條形碼在石油銷售企業固定資產管理中的應用

中石化河南石油分公司 趙冬梅

固定資產管理在企業資產管理中占有舉足輕重的地位，其管理水平的高低對資產的安全性、完整性有著非常重要的意義。雖然ERP在中石化系統已經全面上線，但是由于中石化石油銷售企業加油站點數量眾多，資產分布面廣，資產項目繁雜，ERP數據的應用也還有許多難題，固定資產的性能變化、空間移動等還不能動態反映，財務賬與實物資產的一一對應問題長期得不到有效解決，特別是固定資產清查盤點方面，目前仍依靠手工完成，不但耗時長、浪費人力物力，而且準確度不高。條碼技術具有方便快速準確、實現信息流和資產實物流的對應等特點，因此，將條形碼技術引入石油銷售企業固定資產進行標識，可以最大限度地發揮ERP中現有資產管理系統功能，有效解決固定資產管理難題，實現固定資產生命周期和使用狀態的全生命周期管理，財務賬與實物資產的一一對應問題長期得不到有效解決，提高石油銷售企業資產管理水平。

一、條形碼技術管理固定資產的思路

條形碼技術是把計算機所需的數據用一種條形碼來表示，然后將條形碼數據轉換成計算機可以自動閱讀的數據，它集編碼、印刷、識別、數據采集和處理于一體，在商業、物流、交通運輸、辦公自動化等方面都得到了廣泛應用。在固定資產方面，條形碼技術的管理效益在大型集團公司的管理工作中業已開始顯現，中石化銷售系統的廣東、北京等石油公司，在成功實施固定資產管理系統的基礎上，已將條形碼技術引入企業固定資產管理中，其他省市公司也在積極準備實施。

條形碼管理系統一般由系統軟件、手持終端掃描器、標簽打印機、數據通信座（用于掃描器和電腦間的數據傳遞）等構成，其主要思路是：通過固定資產編號條碼化，賦予每件資產唯一的資產標簽,固定資產信息通過企業信息系統及時匯總到總部管理部門，以實現對固定資產實物從購進——使用——報廢的整個資產生命周期的全環節跟蹤管理。條形碼在資產管理系統中的工作過程見圖：

以固定資產盤點為例，運用條形碼技術的操作流程是：在固定資產管理系統中按要求導出固定資產數據，然后導入條形碼管理系統；在條形碼管理系統中制定盤點計劃，確定賬面截止日期及本次盤點的固定資產范圍；實物管理部門人員將盤點信息導入手持終端掃描器；使用部門人員（盤點人員）通過手持終端掃描器掃描固定資產標簽，并記錄閑置、盤盈及毀損情況；實地盤點的記錄文件上傳至條形碼系統；條形碼系統自動進行數據比較，輸出盤點差異表。整個盤點過程所有固定資產信息均以電子信息方式傳遞。

二、條形碼系統管理固定資產的基本要求

1、制定條形碼實施方案，明確管理職責。由于石油銷售企業實物資產眾多、數量巨大而使用地點分散，石油銷售企業必須結合自身實際，明確固定資產管理框架和基本思路，在梳理流程、機構設置、人員配備、宣傳培訓、軟硬件設施配套等方面要建立一系列管理辦法，為固定資產管理工作的有序開展奠定基礎。

2、開展資產清查、全面收集數據。資產設備清查盤點是條形碼管理系統成功上線的基礎和關鍵工作，為了保證固定資產賬賬相符、賬實相符，防止前查后亂，條形碼系統上線之前，必須對石油銷售企業的全部資產、設備以及在建工程進行徹底的清查盤點。制定嚴密的清查盤點方案，明確財務、零售、物流、發展基建等相關部門的職責，通過分類盤點、順向盤點（以賬找物）、逆向盤點（以物找賬）、責任包干、分頭對接等多種方式，真實反映固定資產的實際狀況。

3、落實清查結果、規范固定資產數據。資產清查盤點結束后，應將清查結果與EAM系統的相關數據進行核對，對賬實不符情況及時查明原因。以固定資產為主線，將設備與資產的對應關系逐項確認，除列入低值易耗品、在建工程等核算的設備之外，其他設備應全部實現與固定資產的一一對應。

4、強化培訓、提高資產管理人員綜合素質。條形碼管理系統既是較為先進的固定資產管理工具和手段，又與固定資產管理系統有著緊密聯系，要想熟練運用條形碼系統管理企業固定資產，加強資產管理人員培訓是關鍵，特別是基層加油站、油庫基層資產管理人員，對條形碼系統操作手冊、系統功能、配套終端數據采集器等應重點培訓，提高操作技能。此外，再先進的系統也是需要人來操作，僅依賴系統是遠遠不夠的，必須需要盤點人員盡職盡責去盤點發現，所以，在培訓業務技能的同時，對資產管理人員職業道德、企業文化也要培訓，通過多種培訓，提高相關人員資產管理意識，樹立愛崗敬業、守土有責的理念。

三、運用條形碼技術管理固定資產的預期效果

1、實現固定資產管理的系統化、規范化與集成化。石油銷售企業通過ERP系統和條形碼技術的有機結合，打破了固定資產信息的阻隔與斷流。財務部門利用ERP系統中的固定資產模塊維護固定資產各項信息，進行固定資產日常會計核算，如固定資產增減變動核算、計提折舊等；實物歸口管理部門與財務部門共享固定資產信息，并定期通過條形碼系統對資產實物進行管理，實物資產整體的管理都納入系統管理，固定資產的價值管理部門、實物管理部門和使用部門之間互相監督，形成了實物資產信息化管理的閉環，固定資產的賬實相符得到了有效保證，最終實現固定資產管理的系統化、規范化與集成化。

2、以條碼作為資產“身份證”，實現對固定資產全生命周期跟蹤管理。條形碼作為資產可識別的“身份證”，可以及時反映固定資產新增、調撥、報廢以及使用狀態等變動情況，及時跟蹤更新資產管理的相關數據。由于每項資產都有一個唯一的條碼標識，賬實相符做到精確核對，這樣便解決了解決資產管理中經常出現的實物與財務賬目不符的情況，減少企業管理中對固定資產管理存在的盲區，使企業領導坐在辦公室里就能了解企業所有資產的全面情況。同時，條形碼系統具有對應固定資產圖片查詢及固定資產管理手冊更新打印功能，達到了全程全面、精準細致、及時動態的固定資產管理要求，為石油銷售企業提供了更加便捷的管理手段，真正實現對固定資產 “購進——使用——調撥——報廢”整個生命周期的全過程跟蹤管理。

3、提高固定資產盤點的準確性。在傳統的手工盤點方式下，固定資產盤點從布置到最終形成盤點報告，一般要經歷2個月時間，賬實核對工作要花費大量的精力。運用條形碼系統后，使用條形碼終端掃描器可以輕松快速地實現固定資產盤點，掃描終端設備可以自動完成資產的賬實核對工作資產盤盈盤虧結果只需將各個掃描終端信息進行匯總即可得出，并自動生成各種報表，避免傳統核對方式造成的結果不準確的缺陷，減少人力成本，大大提高了盤點效率。通過條碼技術，可以改變過去年終集中盤點、集中統計固定資產情況的工作方式，可以隨時查詢固定資產使用情況，隨時掌握固定資產的使用情況和折舊情況，使固定資產清查盤點成為日常化工作。

4、減少人工干預、降低內控風險。石油銷售企業固定資產分布在各個加油站、油庫和機關管理各部門，采用條形碼系統對固定資產進行跟蹤和盤點，現場數據收集過程中由手持終端掃描器對固定資產進行掃描管理，可以有效地減少人工舞弊的可能性，并通過規范條形碼系統操作，提高實物使用部門對資產管理的重視程度，增強資產保管負責人的責任意識，防范固定資產管理中的內控風險。

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