Excel數(shù)據(jù)自動生成與Word郵件合并功能在檔案管理中的應(yīng)用

摘要:第一部分介紹了Excel數(shù)據(jù)自動生成技術(shù)。選種數(shù)據(jù)自動化呈現(xiàn)的方式為快捷查詢和瀏覽信息提供了極大的方便，特別是電子照片自動生成，填補(bǔ)了現(xiàn)有很多文獻(xiàn)的某些不足。第二介紹了Word郵件合并功能，可以在同一文檔中一次性生成數(shù)據(jù)、照片、文檔等。

關(guān)鍵詞:Excel;Vlookup;Match;Indirect;自動生成;Word郵件合并;一次生成

中圖分類號:TP317

文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1002-2422(2010)06-0112-02

使用Excel的數(shù)據(jù)自動生成技術(shù)可以一目了然且方便快捷地查閱所需要的信息，即只要在某個單元格內(nèi)輸入一查詢關(guān)鍵字，其它數(shù)據(jù)就會立即自動呈現(xiàn)出來，由于這種技術(shù)的實(shí)現(xiàn)是借助于Excel的函數(shù)和公式，所以可以盡情在工作表上設(shè)計(jì)查閱界面，使之更符合工作實(shí)際。另外，在日常的工作過程中，可能常需要填寫并批量打印各種各樣的具有規(guī)律格式的資料，如信封、請柬、獲獎證書、通知單等。這些資料的格式都相同，只是具體的數(shù)據(jù)有所不同，一份一份編輯打印，即使每份資料只修改個別數(shù)據(jù)，操作也是十分繁瑣的，若是這些資料有成百上千份，則工作的強(qiáng)度和工作量可想而知。因此為了減少不必要的重復(fù)工作，提高工作效率，可以使用Word中的郵件合并功能來與Excel交換數(shù)據(jù)，從而輕松實(shí)現(xiàn)一次生成、批量打印的目的。

以學(xué)生檔案處理系統(tǒng)為例，介紹兩個主要工作成果，示范效果如圖1所示，希望能為教師和學(xué)校管理者日常工作提供幫助和借鑒。

1 準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

先在Excel中建立“基本信息”的工作表，這張表不僅是“學(xué)生檔案處理系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)來源，也是Word郵件合并功能的前提。數(shù)據(jù)源包含了數(shù)據(jù)賴以自動生成的變化信息，也包括了Word郵件合并中在各個合并文檔中各不相同的數(shù)據(jù)，如畢業(yè)證書里的身份證號、姓名、性別等字段。在“基本信息”工作表中(本文假定輸入50名學(xué)生信息)，根據(jù)“學(xué)生檔案”工作表中的界面(見圖1)，從A列到O列依次建立身份證號、姓名、性別、專業(yè)班級、英語、計(jì)算機(jī)、聯(lián)系方式、民族、政治面貌、家庭住址、郵編、宅電、照片、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、獎懲記錄等字段(其中照片放置在M列1，然后依次輸入學(xué)生以上各字段的信息。把“基本信息”工作表作為Excel工作簿的第一張工作表。

2 Excel數(shù)據(jù)自動生成

2.1 數(shù)據(jù)的自動生成

首先，在“姓名”后的F2單元格輸入函數(shù)=IF(ISER-ROR(VLOOKUP(B2，基本信息!A2:051，2，F(xiàn)ALSE))，“查無此人”，VLOOKUP(B2，基本信息!A2:051，2，F(xiàn)ALSE))”。意思是從“基本信息”工作表A2:F51區(qū)域的第一列中精確查找有沒有在B2單元格輸入的身份證號，若有，則輸出該區(qū)域第2列中與該身份證號對應(yīng)的“姓名”數(shù)據(jù)，若沒有，則輸出“查無此人”。

然后在H2單元格輸入“=IF(VLOOKUP(B2，基本信息!A2:051，3，F(xiàn)ALSE)=”“，”“，VL00KUP(B2，基本信息!A2:051，3，F(xiàn)ALSE))”，意思是:如果公式VL00KUP(B2，基本信息!A2:051，3，F(xiàn)ALSE)返回值是空(“”)，則顯示“空”(”“)，即什么也不輸出，反之顯示公式的返回結(jié)果。這里用If語句很有必要，否則系統(tǒng)有可能在空欄自動出現(xiàn)0。

接下來在B3、F3、H3、B4、F4、H4、B5、F5、H5這些單元格中輸入H2單元格中的公式，并把其中的數(shù)字“3”分別修改為其對應(yīng)的列數(shù)，如B3對應(yīng)4，F(xiàn)4對應(yīng)8等。

2.2 照片的自動生成

根據(jù)選取的身份證號，定位在“基本信息”工作表中的該學(xué)生的照片單元格。執(zhí)行“插入→名稱→定義”，在“當(dāng)前工作簿中的名稱”欄輸入“abc”(名稱可隨意指定)，在“引用位置”欄輸入=INDIRECT(“基本信息!M“MATCH(學(xué)生檔案!$B$2，基本信息!$A:$A，0)”。如圖2所示。

MATCH(學(xué)生檔案!$B$2，基本信息!$A:$A，0)的意思是:在“基本信息”數(shù)據(jù)區(qū)域的A列中尋找在B2單元格輸入的身份證號的第一個數(shù)值的位置，然后輸出該身份證號所在的行數(shù);由于用連接的是一個字符串，而不是一個有效的引用，所以最后再用INDIRECT函數(shù)引用“基本信息”工作表M列對應(yīng)行數(shù)的值，這個對應(yīng)行數(shù)就是剛才MATCH函數(shù)輸出的結(jié)果，例如輸出2，則就是引用“基本信息”工作表M2的值。接著依次執(zhí)行“視圖→工具欄→自定義→工具”，在右邊的列表中找到小照相機(jī)圖形，點(diǎn)鼠標(biāo)左鍵不松，把該按鈕拖動到工具欄中。然后選取“學(xué)生檔案”工作表的任一個單元格，點(diǎn)擊一下工具欄中的小照相機(jī)圖形，這時指針會變成一個小細(xì)黑十字。用拖動的方法可以在“學(xué)生檔案”工作表中的任意單元格上拖畫一個圖形。選取拖畫出的圖形，在編輯欄中輸入“=abc”，回車，再放到照片單元格所在的區(qū)域即可。

3 word郵件合并功能

3.1 數(shù)據(jù)的一次生成

新建Word文檔，制作并排版一張與“學(xué)生檔案處理系統(tǒng)”形式類似的表格。為了使最后生成的文檔每頁格式都一致，需事先執(zhí)行“插入一分隔符”命令，分級符類型選擇“下一頁”。然后選擇“工具→信函和郵件→郵件合并…”菜單，在右側(cè)的“郵件合并”任務(wù)窗格中，選擇文檔類型是“目錄”，單擊“下一步:正在啟動文檔”，選擇“使用當(dāng)前文檔”，單擊“下一步:選取收取人”，選擇“使用現(xiàn)有列表”，再單擊“下一步:選取目錄”，在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中找到前面已準(zhǔn)備好的用來做數(shù)據(jù)源的Excel文件。

執(zhí)行“視圖→工具欄→郵件合并”，打開“郵件合并”工具欄。在郵件合并的模板文件中，利用“郵件合并”工具欄中的“插入合并域”按鈕插入的域(顯示的是“字段名”)，在合并時會被數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)逐一替代，最后單擊“郵件合并”工具欄中的“合并至新文檔”按鈕，即可一次性生成所有學(xué)生的表格和數(shù)據(jù)。

3.2 照片的一次生成

照片的一次生成要復(fù)雜得多。首先要做好如下兩個準(zhǔn)備工作:

(1)把數(shù)據(jù)源文件、電子照片和最后一次所生成的Word文檔放在同一目錄下。

(2)在Excel輸入照片的存放路徑，若已把數(shù)據(jù)源文件和照片放在同一目錄下，所以只要直接輸入文件名即可，注意要帶后綴名，否則只能輸入絕對路徑。

接下來，在表格中將光標(biāo)置于需要插入照片的單元格內(nèi)，按“ctrl+f9”輸入一對域符號，在其內(nèi)輸入“ineludepie-ture”，再將光標(biāo)置于ineludepietum與空格之后右花括號之前，單擊郵件合并工具欄上的“插入域”按鈕，選擇“照片”，單擊“插入”，最后單擊“合并到新文檔”按鈕，如果什么也沒有或“錯誤!未指定文件名”，此時按“Ctrl+A”全選此文檔，按F9鍵更新域即可。

需要說明一下，不僅照片可以郵件合并，文檔亦可以郵件合并，只要把includepicture改為ineludetext即可，其它類似。插入的文檔可以是doe、txt、xml、htlm等一切文本文檔，當(dāng)然前提是在Excel數(shù)據(jù)源中輸入文檔的存放路徑。這樣可以進(jìn)一步生成更多更豐富的信息。

4 結(jié)束語

由于所有的數(shù)據(jù)和照片已一次性地生成在同一文檔中，所以統(tǒng)一打印不再是問題。若保存好打印模板，每屆學(xué)生的檔案信息只要合并到模板文件中，便可以一次生成檔案文檔，從而使得這項(xiàng)工作變成一勞永逸的事。當(dāng)然，通過Excel數(shù)據(jù)自動生成，也可單獨(dú)查閱和打印具體某個學(xué)生的檔案信息。

參考文獻(xiàn)

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