醫療設備檔案管理

潘偉聰

隨著科技發展，越來越多的高、精、尖設備運用到醫療技術中來，醫療設備的檔案管理也在醫院管理中占有越來越重要的地位。醫療設備作為醫院資產的重要項目構成，是醫院賴以生存和發展的物質基礎，是體現醫院綜合實力的重要指標，因此對醫療設備的檔案管理成為了醫療設備管理甚至于整個醫院管理中的重要環節。醫療設備檔案的建立、管理與使用既是設備管理的基礎,反映了醫療設備管理的整個過程，也是醫院實施管理的客觀決策依據。完整的設備檔案是解決設備糾紛的原有憑證，是效益分析的客觀依據，是工程技術人員的得力工具。

1 醫療設備檔案的作用

設備檔案中的合同、資質材料是合法引進與使用設備的重要依據。醫療設備是直接用于診斷和治療疾病的儀器，與人的生命息息相關，購買合法的、有品質保障的機器是對病患生命的負責，設備檔案則成為日后解決醫療糾紛的依據。檔案中的技術維修資料可以保障科室正確的使用與維護機器。手冊中的操作規程是儀器正常運行的保證，是確保醫療診斷的可靠性，維護設備安全、延長設備使用壽命、消除事故隱患的必要資料。設備的安裝、驗收資料，是確保儀器正常開機使用，主機及零配件與購買合同條款相符，以及明確保修期，維護醫院權益的文件。

2 醫療設備檔案的內容

醫療設備檔案應包括從設備論證申請、效益分析、招標采購到安裝調試、使用驗收、計量管理、保養維修、淘汰報廢整個過程中的全部歷史資料,主要包括：

2.1 醫療儀器設備考察論證期間的資料包括:

使用科室的申請報告、醫療需求、社會效益和經濟效益分析論證報告、資金來源、設備管理委員會討論審批意見、衛生資源配置許可的有關資料、供貨商資質、產品介紹、報價單等。

2.2 醫療儀器設備購置期間的資料包括:

招標書、投標書、協議書、合同( 價格、產品性能、技術參數、售后服務、聯系方式、交貨期及地點、付款方式、違約責任等)、備忘錄等。

2.3 醫療儀器設備安裝驗收期間的資料包括:

發票復印件( 原件保存在財務檔案中)、機電設備進口證明、海關免稅證明、報關單、商檢證明、檢驗檢疫證明、隨機全部技術資料、醫療儀器設備安裝驗收檢測報告、計量檢測記錄等。

2.4 醫療儀器設備啟用后的資料包括:

登記帳、卡、使用記錄、計量資料、保養維修記錄、性能動態記錄、醫療儀器設備拆除報廢處理情況、經濟效益分析和成本核算報告、使用率和完好率的統計分析等。

其中設備啟用后的維修資料的檔案管理, 是醫療設備管理中的重要環節。維修資料是維修工作中不可缺少的、經常需要查閱的重要資料, 對能否快速排除故障, 能否修復設備十分關鍵。

3 醫療設備檔案的管理

完整的醫療儀器設備檔案可為醫療設備的正常運行、維護大修、狀態檢修提供技術依據。可以通過規范化的檔案管理制度的建立，規范了建檔程序，從而保證設備檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、移交順利進行。

3.1 認真貫徹執行《檔案法》,強化各級管理人員依法治檔的意識,自覺接受法規的約束和監督。對醫療設備的檔案管理實行分管院長負總責、設備檔案領導小組審查、設備科主任負責、設備檔案管理人員具體實施、設備維修人員參與管理的辦法, 實行醫院、科室、操作人員三級管理網絡, 統一管理，確保設備檔案文件的齊全、完整、準確、系統、安全和及時歸檔。

3.2 為了建檔的完整性,在設備購置前必須獲取全面的資料。從設備論證到開箱驗收的整個過程中,要注意技術資料收集齊全。當醫療設備到院后,檔案管理人員和設備維修人員要共同開箱驗收并當場填寫驗收報告,將隨機資料收集整理好一并裝入檔案盒,登記建檔。

3.3 確定醫療儀器設備檔案的歸檔范圍。根據醫療儀器設備檔案的管理要求和各階段設備文件的形成規律,結合醫院實際,有目的、分階段(考察-論證-購置-安裝- 使用-報廢)跟蹤收集相關資料,分類整理,明確歸檔內容并按年度歸入設備檔案,便于使用。同時將有關材料印發使用科室,讓各科的設備操作者都了解設備檔案的歸檔內容和要求,配合檔案部門做好資料的歸檔工作。

3.4 確定醫療儀器設備檔案的組卷原則。醫療儀器設備驗收完成后,設備管理部門的檔案員應及時將形成的設備文件材料整理組卷。根據設備文件材料的形成規律、內容和載體形式等情況,在便于利用、查找的原則下,將每項設備文件材料進行系統整理,組成檔案卷。

此外，對醫療設備的檔案管理也應該充分利用科技手段進行智能化管理，充分發揮計算機管理在檔案管理中的優勢，為醫療設備合理、高效使用及科學管理提供服務,從而使醫療設備檔案的管理工作正規化、科學化、智能化、網絡化, 更好的為現代醫院發展提供服務。

[1]GB/T 11822-2000,科學技術檔案案卷構成的一般要求[S].

[2]沈水珍,周露瓊.醫療設備維修資料的檔案管理[J].中國醫療器械雜志,2004,28(1).

[3]王小弋.淺談醫院設備檔案管理[J].中華現代臨床醫學雜志,2004,2(3).

[4]Healthcare Management ,Issue dtd. 16th to 31st March,2004.

[5]施元春，劉亞杰，葉淑華.大型醫療設備檔案管理及成效[J].中國醫學裝備，2009,6(7):47.