如何開展ERP環(huán)境下的效能監(jiān)察

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隨著企業(yè)信息化技術(shù)的發(fā)展，對開展效能監(jiān)察工作在監(jiān)察效率、效果方面的要求更加嚴(yán)格。在效能監(jiān)察項目實施過程中，高度重視利用信息化手段開展效能監(jiān)察工作，努力借助企業(yè)ERP信息系統(tǒng)平臺，穩(wěn)步推進(jìn)該系統(tǒng)在效能監(jiān)察中的應(yīng)用，提高監(jiān)察效率，及時發(fā)現(xiàn)并糾正監(jiān)察中發(fā)現(xiàn)的管理漏洞，更加有效地發(fā)揮了監(jiān)督、保證和促進(jìn)作用。

充分利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成的優(yōu)勢

由于對原有手工業(yè)務(wù)流程的重新設(shè)計，ERP系統(tǒng)的實施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。在ERP系統(tǒng)實施以前，許多企業(yè)基于計算機(jī)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基本都是圍繞某一業(yè)務(wù)功能或者是職能部門運行的，比如銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)都不是基于跨部門的流程來設(shè)計的，各個系統(tǒng)互不關(guān)聯(lián)，形成信息孤島。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務(wù)集成，實現(xiàn)了跨職能部門的業(yè)務(wù)處理。在這種系統(tǒng)數(shù)據(jù)高度集成的條件下，效能監(jiān)察的監(jiān)察線索來源單一、清晰明了，杜絕了多個數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象，監(jiān)察人員不需要再從多個系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，而是僅由一個系統(tǒng)就能得到所有數(shù)據(jù)。

充分利用系統(tǒng)的預(yù)算控制及數(shù)據(jù)分析工具

業(yè)務(wù)活動的各個環(huán)節(jié)的流程都通過ERP系統(tǒng)來實現(xiàn)，系統(tǒng)本身的運行實際上就是工作流的運行。為了滿足企業(yè)在經(jīng)營管理上的需求，ERP軟件本身提供了預(yù)算管理功能，監(jiān)察人員利用這種預(yù)算管理功能進(jìn)行事前、事中、事后的效能監(jiān)察，將大大提高工作效率，減少工作量。另外，ERP系統(tǒng)中記錄了大量的、充分的、詳盡的原始數(shù)據(jù)，并且系統(tǒng)本身也提供很多標(biāo)準(zhǔn)報表及報表編輯分析工具，監(jiān)察人員可以直接利用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)報表及報表分析工具，進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和分析。

提高監(jiān)察人員對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能力

ERP系統(tǒng)功能強(qiáng)大，業(yè)務(wù)模塊眾多，必須熟悉ERP系統(tǒng)，才能更好地開展效能監(jiān)察。這就需要監(jiān)察人員加強(qiáng)對ERP系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，最好是從ERP系統(tǒng)實施開始就有監(jiān)察人員參與項目。實踐證明，參與ERP項目實施的人員往往是對ERP系統(tǒng)掌握程度最高的一批人。并且，學(xué)習(xí)不能僅僅局限于財務(wù)模塊，還要熟悉其他模塊的內(nèi)容，如銷售分銷、人力資源、系統(tǒng)管理等。只有這樣，在ERP環(huán)境下，監(jiān)察人員才能更大限度地開展效能監(jiān)察。

對ERP系統(tǒng)控制的完善程度進(jìn)行評價

效能監(jiān)察有一項重要內(nèi)容，就是評價單位各項控制制度和管理制度是否健全、適當(dāng)和有效。各項控制制度如果健全，那么就為提高經(jīng)濟(jì)效益創(chuàng)造了前提條件。ERP系統(tǒng)使企業(yè)所處的內(nèi)部風(fēng)險環(huán)境發(fā)生了變化。ERP系統(tǒng)的實施優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，減少或合并了業(yè)務(wù)流程中重復(fù)的、不增值的環(huán)節(jié)，原有的基于手工作業(yè)流程的內(nèi)部控制體系會發(fā)生變化，過去手工狀態(tài)下的控制風(fēng)險，由于ERP系統(tǒng)的引入而變成了系統(tǒng)控制風(fēng)險，如服務(wù)器死機(jī)、網(wǎng)絡(luò)癱瘓、系統(tǒng)權(quán)限管理不嚴(yán)、流程控制點缺失等情況。為防范這些問題，效能監(jiān)察必須對ERP系統(tǒng)各項控制環(huán)節(jié)進(jìn)行定期的審核，這些環(huán)節(jié)包括：業(yè)務(wù)流程、權(quán)限控制、軟硬件環(huán)境管理、數(shù)據(jù)備份等各種跟系統(tǒng)運行有關(guān)的內(nèi)容，評估其系統(tǒng)控制風(fēng)險的情況，并出具報告以作說明。