石煤機公司實施ERP項目的實踐

魏景生 黃建農 張敬凱 焦海波 費習兵 魏 婕

(1.石家莊煤礦機械有限責任公司,河北省石家莊市,050031;2.美國威斯康辛州-麥迪遜大學(University of Wisconsin-Madison),威斯康辛州麥迪遜市)

石煤機公司實施ERP項目的實踐

魏景生1黃建農1張敬凱1焦海波1費習兵1魏 婕2

(1.石家莊煤礦機械有限責任公司,河北省石家莊市,050031;2.美國威斯康辛州-麥迪遜大學(University of Wisconsin-Madison),威斯康辛州麥迪遜市)

介紹了石家莊煤礦機械有限責任公司(簡稱石煤機公司)實施ERP項目的背景、方案和效果,并介紹了實施經驗和體會。

石煤機公司 ERP 精細化管理 實施經驗

1 石煤機公司實施ERP項目的背景分析

1.1 石煤機公司經營管理背景

石煤機公司1939年建廠,原屬煤炭部,是一家集生產、研發、制造、銷售為一體,實施多元化經營戰略的大型裝備制造企業,是國內最大的工程鉆探設備、錨桿鉆機、隨車起重運輸車、礦山井下輔助運輸設備的生產基地,榮獲中國煤炭工業優秀企業、河北省明星企業及河北省誠信企業等榮譽稱號。2009年,被評為中國機械500強企業,公司綜合實力在全國機械工業中排名第383位。

石煤機公司的銷售模式目前基本采用直銷模式,主要產品客戶遍布國內市場,市場占有率逐年增加,企業年產值呈逐年大幅增長趨勢,企業銷售形勢良好。石煤機公司又屬離散型制造企業,用于生產機械產品的鑄造、鍛造、熱處理、機加工、裝配等生產工藝基本都有。生產車間主要是按生產工藝及能力劃分,部分車間按產品組織劃分。車間內設備分布是按設備類型和工藝特點布局。生產組織類型和設備工藝特點屬于多品種小批量生產方式。

石煤機公司整機生產周期一般為2、3個月以上,影響周期的主要因素是物料品種及零部件品種繁多、計劃投放及批量生產既無規律又無規模、產能不均衡等因素對產品配套及交貨時間造成影響。產品的原材料及外協配套件占成本比例較大,企業采用計劃價核算機制。由于企業成本管理粗放,核算結果難于反映各產品真實成本。

1.2 石煤機公司制造流程分析

石煤機公司的產品制造過程基本是按訂單生產和根據市場及庫存情況進行預投生產相結合的生產方式。銷售部門下達訂單后,經營部和生產部根據訂單或預投計劃制定企業月度生產計劃。根據月度生產計劃、產品明細和實際生產能力,考慮均衡生產情況按月度方式給采購部門和車間下達采購計劃和成套產品及備件生產計劃。各車間、分廠按照生產部下達的生產計劃及追加(變更)計劃組織生產、辦理產品入庫。采購部門根據采購計劃進行采購。以上業務處理目前靠手工進行,工作量繁重,重復勞動多,工作效率較低,工作質量也難于保證。尤其是生產準備周期過長,占用了寶貴的制造周期,很難應對市場變化對交貨期的要求,為此企業不得不加班加點趕任務,產品質量受到威脅,生產成本增加。隨著企業規模的擴大,手工工作方式將成為制約生產的主要問題,且信息難于共享和溝通,形成管理上的空白。

1.3 庫存管理流程分析

石煤機公司是由經營部和生產部根據庫存和以往投入的全部未完成計劃進行平衡后下達新的投入計劃。由于產品品種多,無論成臺產品和配件的投入都存在批次多、投入量不等、投入品種沒有規律的情況。采購和生產計劃與庫存管理的脫節不可避免的會造成庫存積壓或短缺。積壓造成成本增加,影響生產進度;短缺則造成欠套,影響成套產品的交貨周期。

1.4 委外加工管理流程分析

隨著企業產值產量的不斷加大,公司有時出現生產能力不足,企業委托、協作生產量加大,有的是帶料加工,有的是直接購買。對生產能力平衡情況不能全面掌握,經常出現不能及時平衡委外協作工作量以保證及時配套性和保證本企業工作量飽和的問題。

1.5 財務管理流程分析

石煤機公司財務系統目前使用集團版用友財務軟件,業務過程發生的單據都需要由財務會計人員手工輸入到計算機中,系統自動生成帳表。雖工作效率比手工記帳有了一定提高,但財務系統沒有與其他主要業務流集成,數據不能共享,數據的及時性、動態性不能得到保證。由于成本管理粗放,成本核算精確度低,成本核算結果不能準確反應企業實際成本,對企業成本管理起不到應有的控制作用。另外,企業目前成本核算都是事后核算,無法達到事前規劃、事中控制、事后分析的作用。由于計劃變更頻繁,在制品增加和產品定價、工時定額科學性不高等因素的影響下造成產品成本核算誤差較大,起不到應有的指導和控制作用。

1.6 銷售管理流程分析

石煤機公司許多產品是行業內品牌和知名產品,在行業內知名度高,一度占有很好的市場份額。由于企業管理手段落后,造成企業不能及時應對市場變化。也由于產品成本不明晰,投標報價不細致、主觀性大,造成盈利水平無法準確控制。

從上述流程分析可以看出,石煤機公司現有的管理手段根本無法實現精細化管理和科學管理。而實現“打造國內先進、國際一流的煤機裝備制造企業”的宏偉戰略目標,提高市場競爭能力和企業的盈利能力更是缺少科學基礎。為適應企業的發展,實施企業管理信息化勢在必行。通過信息化建設,使企業實現管理水平質的飛躍,促使企業管理實現根本性的轉變。

2 石煤機公司ERP項目的選型及整體方案

2.1 ERP項目選型及實施總體目標

(1)ERP的選型。公司用兩年多時間對國內多家知名ERP軟件供應商及其機械制造業代表客戶進行了深入的考察調研與審慎的比較分析,最終選擇了北京科希盟軟件有限公司的HCERP VER 8.2系統。

(2)軟件廠商介紹。北京科希盟軟件有限公司是一家高科技軟件企業,由科技部科希盟集團、寧夏京華電力創業投資有限公司和多年從事MRPII/ERP開發實施的專家和技術骨干共同投資組建而成。該公司擁有自主知識產權的行業化ERP系列版本以及與ERP緊密集成的DRP/CRM/SCM/OA/PDM產品系列。

(3)公司實施ERP總體目標。通過實施HCERP VER 8.2系統軟件,將ERP中先進的管理模式、管理方法、管理手段融入企業,以實現企業各種生產要素的優化配置,使管理更加科學、運作更加規范、信息更加通暢,從而提高企業運營效率、效益和企業核心競爭力,使企業持續、快速、健康發展。

2.2 石煤機公司ERP模塊介紹

石煤機公司實施的HCERP系統是面向供應鏈的、以管理會計為核心、以物流管理為基礎、以信息流為主線,全方位覆蓋企業產、供、銷、人、財、物各項資源和各項生產經營活動全過程的信息管理系統。通過實施ERP,可實現物流、信息流、資金流“三流”的統一。石煤機公司的ERP系統涵蓋了以下七大模塊。

(1)基礎數據管理系統:包括系統管理子系統、物料清單及工藝管理。

(2)物流管理系統:包括庫存管理、采購管理、銷售管理。

(3)人力資源系統:包括人事管理、績效考核。

(4)財務管理系統:包括存貨核算、采購核算、銷售核算、應收應付、總帳與報表、財務分析等。

(5)生產管理系統:包括主生產計劃、物料需求計劃、質量管理等。

(6)決策支持系統:包括產品分析、市場分析、資金分析、盈虧分析。

(7)辦公自動化系統:包括收發文、便函、事務交辦、BBS等。

3 石煤機公司ERP項目的實施經驗

3.1 高度重視對ERP項目的領導

ERP項目的實施過程既是企業管理變革的過程,也是從公司領導到廣大職工接受先進管理知識的洗禮、提高管理能力的過程,也是進一步盤清企業家底、使企業精神面貌煥然一新的過程。石煤機公司總經理親自掛帥項目領導小組,常務副總經理親自掛帥項目實施小組,為項目順利實施和有效協調提供了組織保證。

3.2 先期管理理念教育是實施ERP項目的必要思想準備

石煤機公司有一句口號:“ERP是企業管理的一場革命!”這句話深刻揭示了ERP系統對企業管理的重要意義和推行難度。ERP系統帶給企業的是先進的管理理念、管理方法、管理手段。公司在實施ERP項目的第一號文件中特別提出了“不換思想就換人”的紀律,鮮明的態度使得廣大員工充分認識到實施ERP項目的重要性和重要意義。在一期進銷存模塊上線的2個多月的時間里,廣大干部員工夜以繼日,連續奮戰,累計加班1800多天,研討和培訓120多次,相關人員上機操作培訓1300多次,編制了各種編碼93000多條,對全部庫存物資進行了盤點,完成了所有必須數據的錄入。

3.3 狠抓落實是扎實和快速推進ERP項目實施的必要保證

ERP實施工程是一項龐大的系統工程,涉及企業管理的方方面面,甚至觸及部門利益,需要企業高層的強力推動。公司總經理高度重視,還對項目實施小組充分授權,從而在實施過程中能夠做到令行禁止,上下一盤棋。各級領導、各部門在項目實施過程中執行堅決,使各項部署能夠快速、高質量的落實。精干高效的項目實施小組負責制定、計劃、實施各項流程和管理規定,指導、檢查計劃的落實情況;負責操作培訓、數據的審核和數據的錄入;負責與軟件公司溝通,及時協調、解決實施過程中出現的各種疑難問題等,有的放矢的促使各項ERP項目有效開展。

3.4 科學的實施方法是ERP項目順利推進的重要因素

石煤機公司在實施過程中建立了順暢的溝通渠道和議事方式。在每個模塊上線前,都要制定實施方案。實施小組根據實施方案制定實施計劃。在項目實施的關鍵時刻則每天召開ERP工作例會,安排、協調和現場解決各項問題。石煤機公司還制定了ERP工作考核、獎懲制度,重獎重罰相關參加部門和人員。大家責任明確,由壓力轉變成動力,使得ERP項目得以順利實施。

3.5 強化培訓、員工快速進入“角色”是ERP系統有效運用的關鍵

再好的軟件只有會用才能有效果。ERP軟件對公司每一個人來說都是陌生的,ERP項目實施小組對所有的員工進行了反復持續地培訓,使大家熟練地掌握這套軟件的內涵和操作技能。在ERP實施過程中,培訓分為3個層面:一是對實施小組成員進行業務流程的培訓;二是對終端人員的系統操作培訓;三是對公司領導層的培訓。事實證明,持續培訓提高了員工操作技能,使員工由ERP的“門外漢”快速進入了“角色”。

4 實施效果

通過實施ERP系統,公司的產供銷、財務、成本、OA辦公自動化等相關業務實現了高度的集成和共享,管理流程更加科學合理,管理效率大大提高。

4.1 ERP系統編碼對企業標準化起到了重要的推動作用

石煤機公司ERP編碼涉及物料編碼、部門編碼、員工編碼、庫房編碼、工作中心編碼、客商編碼等。通過對編碼規則的制定以及對物料名稱型號的規范,使得各部門使用的物料轉 名稱型號寫法統一,編碼成為唯一的數據源頭。由于有了“共同語言”,信息的傳遞更加順暢、快捷、明晰、準確。通過對客戶、供應商的梳理,使往來賬戶管理更加清晰。通過部門職能的合理定位和授權,使公司組織架構更加合理,職責、權限更加明確。通過對工作中心的劃分,使公司產能實現真正意義上的平衡。

4.2 各項管理流程得以進一步再造和優化

在ERP每一個模塊的實施過程中,公司對ERP軟件的管理流程、管理理論、管理方法進行了深入的研究,融入企業的管理實踐固化為新的管理制度。對160多項原系統中應用程序做了梳理和修改以適應本企業的管理模式。這些先進的、科學的管理方式目前已經被吸收進ERP軟件中。企業各種管理審批流程、生產組織方式、成本核算方式、責任制考核體系都發生了質的變化。

4.3 進一步摸清家底,為企業的物流、財務管理提供準確的數據依據

在實施ERP的過程中,對庫存、在產、往來賬進行徹底的盤點、核對,摸清家底。經過MRP的精確運算,真正做到了按需采購和按需生產。應付賬款和貨款未結存數據在系統中都顯示的清清楚楚,企業的負債管理更加完善。

4.4 通過實施財務管理,管理水平顯著提高

通過實施ERP系統,財務管理真正實現了財務業務無縫集成,不再只是從報表數字看問題,而是從報表數字可一直追溯到業務單據,使企業決策層可從問題的表面深入到本質。財務人員從繁忙的核算、匯總統計工作中“解放”出來,將更多的精力投入到分析、評價的管理會計中,為企業經營者出謀劃策,提高了企業的運營效率和質量。

[1] 姬小利.ERP原理、應用與實踐教程[M].上海:立信會計出版社,2008

[2] 程控,革揚.MRPII/ERP原理與應用(第2版)[M].北京:清華大學出版社,2006

[3] 鄒輝霞.供應鏈物流管理[M].北京:清華大學出版社,2004

Experience of implementation of ERP project in Shijiazhuang Coal Mine Machinery Company

Wei Jingsheng1,Huang Jiannong1,Zhang Jingkai1,Jiao Haibo1,Fei Xibing1,Wei Jie2
(1.Shijiazhuang Coal Mine Machinery Co Ltd,Shijiazhuang,Hebei province 050031,China;2.University of Wisconsin-Madison,Madison,Wisconsin,U.S.A.)

This paper reports the successful execution of ERP project in Shijiazhuang Coal Mine Machinery Company and how the application of this informatics system plays a key role in the advanced management mode of this company and produces good results.

Shijiazhuang Coal Mine Machinery Co Ltd,ERP,refined management,experience from project execution

TD-91

B

魏景生(1962-),男,工商管理碩士,高級工程師?，F任石家莊煤礦機械有限責任公司總經理。

(責任編輯 張大鵬 路 強)