利用EXCEL進行成績管理的幾點體會

摘要:考試成績的登記、統計、分析等，是每一名教師和學籍管理人員重要而枯燥的工作，但利用好EXCEL的強大功能，可很好的減輕工作量，提高工作效率。

關鍵詞;EXCEL:成績管理

中圖分類號:CA34

文獻標識碼:B

文章編號:1002-2422(2010)06-0128-02

1 利用建立單元格數據的“超鏈接”，來實現成績文檔的便捷管理

為了便于查找、操作和管理考試成績，我們往往將不同班級的成績文件存放在以不同院系、專業、年級命名的文件夾中。要想打開某一班級的成績，往往需要逐級打開多個文件夾，操作很煩瑣、費時。利用“超鏈接”功能建立一個能夠管理所有成績薄的“總控臺”，可以使這項工作變得簡單、快捷。

操作方法:建立一個管理成績薄的EXCEL(也可用WORD等其它文件)文件，并將所有要進行成績管理的單位名稱，分類一一錄入到不同的單元格中(如圖1所示)。然后，逐一選中相應的單位名稱，單擊右鍵或點擊“插入”下拉菜單，選中“超級鏈接”選項，在彈出的窗口中輸入存放該單位成績的EXCEL文件的完整路徑和文件名，按確定后，便使各單元中的單位名稱與存放成績的EXCEL文件建立了關聯。將該文件存放在桌面或在桌面建立快捷方式，“總控臺”宣告建成。以后，只要打開“總控臺”文件后，點擊單位的名稱，便可輕松、快捷的打開相應的EXCEL文件了。當不同班級的成績表以不同工作表存放在同一個工作薄中，同樣可以在該工作薄中專門建立一個導航工作表不實現對每個班級成績表定位激活操作。

2 利用設置單元格數據的“有效性”，來實現輸入錯誤時的即時報警

在成績錄入時，經常會出現因沒有按“回車”鍵而將兩個人的成績錄入在同一個單元格中，或誤將其它非數字字符輸入的情況，且在快速盲打輸入時不易被發現，造成后續輸入的成績全都出錯，從而影響成績錄入的效率和質量。利用設置單元格數據的有效性可以使計算機成為一個“報警器”，在你錄入錯誤時自動提示，并要求錄入正確數值。

操作方法:先選中要錄入成績的單元格，然后單擊“數據”菜單，并選中“有效性”選項。在彈出的窗口中，點擊“設置”選項卡，在“允許”一欄中選擇“整數”或“小數”，并在“數據”一欄下選擇“介于”項，然后在下方的“最小值”和“最大值”一欄中分別輸入“0”和“100”(考試成績多采用百分制);點擊“出錯警告”選項卡，選中“輸入無效數據時顯示出錯警告”，選取“樣式”一欄中的“警告”項，并在“出錯信息”欄中輸入出錯時要提示信息，如“輸入數據無效，請輸入0-100之間的數值!”等(如圖2所示)，按確定返回后，輸入錯誤“報警器”建造完畢。以后只要不小心輸入了小于0、大于100或非數值字符，電腦就會彈出警告窗口提醒你。

3 利用設置單元格數據的“條件格式”，來實現考試成績的分類顯示

成績錄入完畢后，可以利用設置“條件格式”來讓不同分數段的成績以不同的字體、字號、顏色等顯示出來，如讓大于90分的以紅色顯示、讓小于60分的用藍色顯示等，這樣就可一目了然的看出那些人成績優秀，那些人不及格了。

操作方法:選取存放成績的單元格，單擊“格式”菜單中的“條件格式”項，在彈出“條件格式”窗口的“條件1”中，分別選擇“單元格數值”、“小于”和“60”，并點擊“格式”按鈕，在彈出的窗口中，根據自己的需要選擇好字體、字號、顏色等后，返回“條件格式”窗口;按窗口下方“添加”按鈕，在“條件2”中，按上述辦法，設置好當成績大于或等于90分時的顯示格式(還可以添加其它分數段的顯示格式)，返回主界面后，你就會看到不同分數段的成績已經按你的要求區別顯示了(如圖3所示)。

4 利用“函數”編制的公式，實現考試成績的自動統計分析

成績登錄完畢后，接著要做的事情就是成績的統計分析，弄清楚有多少人“優秀”，有多少人“良好”，又有多少人“不及格”;算清楚優秀率是多少，良好率是多少，及格率或不及格率是多少;有時還要搞清楚該門課程的單位總評成績是優秀、良好、及格，還是不及格。這項工作如果由人工來做，既繁瑣又容易出錯，但交給由函數編成的公式來做，則非常簡單、容易。

操作方法:如圖4所示，我們可將每門課程的統計分析結果存放在該數據列的下方。以數學課程為例，將其成績統計分析結果數據分別存放在C23:C31區域的單元格中。下面就是各單元格中的計算公式:

優秀人數=COUNTIF(C2:C21，“>=90”)

良好人數=COUNTIF(C2:C21，“>=80”)-COUNTIF(C2:C21，“>=90”)

及格人數=COUNTIF(C2:C21，“>=60”)-COUNTIF(C2:C21，“>=80”)

不及格數=COUNTIF(C2:C21，“<60”)

優秀率=COUNTIF(C2:C21，“>=90”)/COUNTA(C2:C211

良好率=(COUNTIF(C2:C21，“>=80”)/COUNTA(C2:C21))

及格率=(COUNTIF(C2:C21，“>=60”)/COUNTA(C2:C21))

不及格率=(cOUNTIF(C2:C21，“<60”)/COUNTA(C2:C-21))

單位成績=IF(C29<0.7，“不及格”，IF(AND(C27>=0.45，C29>=0.9)，“優秀”，IF(AND(C27+C28>=0.45，C29>=0.9)，“良好”，“及格”)))。公式中，單位成績評定的規定是:當優秀率≥145%且及格率≥90%時，單位的總評成績為優秀;當優良率≥45%且及格率≥190%時，單位總評成績為良好:當及格率≥70%時，單位的總評成績為及格，否則當及格率<70%時，單位的總評成績為不及格。本公式稍做修改.還可實現將百分制成績轉變為五級制成績的工作。另外，分類統計優秀、良好、及格、不及格人數，還可用FREQUENCY()函數實現。

5 結束語

利用EXCEL強大的數據處理和管理功能，一定還可更高效的實現更多成績管理任務，本文只是拋了一塊磚，希望能引出更加優質的美玉面世。

參考文獻

[1]神龍工作室.Excel高效辦公-VBA范例應用[M].北京:人民郵電出版社，2006:90-96.

[2]李洋.Excel函數、圖表與數據分析應用實例[M].北京:清華大學出版社，2007:150-155.