關(guān)注資產(chǎn)生命周期管理

文/唐守國 茅維華 蔣磊宏 顧一眾

當前固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)基本上還停留在增刪改查的傳統(tǒng)模式，而且與財務(wù)系統(tǒng)隔絕。若管理出現(xiàn)疏忽，就會造成兩者數(shù)據(jù)不一致。資產(chǎn)周期管理系統(tǒng)從傳統(tǒng)模式進化至資產(chǎn)整個生命周期的管理模式，并與財務(wù)系統(tǒng)進行信息交換，從而使資產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致。

資產(chǎn)周期管理的兩大需求

當前大多數(shù)高校均存在資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，比如設(shè)備管理系統(tǒng)、家具管理系統(tǒng)、房屋管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)。這些信息系統(tǒng)目標明確，按照各部門管理理念和實際需要，對相應(yīng)的資產(chǎn)進行管理。財務(wù)管理系統(tǒng)則自成體系，也有其管理內(nèi)容和特點，但是很少涉及資產(chǎn)管理方面的信息。各個資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)之間并無資產(chǎn)信息交流，相互之間形成信息孤島。如果人們在行政管理上不及時對資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)之間進行對賬，最終結(jié)果是各部門資產(chǎn)賬與財務(wù)賬總賬不符，明細賬相差太大。

造成賬目不符的原因大致有：

1.入賬日期的差別

財務(wù)系統(tǒng)以財務(wù)憑證生成日期（簡稱財務(wù)入賬日期）為準；資產(chǎn)系統(tǒng)的入賬日期（簡稱資產(chǎn)入庫時間）是資產(chǎn)信息保存到資產(chǎn)系統(tǒng)的時間或者資產(chǎn)購買時間。現(xiàn)實操作中兩者并不一致，財務(wù)入賬日期在資產(chǎn)入庫日期之后。而且，少數(shù)資產(chǎn)雖然在資產(chǎn)系統(tǒng)入庫，但是沒有在財務(wù)入賬。

2.捐贈資產(chǎn)

捐贈資產(chǎn)一般在資產(chǎn)系統(tǒng)入庫，很少在財務(wù)入賬，因為不涉及經(jīng)費問題。

3.資產(chǎn)報廢引起的問題

這部分問題最為棘手。因為財務(wù)部門要銷賬，就要明確資產(chǎn)入賬時到底入在哪個明細會計科目上，才能對當時發(fā)生的會計科目進行減值。對于資產(chǎn)入賬時的會計科目信息，資產(chǎn)系統(tǒng)是未知的。實際上，資產(chǎn)銷賬是不可操作的。

大多數(shù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)還停留在職能部門集中管理模式的階段。而現(xiàn)實情況是，隨著資產(chǎn)量的增大，分級管理的重要性逐漸凸顯。集中管理模式逐步要向分級管理模式過渡，以滿足資產(chǎn)管理的信息化需求。

為解決資產(chǎn)賬與財務(wù)賬不相符的問題和實現(xiàn)資產(chǎn)分級管理，上海交通大學(xué)建立了資產(chǎn)周期管理系統(tǒng)（以下簡稱：系統(tǒng)）。

資產(chǎn)變更管理方式的選取

通過調(diào)研和分析，我們發(fā)現(xiàn)：設(shè)備和家具管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量大，變更頻繁，賬務(wù)入賬和銷賬也就非常頻繁；房屋建筑物數(shù)量較少，變更也不頻繁；圖書資產(chǎn)雖然數(shù)量巨大，圖書館本身有自己的財務(wù)，明細賬由圖書館財務(wù)入賬，校財務(wù)處的財務(wù)入賬則是批量入賬。鑒于以上情況，設(shè)備和家具應(yīng)該作為重點管理對象，納入到本系統(tǒng)中進行管理。

對引起財務(wù)變更的資產(chǎn)變更的管理進行業(yè)務(wù)化、規(guī)范化和流程化。資產(chǎn)變更包括新增、增加、減少、銷賬等，它囊括了資產(chǎn)在整個生命周期中涉及的財務(wù)變動。

不涉及財務(wù)變動的資產(chǎn)變更（如校內(nèi)調(diào)撥，責任人、保管人變更等）可以靈活處理，既可以采用規(guī)范的流程化業(yè)務(wù)來解決，也可以采用傳統(tǒng)的增刪改查模式。

對兩種資產(chǎn)變更的管理方式的取舍，取決于職能部門管理的需求和最終用戶的便利性（人們一般在兩者之間折中）。資產(chǎn)生命周期信息流程如圖1。

圖1 資產(chǎn)生命周期信息流程

與財務(wù)相關(guān)的資產(chǎn)變更業(yè)務(wù)化

與財務(wù)相關(guān)的資產(chǎn)變更，必須組織到相關(guān)的變更業(yè)務(wù)中。業(yè)務(wù)是資產(chǎn)變更的原子單位，一個業(yè)務(wù)包含一個或者多個資產(chǎn)變更項，不同業(yè)務(wù)類型的資產(chǎn)變更項是不同的（見圖2）。比如資產(chǎn)購置，無論一次購置一個資產(chǎn)還是多個資產(chǎn)，都必須通過資產(chǎn)購置新增業(yè)務(wù)來申報。在某筆購置新增業(yè)務(wù)中，可以申購一個資產(chǎn)或者多個資產(chǎn)，這取決于財務(wù)報銷規(guī)范。

建立資產(chǎn)變更業(yè)務(wù)

業(yè)務(wù)對應(yīng)原來的手工填寫的五聯(lián)單或者報廢申請單。五聯(lián)單可以包含一個或者多個資產(chǎn)新增，而報廢申請單則可以包含一個或者多個資產(chǎn)的減少或者報廢。這些單據(jù)被抽象成資產(chǎn)業(yè)務(wù)，申報內(nèi)容對應(yīng)業(yè)務(wù)的資產(chǎn)變更業(yè)務(wù)項。單據(jù)種類對應(yīng)業(yè)務(wù)類型。不同的是業(yè)務(wù)類型在這里被細分了。五聯(lián)單包括的信息有限，往往不能全面反映報銷資產(chǎn)的信息，因此，往往還要申報人到相關(guān)管理部門進行詳細說明才能入庫。當然，也可以開發(fā)申報資產(chǎn)詳細信息的網(wǎng)站供填報。但是五聯(lián)單是必不可少的。而資產(chǎn)變更業(yè)務(wù)可以包括更多的資產(chǎn)詳細信息，而且與財務(wù)系統(tǒng)集成。因此，五聯(lián)單這類單據(jù)完全可以廢棄，從而減少很多重復(fù)勞動。決定業(yè)務(wù)種類的四個因素

資產(chǎn)業(yè)務(wù)種類決定因素有：一是業(yè)務(wù)本身；二是業(yè)務(wù)項內(nèi)容、流轉(zhuǎn)節(jié)點及方向；三是資產(chǎn)管理部門劃分；四是財務(wù)入賬單位（上海交通大學(xué)除財務(wù)處可以報銷外，部分部門實際上是獨立核算單位，也可以進行財務(wù)報銷）。第二個與第三個因素一般是相互影響的，不同管理部門對資產(chǎn)管理信息內(nèi)容并不一樣。

業(yè)務(wù)分類

根據(jù)業(yè)務(wù)本身來分，應(yīng)該分為資產(chǎn)新增、增加、減少、銷賬四類。值得注意的是，對于財務(wù)而言，只存在兩類業(yè)務(wù)，分別是財務(wù)增加和財務(wù)減少。在與財務(wù)接口時，轉(zhuǎn)換新增、增加資產(chǎn)業(yè)務(wù)為財務(wù)增加業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)換減少和銷賬資產(chǎn)業(yè)務(wù)為財務(wù)減少業(yè)務(wù)（見圖2）。

圖2 資產(chǎn)業(yè)務(wù)對象關(guān)系

根據(jù)上文的第二個與第三個因素來區(qū)分，業(yè)務(wù)分為設(shè)備新增、設(shè)備增加、設(shè)備減少、設(shè)備銷賬、家具新增、家具減少、家具銷賬等。如果考慮房屋和圖書，則分別需要增加對應(yīng)業(yè)務(wù)。

一般不針對財務(wù)入賬單位分解業(yè)務(wù)種類，否則業(yè)務(wù)種類數(shù)量太多，而且容易引起申報人員的理解錯誤并增加困惑。解決方案是給相關(guān)單位業(yè)務(wù)增加入賬單位選擇信息，申報者可以選擇入賬單位。

業(yè)務(wù)化的效果

在資產(chǎn)增加業(yè)務(wù)中，平臺實現(xiàn)了一個資產(chǎn)可以使用多個經(jīng)費賬號以及每個經(jīng)費賬號開支的金額，此信息最終會反映到財務(wù)的賬務(wù)中。固定資產(chǎn)報銷對應(yīng)會計科目及金額，作為變動永久保存在資產(chǎn)生命周期系統(tǒng)中，所以銷賬發(fā)生時，可以自動找到銷賬資產(chǎn)在當初增加業(yè)務(wù)發(fā)生時所使用的會計科目及金額，從而將銷賬信息推送給財務(wù)系統(tǒng)，而不需要人工查賬。資產(chǎn)安置地點使用房屋管理科管理的房屋建筑物權(quán)威數(shù)據(jù)，為資產(chǎn)日常管理以及資產(chǎn)清查提供便利。基層單位教師可以通過調(diào)撥或者移交等業(yè)務(wù)進行資產(chǎn)日常管理工作，實現(xiàn)卡物相符以及分級管理。

資產(chǎn)變更信息雙向流轉(zhuǎn)

資產(chǎn)變更業(yè)務(wù)的信息在資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門之間的流轉(zhuǎn)方向是雙向的。財務(wù)入賬信息會反饋到業(yè)務(wù)中，從而保證資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的信息一致，特別是財務(wù)憑證入賬日期。

資產(chǎn)變更業(yè)務(wù)信息應(yīng)該在各角色間有序流轉(zhuǎn)直到財務(wù)入賬完成，業(yè)務(wù)才算最終完成，最終在資產(chǎn)系統(tǒng)中入庫；否則，只是臨時保存的變更申請而已。這種方式保證資產(chǎn)明細賬相等，從而實現(xiàn)各職能部門總賬與財務(wù)總賬相符。

各類變更業(yè)務(wù)需要的審核節(jié)點、各個審核節(jié)點可以審核的信息、各節(jié)點間流轉(zhuǎn)方向等都需要規(guī)范化，并且將業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)節(jié)點和方向流程化（需要特別注意的是，每類資產(chǎn)變更業(yè)務(wù)的流程并不是完全一樣的）。通過程序?qū)⑦@些規(guī)范和流程固化下來從而形成強制約束力。與行政規(guī)范所形成的約束力相比，程序固化的規(guī)范化、流程化更為穩(wěn)定，因為行政規(guī)范容易被人為因素干擾，容易被打破，從而引起信息不完整或者不準確。

系統(tǒng)設(shè)置各類角色，包括設(shè)備申報（責任）人、設(shè)備院系管理員、資產(chǎn)處家具科/設(shè)備處等資產(chǎn)管理職能部門審核人員、財務(wù)處入賬人員，人員分工職責明確，通過系統(tǒng)進行網(wǎng)上協(xié)同工作并共享資產(chǎn)變更信息。

業(yè)務(wù)流程分三步走

各類型業(yè)務(wù)雖然審核節(jié)點和審核內(nèi)容不一樣，但是基本上所有業(yè)務(wù)的主要流程包括三步（見圖3）：業(yè)務(wù)申請?zhí)峤弧鷺I(yè)務(wù)審核→業(yè)務(wù)入賬。而聯(lián)系紐帶就是資產(chǎn)業(yè)務(wù)，資產(chǎn)業(yè)務(wù)作為載體，在申報角色、審核角色、入賬角色信息進行共享，成為他們之間溝通的橋梁。

具體的業(yè)務(wù)類型，其相互間流轉(zhuǎn)節(jié)點和流轉(zhuǎn)方向差異較大。對于設(shè)備購置新增、設(shè)備其他新增、設(shè)備購置增加、設(shè)備其他增加等業(yè)務(wù)，其流程為：申報人提交申請→業(yè)務(wù)所在單位設(shè)備審核員審核→設(shè)備處審核→財務(wù)入賬→設(shè)備入庫。而設(shè)備銷賬就比較復(fù)雜，需要分兩步走：一是基層人員申報并報給設(shè)備處審核（設(shè)備銷賬業(yè)務(wù)），二是設(shè)備處將累積的基層銷賬業(yè)務(wù)打包并報給財務(wù)入賬（設(shè)備批量銷賬業(yè)務(wù)）。只有完成“兩步走”，才能最后完成資產(chǎn)的銷賬。設(shè)備銷賬流程是：申報人提交申請→業(yè)務(wù)所在單位設(shè)備審核員審核→設(shè)備處審核→待入賬；設(shè)備批量銷賬流程是：設(shè)備處審核人員組織合并基層單位待入賬設(shè)備銷賬業(yè)務(wù)并提交→財務(wù)銷賬→設(shè)備銷賬。設(shè)備校內(nèi)調(diào)撥雖然不影響資產(chǎn)財務(wù)入賬信息，但是由于其特殊性，需要流程支撐，其流程為：原單位申請人提交調(diào)撥業(yè)務(wù)→原單位設(shè)備管理員審核→新單位設(shè)備管理員審核→變更設(shè)備正式信息完成業(yè)務(wù)。

家具相關(guān)業(yè)務(wù)與設(shè)備對應(yīng)業(yè)務(wù)流程相似，只是審核節(jié)點和審核人員不一樣。

圖3 抽象資產(chǎn)業(yè)務(wù)主要流轉(zhuǎn)

系統(tǒng)的實現(xiàn)

系統(tǒng)在ASP.NET MVC架構(gòu)支撐下開發(fā)，主要分為如下層次：展現(xiàn)層、控制層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)訪問層、工作流、持久層、外圍支撐、對外發(fā)布的Web Service服務(wù)(系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)如圖4所示)。

圖4 資產(chǎn)生命周期管理技術(shù)架構(gòu)

學(xué)校各資產(chǎn)管理部門均有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，并穩(wěn)定運行多年。系

統(tǒng)并不是重復(fù)建設(shè)全部功能，而是抽象出與資產(chǎn)生命周期中原值相關(guān)工作流程，并把系統(tǒng)發(fā)生數(shù)據(jù)作為信息源推送給各相關(guān)部門資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，不改變與資產(chǎn)生命周期無關(guān)的相關(guān)管理業(yè)務(wù)、統(tǒng)計報表、主題查詢。

模塊封裝

系統(tǒng)通過Web Service與外圍系統(tǒng)進行信息交互。兩者之間通過商定的數(shù)據(jù)規(guī)范來交換數(shù)據(jù)。使用IP地址限定來保證訪問Web Service的安全；與財務(wù)系統(tǒng)對原始數(shù)據(jù)采用md5簽名方式，以增加安全性。所有外圍支撐系統(tǒng)調(diào)用都放在一個組件中，便于維護。

工作流將信息流轉(zhuǎn)邏輯獨立于信息本身，將管理流程變化與信息改變隔離。資產(chǎn)生命周期管理涉及各種工作流程，而工作流程包括一個或多個活動以及各活動間的前后關(guān)聯(lián)，各活動需要各類人員協(xié)作處理資產(chǎn)信息。

各個資產(chǎn)職能管理部門對自己管理的業(yè)務(wù)理念和需求有很大差異，并且不同業(yè)務(wù)本身需要不同的處理流程，最重要的一點是管理部門的管理理念在發(fā)生變化，使得今后業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)也會發(fā)生變化。鑒于此，本系統(tǒng)引入工作流機制來封裝信息流轉(zhuǎn)的順序，與管理信息分隔開，便于信息的流轉(zhuǎn)發(fā)生獨立變化。

Facade模式封裝實際業(yè)務(wù)

在控制層和業(yè)務(wù)層之間用Facade模式隔離，松耦合控制層和業(yè)務(wù)層，使得調(diào)用者和被調(diào)用者能夠獨立變化。接口定義

系統(tǒng)所依賴的外部接口包括：

1.從設(shè)備系統(tǒng)獲取并預(yù)定設(shè)備卡片編號；

2.提交業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到設(shè)備系統(tǒng)；

3.提交資產(chǎn)減少業(yè)務(wù)（設(shè)備銷賬、設(shè)備減少、家具銷賬）到財務(wù)系統(tǒng)；

4.提交資產(chǎn)購置業(yè)務(wù)（設(shè)備購置新增、家具購置新增、設(shè)備購置增加）到財務(wù)系統(tǒng)。與財務(wù)接口示例如下：

business busiNo="" …>

…

…

…

5.提交資產(chǎn)其他增加業(yè)務(wù)（受贈、校外調(diào)入）到財務(wù)系統(tǒng)。

平臺對外提供的接口是：

1.提交購置增加業(yè)務(wù)信息至資產(chǎn)周期管理平臺；

2.自定義查詢資產(chǎn)卡片；

3.資產(chǎn)卡片是否在業(yè)務(wù)處理中。

上海交通大學(xué)資產(chǎn)周期管理系統(tǒng)主要處理與資產(chǎn)價值變動有關(guān)的業(yè)務(wù)，包括資產(chǎn)新增、增加、減少、銷賬等有關(guān)的業(yè)務(wù)，并逐步開發(fā)取代以前的管理及查詢報表功能。系統(tǒng)采用Web Service，與外圍系統(tǒng)交換信息，內(nèi)部采用MVC系統(tǒng)架構(gòu)。以業(yè)務(wù)為載體，采用工作流使得信息流程可以獨立于業(yè)務(wù)變化。目前該系統(tǒng)已經(jīng)平穩(wěn)運行。