加強醫療設備檔案管理提高設備的使用效益

劉偉

青島大學醫學院附屬醫院 國有資產管理科，山東 青島 266003

設備檔案的管理與使用是相輔相成的。建檔的目的是利用,而利用的好壞,決定了設備的運行質量管理水平。隨著醫學科學技術的迅速發展,大批高、精、尖醫療設備越來越多地進入醫療衛生機構,如何建立規范的設備檔案,加強儀器設備的使用管理, 提高設備使用效益,已經成為醫院管理者迫切需要解決的課題。

1 醫療設備檔案的重要性

⑴ 醫院在購置大中型醫療設備時,設備檔案作為重要的第一手資料,可為領導和專家提供及時準確的全方位的數據信息。這些信息資料是設備引進的有力證據,為醫院制定設備購置計劃、調整布局、宏觀調控做好預測服務,避免重復購置及高成本投入,低效率使用造成的醫療設備資源的浪費。

⑵ 建立醫療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件，是臨床醫生和維修工程師工作的有力助手。它能為設備的使用和維修、保養提供有關資料及準確的數據，為提高設備使用率起到重要的作用。

⑶ 追蹤醫療設備檔案中定期和不定期檢查設備的應用質量、運行狀況和檢測維修情況，可以最大限度地發揮醫療設備檔案在醫療服務中的積極作用，為醫院的發展建設提供服務。

2 加強醫療設備檔案管理的對策與建議

目前，部分醫院存在醫療設備管理人員專業素質低、硬件條件差、管理手段落后等問題，影響了設備檔案的開發和利用。鑒于此，建議從以下幾個方面加大對設備檔案的管理力度。

2.1 提高思想認識

加強檔案知識宣傳，提高醫療技術人員對設備檔案知識的認識程度。通過對醫務人員宣傳檔案方面的知識，使醫療技術人員進一步了解設備檔案的范圍、類別以及為社會提供服務的途徑，在設備使用過程中，注重檔案資源潛在的知識價值和原始資料的積累與保存。

2.2 強化歸檔意識，建立健全設備檔案管理制度

2.2.1 制度化管理。制度建設是做好檔案工作的有力保障，建立并完善設備檔案的收集制度，以確保檔案的完整移交。建立并完善設備檔案的保管制度，不斷提高保管水平，使設備檔案處于最佳保管狀態，便于隨時開展有效的服務。建立并完善設備檔案的借閱與使用權限制度，嚴格控制設備檔案的查閱，嚴禁非技術人員未經允許查閱設備檔案，加強設備檔案的安全性和保密性。

2.2.2 標準化管理。設備檔案管理正在納入醫療質量目標管理制度中，從檔案的收集、整理到最后的歸檔、輸入計算機，有一整套嚴格的管理程序，其內容分類、編號及案卷目錄、卷內目錄的書寫應符合檔案局對設備檔案要求的規定及標準，做到條理清楚、目標明確、保存完整，為今后的提供利用打下良好的基礎。

2.2.3 現代化管理。隨著現代信息技術及網絡技術的快速發展， 檔案部門需要不斷更新技術和設備才能滿足社會發展的需要， 同時檔案人員也必須不斷提高專業技能和專業素質，逐步提高醫療設備檔案的管理水平。通過互聯網建立統一的醫療設備檔案數據庫，實現資源整合和共享，便于醫療設備使用效益的分析，充分發揮檔案的潛在價值，為有效應對突發事件和緊急事件提供信息保障，為醫療工作提供高效、優質、快速的服務。

2.3 將設備檔案的管理納入醫療質量目標管理

設備檔案應納入醫院的醫療質量目標管理，建立健全專兼職檔案人員目標管理體系。目前，我院設有檔案管理委員會，由主管領導和有關科室負責人組成，綜合檔案室下設設備檔案分室及兼職檔案人員，建立科學的、完整的檔案管理網絡。

在實際工作中，專職檔案人員定期對設備檔案工作進行督查指導、業務培訓；從購置儀器立項到儀器運營，不同階段有不同的收集內容；明確分工、落實到人、發現問題及時糾正；要求相關人員積極配合檔案人員做好設備檔案材料的收集、整理、分類等工作；掌握儀器購置進展過程中所形成的原始記錄及隨機材料，避免材料的缺失。

3 充分利用設備檔案，提高設備的使用效益

儀器、設備的檔案管理不是那種收集保管資料的狹隘觀念,而是一項包涵著科學管理的活動。它是利用設備檔案,采用一系列特殊措施,使儀器設備達到技術指標,正常運行,獲取最高效益。

3.1 設備資源共享，發揮優質效能

設備經濟效益指標是醫院對科室經濟考核組成部分,根據統計情況及時地調整核算指標,調整管理工作的重心和方向。對使用率不高,多余的設備進行調整,使設備的分配趨于合理化,使醫院有限的資金合理運用。醫院各科室常用醫療設備配置，一直是一個不明確的問題。為了保障醫療安全的要求和科室成本核算要求，目前各科室配置一一齊全。但是也存在設備使用效率較低和設備經濟較差的問題。如我院成立呼吸機管理中心，就較好地解決了全院呼吸機的使用效益和經濟效益的問題。下一步我院準備繼續擴大呼吸機管理中心的運做范圍，把監護儀、微量注射泵等急救設備歸納到其管理之下，減少設備購置，提高設備使用率。

以前我院手術科室特別是腹腔設備的管理也存在資源共享不充分的問題。外科各科室共有的胸腔鏡、腹腔鏡、關節鏡、宮腔鏡等內窺鏡11套之多，全院平均腹腔手術每科不足10例，這樣醫療設備大半時間閑置。對此我院將此類設備的主機統一調配至手術室管理，收入按比例分成，把各外科科室能共用的醫療設備，像手術室中的無影燈一樣充分利用起來。

3.2 加強設備維護和質控管理，減少維修費用支出

醫療設備狀態的好壞，直接影響了診斷和治療的效果，影響醫院的聲譽和經濟收入，而設備檔案技術資料又是專業維修工作的重要保障。現代醫療設備以計算機為代表,具有高科技、高精密度和復雜性, 因此依據技術資料,專業人員才可以充分發揮才能, 解決眾多設備“疑難疾病”。這就要求我們設備檔案管理人員必須有強烈的職業精神，為臨床一線和為病人服務意識以及精通的業務知識，保證每臺設備資料及時完整歸檔，既確保醫療設備的安全、可靠運行，同時又降低醫院的維修支出。

醫療設備迅發展的同時,它的故障也越來越復雜,在具備先進檢修設備和工程技術力量的基礎上,設備技術資料的全面支持是必不可少的,醫療設備檔案有效地提供了這種支持。設備從安裝到報廢,根據檔案運行資料,及時地跟蹤其使用和維修情況,掌握機器運行動態,考核機器運行質量與使用期限,為設備和設備部件更新換代提供質量依據。

對于一些使用年限已到，性能變差，重、大部件費用支出過高即定為沒有使用價值的，可同時辦理正常報廢手續；對于一些設備已到使用年限，但是機器性能正常，使用效果良好，用相關質量控制儀器測試參數正常，可以繼續使用，但需要加強對設備定期質控測試看是否正常；設備已達使用年限，但通過更換配件或設備升級后，仍然具有一定的使用價值則需經過財務成本核算、效益分析后確定能否正常使用。

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