淺論對燃氣管網工程檔案的管理

摘要:燃氣管網輸送的介質是易燃易爆的危險氣體，使得燃氣管網系統檔案顯得更為重要。準確完整的燃氣檔案材料，對燃氣管網泄露的搶險搶修至關重要。城市建設的加速發展，對燃氣檔案管理提出了高要求，因此，加強燃氣檔案管理是非常重要的。從七個方面淺論加強燃氣工程檔案管理。

關鍵詞:燃氣工程 工程檔案 檔案管理

0 引言

隨著天然氣的不斷開發和利用，管道燃氣在城市中不斷普及。天然氣管道的站、場，城市燃氣管網，庭院戶內管網，汽車加氣站，液化天然氣站等都成為城市燃氣系統的重要組成部分。燃氣管網也是城市基礎設施的重要組成部分，加上燃氣管網輸送的介質是易燃易爆的危險氣體，使得燃氣管網系統檔案顯得更為重要。燃氣檔案對工程質量評定，工程竣工后的管理和維護以及對新建工程的準備，都具有重要的利用價值。因此對燃氣檔案的有效管理是非常重要的。

1 燃氣檔案的內容

燃氣整體工程竣工檔案宜包括下列內容:

1.1 工程依據文件:①工程項目建議書、申請報告及審批文件、批準的設計任務書、初步設計、技術設計文件、施工圖和其他建設文件;②工程項目建設合同文件、招投標文件、設計變更通知單、工程量清單等;③建設工程規劃許可證、施工許可證、質量監督注冊文件報建審核書、報建圖、竣工測量、驗收合格證、工程質量評估報告。

1.2 交工技術文件:①施工資質證書;②圖紙會審記錄、技術交底記錄、工程變更單(圖)、施工組織設計等;③開工報告、工程竣工報告、工程保修書等;④重大質量事故分析、處理報告;⑤材料、設備、儀器等的出廠的合格證明，材質書和檢驗報告;⑥施工記錄、隱蔽工程記錄、焊接記錄、管道吹掃記錄、強度和嚴密性試驗記錄、閥門試驗記錄、電氣儀表工程的安裝調試記錄等;⑦竣工圖紙:竣工圖應反映隱蔽工程、實際安裝定位、設計中未包含的項目、燃氣管道與其它市政設施特殊處理的位置等。

1.3 檢驗合格記錄:①測量記錄;②隱蔽工程驗收記錄;③溝槽及回填合格記錄;④防腐絕緣合格記錄;⑤焊接外觀檢查記錄和無損探傷檢查記錄;⑥管道吹掃合格記錄;⑦強度和嚴密性試驗合格記錄;⑧設備安裝合格記錄;⑨儲配與調壓各項工程的程序驗收及整體驗收合格記錄;⑩電氣、儀表安裝測試合格記錄; 在施工中受檢的其他合格記錄。

2 燃氣工程檔案的特點

燃氣工程除具有一般檔案的特點外，還有其自身的特點，表現在:

2.1 成套性。燃氣建設檔案的特點是由燃氣建設項目的特點決定的。因此，圍繞著一個燃氣工程建設的基本建設活動，就自然形成了一個相互密切聯系的燃氣建設項目檔案的整體，共同反映了燃氣建設項目活動的全貌。

2.2 內容構成的繁雜性。燃氣項目建設并非一個部門、一個專業所能及的事，它往往是多部門、多專業、多地區、多國家的綜合成果。這就使其在整個活動中產生的文件材料面廣、量大、分散、復雜。

2.3 材料來源的廣泛性。燃氣工程建設項目從立項到竣工驗收要涉及工程決策、指揮、設計、施工、檢查驗收、后勤等許多單位和部門，有的還要涉及海外以及外國政府和廠商。如外國政府貸款項目就涉及外國政府及國內外的諸多的科研部門和廠商，都會產生大量的文件材料這給收集工作帶來一定的困難。

2.4 材料形成的階段性。燃氣建設項目檔案材料的形成具備階段性特點。大致可以分成前期準備階段，工程設計階段，工程施工階段，竣工驗收階段和使用維護階段。掌握其階段性特點，對燃氣建設項目檔案的收集和初步整理具有指導意義。

2.5 產生時間的延續性。燃氣建設項目投資大，工期長，往往要經過數年時間艱苦奮斗才能竣工，甚至長期在建。其文件材料的產生也是隨著整個工程的進展而逐漸產生，并一直延續到工程竣工驗收后的管理，使用和維護階段，這就構成了燃氣建設項目檔案產生時間上的延續性的特點。

2.6 語言文字的多樣性。燃氣項目建設常常借鑒幾個國家同類型項目建設的經驗，有時組團到外國考察，有時要引用外資，外技和外國設備，有時還請外國專家來華做技術指導，并調試其設備等，產生大量的外文文件材料，這要求檔案人員必須具備一定的外語水平。

2.7 材料載體的復雜性。燃氣建設項目檔案除一般的紙質檔案外，還有大量的照片、膠片、磁帶等涉及其他載體形式的實物檔案，這就給檔案管理和保護工作提出了更高的要求。

2.8 材料使用的頻繁性。燃氣項目建設是在先進行圖紙設計，后按圖紙施工的原則下進行的，其文件材料，尤其是工程后的竣工圖紙的利用率相當高，從工程施工到竣工驗收，以及以后的使用、維護和改擴建都離不開它們做依據。材料使用的頻繁性要求在燃氣項目建設過程中嚴格各種檔案管理制度，以確保文件材料的完整、準確和安全。

3 燃氣工程檔案的現狀和加強燃氣檔案管理的必要性

科技檔案、工程技術檔案是近幾十年來才出現的檔案管理內容，工程技術檔案的規范和標準也是逐步頒布和實施。對于燃氣企業和施工企業都是新知識、新內容。燃氣企業剛成立、工程剛開始的時候，人員配置不齊，分工不明確，檔案收集意識不強，規章制度不健全，對收集的內容不明確，不規范，都是造成檔案資料缺失、不齊的原因。特別是燃氣工程建設初期，由于工程建設速度快，多家施工企業同時施工，自身經驗、管理水平和力量不夠，重建設，輕檔案，造成了工程檔案資料管理混亂遺失。燃氣管道不僅鋪設在城市的主干道和支干道上，還遍布在城市的各個角落，燃氣管道網絡縱橫交錯，錯綜復雜。近年來，城市發展日益加快，新城區在不斷開發，老城區逐漸改造，使得管網的局部管位進行了調整和改變，道路的拓寬，更改的資料缺失或未歸檔，也使得燃氣檔案不完整。準確完整的燃氣檔案材料，對燃氣管網泄露的搶險搶修至關重要。城市建設開挖損壞燃氣地下管道的事情是有發生，給城市安全造成危險。城市建設的加速發展，對燃氣檔案管理提出了高要求，因此，加強燃氣檔案管理是非常重要的。

4 燃氣檔案管理的有效措施

4.1 思想上重視燃氣檔案的管理工作，齊抓共管。

工程建設中普遍存在重建設，輕檔案的思想。有些當事人沒有檔案的概念和意識，所經手的檔案資料隨手亂放，一旦調離現任崗位后，作為廢紙處理，使得許多很重要的工程檔案丟失，造成了不可彌補的硬傷。施工和監理單位到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，對整理資料一般都是被動應付，這樣往往造成資料缺失、不完整，準確性難以保證。加強對工程技術人員和工程檔案管理人員的培訓力度，認清燃氣工程檔案的意義和重要性，使參與建設的所有人員從思想上都重視燃氣檔案的管理工作，齊抓共管。

4.2 提高檔案人員的素質和積極主動性，保證檔案資料的收集完整性。

燃氣檔案管理的好壞，直接影響到燃氣工程維護的安全，關系到人民生命和財產的安全。檔案人員應自覺的加強學習，理解燃氣工程檔案的相關政策、規定及相關的業務知識，明確燃氣工程檔案的歸檔范圍，并積極主動地深入建設一線和各個相關業務部門收集和指導收集檔案資料。采用以下收集方法:

4.2.1 跟蹤收集。燃氣工程是一項建設工期長，持續建設的在建工程。在建設過程中，人員的更新替換，使得許多有價值的第一手資料收集困難;燃氣工程的局部調整和改變也容易忽視檔案資料。因此要加強與各相關業務部門的聯系，經常深入建設一線，采用跟蹤收集。這種收集方法費時費力，但效果很好。

4.2.2 分階段收集。燃氣工程分前期準備階段，設計階段，工程施工階段，工程竣工驗收階段和工程決算階段。在各階段收集的內容不同，收集的對象主體不同，因此，及時掌握工程進展情況，加強檔案的收集力度，盡量避免檔案原始材料的丟失，保證工程檔案的連續性、完整性。

4.2.3 強制性收集。這種方法是在各單項工程竣工驗收前要求施工和監理等單位將資料交到建設單位的檔案部門，檔案部門參與竣工驗收，驗收后再將工程尾款除工程保證金外支付與施工和監理單位。這樣對施工和監理單位有一定的約束力，保證了施工和監理的資料不會流失。

4.3 建立檔案的規章管理制度，使檔案工作做到有章可循。

檔案工作要有序的進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始，檔案室應向各施工單位分發國家標準GB/T50328-2001《建設工程文件歸檔整理規范》和《地方城建檔案館關于報送城建檔案質量規定》，同時還應發放本企業的項目文件歸檔制度，在收集、編制和交接竣工檔案資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化，從而有效的控制檔案的歸檔質量。

4.4 加強施工管理，強化檔案材料的編制工作。

燃氣工程施工檔案材料、竣工圖的質量，關鍵在于編制形成過程。加強對各參建單位技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。加強施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，力求檔案材料真實、準確、完整，符合標準。為燃氣工程維護保養，搶險搶修提供有效的保障。

4.5 嚴格把好竣工驗收檔案質量關。

燃氣單項工程在竣工驗收前，各參建單位的檔案資料必須交至建設單位的檔案部門。移交的檔案資料必須經施工單位自檢，工程監理人員和建設單位的工程管理人員、檔案管理人員的檢查、審核和簽字認可。對燃氣工程中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，查缺補漏，使竣工材料、竣工圖做到真實、準確、完整，歸檔范圍符合要求。不按規定移交檔案或移交檔案不符合要求的，不結清尾款，以確保燃氣工程建設檔案的完整準確。

4.6 及時補充完善系統動態變更的檔案，使燃氣檔案完整準確。

近年來，城市建設的速度不斷加快，新城區的建設，老城區的改造，天然氣管道也隨城區的改變而變動，新技術在天然氣工程中的應用和替換，都使得燃氣工程檔案的完整性和時效性發生著變化，需要及時補充變更后的燃氣工程檔案，及時補充完善系統動態變更的檔案，確保燃氣檔案的完整性、準確性和有效性。

4.7 利用現代化手段進行檔案管理。

計算機普及和數字化技術的應用，推動了檔案的數字化建設。有效利用計算機資源，建立燃氣檔案檢索系統，提高檔案的管理水平，提高了工作效率。在檔案管理工作中，各類信息存在著邏輯上的依存關系，即相關內容應該是一致性的，例如卷宗與庫房管理、編碼與實際含義，總件數與分類件數等等。這些關系在進入計算機系統后就變成了數據庫與數據庫之間、數據字段之間利用運行程序之間的邏輯關系。邏輯關系和信息數據實體共同組成了計算機數據庫。同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。我們可以逐步建立燃氣管網電子圖紙及檢索系統，利用網絡與檢修部門進行資源共享，對提高檢修速度和準確度都有著不可替代的效果。

最后，要全面提升檔案數據庫系統的管理和服務水平是一個艱難的過程，涉及方面很多，需要投入大量的人力和物力，需要做許多基礎工作，總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機;趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過大家的共同努力，我們一定會做得更好。

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