因是企業缺乏可供操作性的流程，指導業務人員處理經濟業務。固定資產內部控制進行流程管理，使員工的工作按程序進行，而不是來自于領導的命令。

3 科學的規范決策過程

3.1 預算的管理。企業再根據自身經營發展的需要編制本單位下年度的固定資產預算計劃，固定資產預算經董事會批準后生效。對于投資金額較大的項目必須進行可行性研究并編制投資預算按規定程序審批，上聯席會匯簽通過后將決議形成書面文檔，便于日后控制支出總額和追究責任。

3.2 購置固定資產。

3.2.1 請購。設備使用部門應該根據經營管理的需要，提前向設備管理部門提出請購申請;請購申請應明確填寫請購理由、設備名稱、數量、規格、預計金額、需用日期等要求。請購單被批準后，設備管理部門或采購部門應填制訂購單，訂購單應正確填寫所需物品的名稱、規格、數量、價格、時間、廠商名稱和地址等，預先予以編號，并經被授權的采購員簽字。

3.2.2 采購。采購中應當實行比價采購的方式，選擇多家供貨單位進行比較，從中選出性價比最高的進行采購，以保證供貨的質量、及時性和經濟性。固定資產的采購，需要預付款項的，必須與供應單位簽訂合同。合同一式兩份，由供貨方和采購部各保留一份，采購部應復印一份留存，原件交財務做付款入賬的依據。采購這一環節是內部控制的重中之重，據查國有企業這一環節中的職務犯罪案發數，一直居其他環節之首。如:2003年3月初，寶山檢察院接到舉報，某公司供銷科科長張某在外購買高檔房，與其收入明顯不符。調查后發現張某權力很大，每年公司的供應材料幾乎由他一手操辦。按內部規定，一次性采購款超過30萬元的應由上級領導審批，但只要“把好尺度”不“上線”，所有業務都由科長一人說了算。2000年4月至案發，張某當科長近10個月，就受賄達17余萬元。供應科采購員李某收了某私營物資公司1萬元，以購買450萬元的供應合同作為交換，而在此前后李某還利用采購權，受賄9.21萬元據統計，實行招投標采購材料后，平均價格下降了兩至三個百分點，同時，供應商也認為，實行招投標后，公關及各項應酬費用明顯下降，采購期縮短10%左右。

3.2.3 驗收。購置的固定資產到達之后，設備管理部門要及時通知設備驗收部門進行驗收。設備管理部門及驗收部門要嚴格按訂購單上要求進行驗收，并填制驗收單。需要安裝的固定資產，設備管理部門要及時組織固定資產的安裝與調試工作。固定資產達到可使用狀態后，設備管理部門應該及時將固定資產移交給設備使用部門。移交時，應填制設備移交清單。

3.2.4 入賬。設備管理部門應對固定資產實行卡片管理。固定資產卡片必須詳細記錄固定資產的使用單位或使用人、存放地點、固定資產名稱、取得方式、原值、預計使用年限、已使用年限、已提折舊等。

4 固定資產的日常管理

固定資產的內部控制是全方位的控制，從固定資產投資決策、購置，一直到日常管理和處置，每個環節都很重要。很多企業比較重視固定資產的購置，但固定資產購買回來后，對日常管理卻不夠重視。企業應當設立了完善的固定資產實物臺賬管理制度，對臺賬的設置、登記、保管、報告進行詳細的規定，并加以執行。通過對固定資產的臺賬管理，可以較好地保證了固定資產的完整性和安全性，維護了資產的正常運行。具體包括①折舊情況表。各單位應當根據具體固定資產的性質和消耗方式，合理地確定固定資產的預計使用年限和預計凈殘值，并根據科技發展、環境及其他因素，合理地選擇固定資產的折舊方法。固定資產的預計使用年限、預計凈殘值和折舊方法一經確定，不得隨意變更。如需變更，應報集團公司財務部批準。②固定資產增減變動情況表。固定資產增減變動要及時進行會計處理。對未使用、不需用固定資產要及時辦理封存手續。清理報廢的固定資產殘值應及時入帳，實物要妥加保管和統一處理。③盤點表。財務部門應依據固定資產明細賬，定期與設備管理部門進行對帳，做到賬、卡、物相符。④維修狀況表。固定資產的維護和保養工作應納入預算。因管理不善或使用不當等人為責任而引起的固定資產維修，設備管理部門應查明原因，分清責任，進行相應處理。對于維修和保養所發生的費用根據情況計入當期或分攤計入各期成本費用。

5 固定資產的處置

5.1 正常的報廢。對已到期、毀損嚴重的、沒有維修價值的固定資產，由固定資產的使用部門向固定資產的管理部門提出申請，管理部門報財務和總經理批示后對實物進行處理并將處理結果書面通知財務部門，財務部門按處理結果進行賬務處理。

5.2 固定資產的毀損和非正常報廢，應由設備管理部門查明原因，分清責任，進行相應處理。

5.3 突出閑置固定資產的處置。企業閑置的固定資產是指連續停用1年以上或新購設備因計劃變更不用以及技改等更換下線，仍具有使用價值的固定資產。閑置固定資產不僅占用了企業大量的資金，而且對于閑置資產不合理的處置將會造成資產流失，給企業帶來較大的損失。因此，在此案例中，該公司對于閑置固定資產的處置從審批同意到妥善保管、到正確核算再到充分有效利用都作了相應的規定，并在此過程中注意各部門的有效制衡。

6 注重固定資產的內部控制自我評價

內部控制的評價，在我國很多企業中一直是一個薄弱環節。一般來說企業都有相應的內部控制制度。但不少企業對如何評價和考核內部控制的運行卻缺乏經驗和有效的手段。企業應當制定詳盡的內部控制審核項目，并成立企業內部審核小組。從固定資產的購置到日常管理再到處置，都由企業內部審核小組予以關注。通過內部審核，有效地監督了內部控制的運行情況，對出現的問題能夠及時發現，并予以糾正。

一個有希望的企業，它的內控是嚴密的。因為市場競爭越激烈，企業的內部管理應越嚴密，這是不爭的事實。我們常說的管理混亂，準確地說是管理秩序的失控，是內控的失敗。內控失敗帶給企業的危害是內傷型的，是以犧牲企業的利潤和隊伍的凝聚力為代價的。從小事做起，從身邊做起，把內部控制落到實處。