淺談會計電算化下的會計內部控制

朱晶晶 天津交通職業學院

淺談會計電算化下的會計內部控制

朱晶晶 天津交通職業學院

隨著科學技術的發展，計算機數據處理技術在會計領域已得到了廣泛應用。企業在建立了電算化會計系統后，會計基本上從單純的手工記賬、算賬、報賬中解脫出來，會計核算的準確性和可靠性得到了很大提高。但是，它也為企業內部控制帶來了新的問題和挑戰。本文主要分析了會計電算化對內部控制的原則及由此產生的問題，并在此基礎上探討了電算化系統下內部控制的應對措施。

會計電算化；內部控制；措施

近年來，我國十分重視對內部控制的研究，并發布了一系列規范和指導意見，促進了企業內部控制的建立和完善。但是，會計電算化的發展又給內部控制帶來了新的問題和挑戰。因此，建立會計電算化下的內部控制顯得尤為重要。

一、實施會計電算化系統內部控制的原則

美國注冊公共會計師協會的審計準則執行委員會認為，會計控制的目標和主要特征并不隨著數據處理方法而變動。這種觀點表明，在電算化會計信息系統中建立內部控制制度的目標仍然是保護資產，檢查會計數據的正確性和可靠性，任何損害企業資產，影響會計數據正確、完整可靠的事件，都必須從組織機構、技術方法等方面加以防范和杜絕。既要符合內部控制的既定目標，又要根據數據處理的特點選擇和制定相應的策略，這應該成為設計電算化會計信息系統內部控制制度的一個最基本的原則。

加強電算化會計信息系統的內部控制，能防止電算化會計信息失真，減少企業遭受損失的風險，給企業帶來效益?？刂频膶嵤┬枰ㄙM一定的費用，這種耗費是必不可少的，成本和效益是一個事物的兩個方面，這兩個方面之間的比例不同，所產生的效應也不同。當內部控制的效益大于成本時，控制帶來的是正效應；反之，帶來的將是負效應。建立內部控制制度必須能給企業帶來正效應，這也應該成為設計這種制度的另一個重要原則，即“成本效益”原則。

二、會計電算化內部控制中存在的問題

在目前的許多企業中，雖然會計電算化系統已投入使用，但其相應的內部控制還存在著一些不完善之處，主要表現在:

1、電算化系統下的會計及電算化崗位的職能權限問題。操作權限控制是一種基本的內控手段，在電算化環境下，會計業務處理大部分由計算機操作，人為控制減少，削弱了會計審核功能。有些單位的各崗位操作權限制度沒有真正落實到位，有的操作員可以以不同的身份進入系統操作，使分工控制名存實亡。

2、會計電算化系統下差錯的重復性和蔓延性。會計電算化系統數據處理集中化、自動化，數據可以轉入、拷貝。因此一個業務的數據錯誤往往會重復出現幾次，從一個環節蔓延至其他環節，導致整個系統數據失真，錯誤的嚴重性加大。例如:錄入的錯誤數據會再次用到會計科目匯總的過程中，導致科目匯總數據錯誤，而在進行經濟指標分析時，又可能再次使用錯誤的科目匯總數據。從而，因一個數據的錯誤而導致一連串系統的錯誤，影響到整個會計信息系統的數據失真。

3、會計軟件的安全性及保密性問題?，F有的軟件系統在設計、開發階段普遍存在重功能輕安全的現象，以至軟件投入運行后存在著安全隱患，如數據庫呈開放狀態、易于打開等。電腦的系統數據和會計信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風險，而現在許多單位缺乏操作的記錄功能，出現問題后不便于追究責任。

4、會計資料的備份和保管不及時、不規范，導致財務數據丟失。在會計電算化法規中明確規定，單位應堅持每天雙重備份，并分人分處保管。但在實際工作中，有的單位并沒有真正落實，也沒有及時打印并按規定保管憑證和賬簿，致使電腦一旦出現故障或磁性介質損壞時，部分會計資料就會丟失，造成無法挽回的后果。

5、缺乏專業的系統維護人員。目前，許多會計人員對會計業務熟悉，但對計算機知識缺乏；而系統的維護人員對計算機知識熟悉，但對會計業務不夠了解，使得在系統運行中的故障不能及時分析、排除。

三、會計電算化下會計內部控制的對策與措施

國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現象有增無減，而且一旦出現舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度是非常有必要的，嚴格的內部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證，此外，有助于防止違法行為的發生。

1、明確職責分工，加強組織控制。所謂組織管理控制，就是將系統中不相容的職責進行分離，以通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。如將業務審核與計算機操作相分離、數據輸入輸出與數據審核相分離、程序設計及維護人員與計算機操作人員相分離、程序和數據文件的保管與計算機相分離等。

2、強化會計數據處理操作過程的控制，設計開發優秀的會計軟件。電算化會計系統數據加工的方法和流程與手工方式截然不同，因而檢查和糾正錯誤的方法也不同。手工方式下，可以可隨時對憑證、賬簿和報表的數據進行審核并糾正發現的錯誤，而在電算化方式中，一旦輸入系統的是錯誤數據，將導致整個會計過程的錯誤。因而，對電算化會計系統實行處理操作控制，是保證電算化系統能夠正確處理數據的一項重要措施。

3、加強系統程序操作控制和系統文件安全管理控制。為了保證系統會計數據不被隨意操作，要加強系統操作和安全管理控制。從內容上來看，一般包括以下幾項:設置操作權限、制定上機守則，禁止非操作人員操作；制定內部操作規程，嚴禁違規操作；建立必要的上機操作記錄制度，形成上機日志；健全并嚴格執行防范病毒管理制度等。另外，系統文件由專人負責保管，使用和修改必須經過有關領導審批，與系統無關人員不得接觸系統文件，從源頭上控制會計數據信息的被操作。在系統開發階段，要設置對系統操作痕跡留有記錄的功能，特別是對已入賬的憑證，系統只能提供留有痕跡的更改功能，對已結賬的憑證與賬簿以及機內賬簿生成的報表數據，系統不能提供更改功能等。

4、做好電算化會計檔案的管理工作。企業應根據電算化會計檔案的特點，做好會計資料的收集、保存和調用等方面的工作。財務部門對于已輸出的磁性介質上的會計資料應及時加貼外部標簽，指定專人妥善保管、存檔，并定期檢查、復制，對會計檔案的調用要有完善的資料借用和歸還手續。另外，企業使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統崩潰等及時恢復到最近狀態的功能。

5、加強培訓工作，不斷提高財務人員素質。會計電算化對財務人員的綜合素質要求比較高，它涉及財務會計知識、計算機運用、信息系統開發技術等方面知識。因此，要經常對財務人員開展會計電算化內部控制風險的防范教育和業務知識培訓，增強風險防范意識，不斷提高財務人員業務素質、思想素質和職業道德素質，更加有效地防范會計電算化內部質量控制風險。

總之，發展會計電算化，是實現會計工作現代化及促進改革的重要保證。加強會計電算化的內部控制，有利于各單位更好地組織會計工作，為單位決策提供準確、及時的會計信息，提高企業的經濟效益。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2010.11.065