企業技改項目檔案工作“全過程”管理的有益探索

□丁杰

南京汽輪電機(集團)有限責任公司是國家機械工業大型骨干企業,是國家、江蘇省和南京市高新技術企業,位列中國機械工業500強、南京市工業企業40強，先后被授予國家二級企業、國家級安全企業、國家級計量先進企業、國家檔案管理一級企業。多次榮獲國家、江蘇省、南京市文明單位及“重合同、守信用”企業、建設新南京有功單位等一系列榮譽稱號。集團公司主導產品為重型燃汽輪發電機組、熱電聯產汽輪發電機組和大中型同、異步交流電動機等，并被評為中國及江蘇省名牌產品。

隨著我國國民經濟的快速發展，電力需求不斷增加，電網建設規模也在不斷擴大，電力工業的建設將繼續朝著高參數、大容量、低能耗、節約資源和環境保護的方向發展。集團公司為了進一步提升企業核心競爭力，擴大經濟規模，提高經濟效益，適應生產需要，在充分利用原有生產條件的基礎上進行技術改造。集團公司在2001年至2004年期間開展了《發展燃氣蒸汽聯合循環電站設備》技術改造項目，原有廠房的翻新，新增多臺先進設備及原有設備改造等一系列技改項目的開展，形成了大量的技術文件材料。我們檔案管理工作與技改項目工作同步展開，從項目立項開始就派專人參加到此項活動中去，確保了該項目通過“南京市重點建設項目(工程)檔案資料的驗收”，為項目順利地竣工驗收打下了基礎。

2006年3月，集團公司根據企業的發展戰略和市場需求開始進入風力發電領域，籌措資金開展“雙饋異步風力發電機生產基地生產項目”。2008年2月組建“南京長風新能源股份有限公司”。風力發電是一種可再生能源技術，作為一種清潔能源，風力發電代表著21世紀能源產業的發展方向。風力發電生產項目在2009年被列為南京市50大工業項目之一。今年是“雙饋異步風力發電機”技改項目全面實施的一年，為了該項目實施階段的順利進行、文件材料歸檔渠道的暢通，我們根據“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”的管理原則，為保證技改項目檔案的完整、準確，為公司今后各項工作的順利開展提供積極有效的服務，采取了以下做法：

一、事前介入，開展學習培訓

技改項目檔案主要由項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件三大部分組成，要確保上述文件材料的系統性、完整性和準確性，必須加強前端控制，理順歸檔流程，疏通歸檔渠道，從技改項目文件材料形成的源頭進行控制。項目文件是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門和單位多而且廣，既有建設單位內部有關項目投資、設計、工程、設備采購等管理部門，又有外部參加項目建設的設計、施工、監理等單位；既有國內設計、設備制造單位提交的隨機技術資料，又有引進設備、合作制造廠商提供的設備資料。檔案部門從建設項目立項開始就參與到整個項目的活動中去：制定管理制度，明確管理職責，在該項目開工之前，組織風電技改項目相關工作人員進行檔案培訓，從項目檔案管理基本概念、項目文件的跟蹤管理、檔案的系統整理等方面進行培訓指導，還向負責技改項目的有關部門提出了檔案歸檔的具體要求，確保各類項目文件材料歸檔環節暢通。

二、事中控制，收集服務并舉

技改項目管理體系由計劃投資管理、工程設計管理、設備采購、檔案管理、財務審計管理、安全環保管理、消防管理以及生產運營等多部門組成，作為體系成員之一的檔案管理部門則在整個管理體系中起著承上啟下的作用，檔案管理部門對技改項目中所形成的文件材料及時收集并主動提供復印件為各職能部門服務。在大型燃氣輪機轉子國產化項目中，我們引進了三臺大型設備，一臺德國西斯公司的數控動梁龍門銑床、一臺德國西斯公司的數控定梁立式車削中心、一臺意大利數控臥式車削中心；這三臺設備進公司后，我們檔案人員到安裝現場參加設備開箱，及時收集隨機技術文件材料并制作電子目錄，隨時為技術部門、安裝現場及生產車間提供復印件及電子文件的復制件使用，既確保原始資料歸檔的完整、安全，又保證不影響生產技術部門的使用，對日后技術改造和設備維護有著舉足輕重的作用。檔案人員還經常到安裝現場跟蹤收集安裝調試過程中所產生的技術文件，以防遺失和損壞，這樣一方面能及時掌握設計、施工、設備安裝等動態信息，根據建設進度、節點把好文件材料形成、編制、歸檔等各道工序質量關，另一方面也能將過程管理中發現的問題提請各職能部門協同解決。

三、事后核查，及時糾正問題

在建設項目實施過程中，我們將檔案工作融入工程建設過程，與工程實體質量同等重視。檔案人員對收集來的每份文件材料一一過目，核查技術文件材料是否存在復印件、漏簽字的現象；核查各類變更技術文件的記錄是否完整、準確；核查大型設備在安裝調試過程中所形成的技術文件材料是否規范。對不符合歸檔要求的技術文件材料退回整改，為技改項目提供及時有效服務的同時也保證了歸檔技術文件材料的質量。我們借助信息化手段，把歸檔文件材料掃描成電子文件，通過網絡把這些信息傳輸給各相關的職能部門，最大限度有效地為各職能部門提供信息資源。各施工、監理單位將施工監理文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入施工、監理的計劃管理工作及考核范圍。監理單位除對自身形成的文件進行積累整理外，還負責監督施工文件材料的形成、管理情況，審查竣工文件材料編制質量。檔案部門通過對他們進行監督和指導，把檔案工作的監督職責落到實處，這是檔案工作全程管理的關鍵所在。

四、驗收把關，確保檔案質量

技改項目檔案自檢是項目檔案專項驗收的前奏曲，檔案專項驗收不僅僅是驗收檔案和檔案工作，更是從側面檢驗企業內部各項管理是否扎實，業務流程是否順暢，部門之間的協同管理是否和諧。可以說通過檔案驗收可以折射出一個企業的整體管理水平，為此，我們要在完工前會同企業各個部門以及監理單位、施工單位等共同做好（組織）技改項目檔案的自檢工作。監理單位負責對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設單位各職能管理部門負責對項目前期文件、竣工驗收文件、設備采購及隨機技術文件的完整性、準確性以及整個項目系統性的檢查；檔案部門不僅要對檔案管理范疇內的內容進行檢查，還要對施工文件中的變更記錄、打樁記錄及竣工圖進行核對等等，對發現的問題及時整改、及時補救，確保歸檔技改項目檔案的完整、準確、系統和安全，為“雙饋異步風力發電機生產基地生產項目”順利通過驗收奠定基礎。

筆者參與了企業技改項目檔案工作的實踐，有兩點較深體會：

一、“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”實際上就是講的“全過程”管理。要做到“全過程”管理，檔案部門就要必須改變傳統的檔案管理模式，建立與知識經濟發展相適應的知識型企業檔案工作新的理念，從幕后走向前臺，采取“人走出，物請進”的工作方法，深入到技改項目一線去跟蹤收集技術文件。為了適應新形勢下企業對檔案工作的要求，我們重新修訂了檔案工作的管理標準和電子文件歸檔與電子檔案的管理規定，使制度管理更加完善。

二、做到“全過程”管理最重要的環節是全員的檔案意識。我們注意抓住企業發展的各種契機，利用企業內部報紙等各種渠道加強檔案知識的宣傳，提高全體員工的檔案意識。在人員少任務重的情況下，抽出時間舉辦專、兼職檔案員培訓班，通過他們把檔案工作的要求向各個角落延伸，能對檔案的管理工作起到事半功倍的作用。