檔案、秘書職業資格證書制度之比較

謝品賢，黃 磊

（山東電力工程咨詢院，山東 濟南 250013）

0 引言

我國自1993年推行職業資格證書制度以來，制定了一系列有利于職業資格證書制度建立和實施的政策。通過建立職業資格證書制度，使從業者樹立正確的職業觀、能力觀，強化了職業道德，錘煉職業技能。這種制度同學歷制度、職稱制度、聘任制度的結合會成為強大的制度力量。

1 檔案工作和秘書工作的關系

檔案工作與秘書工作是一個系統工作的兩個方面，檔案是由文件轉化而來的。即文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。秘書工作是前期工作，檔案工作是后期工作。秘書工作是檔案工作的基礎，沒有秘書的公文處理，就不會有檔案管理；而檔案工作對秘書工作具有重要的利用價值和特殊功能。

2 檔案、秘書兩種職業資格制度

2.1 秘書職業資格證書制度的發展

1998年，勞動和社會保障部向全國發布的《秘書職業資格鑒定試點工作方案》指出：為提高我國秘書職業從業人員的業務素質，做好秘書的培訓工作，逐步推行職業資格證書制度，決定從1998年上半年開始，在全國開展試點工作，首批為北京、上海、天津、重慶、四川、湖北、廣東、廣西、河北、河南10個省市。

如今，秘書職業資格證書制度在全國已經推行10年了，其規模在不斷擴大，通過考核鑒定取得職業資格證書的人越來越多。2003年秘書職業全國統一鑒定試點正式啟用新的國家職業標準。

2.2 檔案職業資格證書制度的現狀

時至今日,檔案職業資格證書制度在我國未全面實施。國家檔案局只在《檔案專業人員職務實行條例》(1996年)、《檔案專業技術人員繼續教育暫行規定》(1997年) 等文件中涉及了部分內容。但一些省市已率先在檔案專業技術人員管理制度改革方面進行了探索。據《中國檔案報》2004年2月19日報道,上海于2004年1月1日起實施了《上海市檔案專業技術人員職業資格暫行規定》，這預示著我國檔案職業資格證書制度的起步。2004年上海市正式開展了檔案專業技術人員職業資格考試工作。該項工作由上海市人事局和檔案局共同負責，資格考試實行統一大綱、統一試題、統一標準、統一組織的辦法，原則上每年舉行一次。

2.3 兩者的比較

（2）起步時間及規模方面：檔案職業資格證書制度起步晚，我國于1998年開始實行秘書職業就業準入制度，秘書職業資格鑒定考試隨之應運而生。2004年上海實施《暫時規定》標志著我國檔案職業資格證書制度的誕生。

目前，檔案從業人員缺乏全國統一的上崗資格標準,檔案工作崗位缺乏職業準入控制,雖然有些省市開展了資格上崗的培訓與考試,但主辦單位往往是各級檔案局,其考核和鑒定缺乏權威的標準,往往是讓那些非專業人員極輕易地獲得專業職位,使得檔案部門的從業門檻低,各種不具備檔案專業知識和技能的人員占據著各級檔案機構的崗位,造成檔案專業人員與非專業人員界限不清。而從1998年起，勞動和社會保障部就按照全國統一標準、統一教材、統一命題、統一考務、統一證書的質量控制原則，統一組織了秘書職業全國統一鑒定，并統一制發職業資格證書，使之在全國有效。

（2）等級劃分和申請條件方面：我國檔案職業資格證書分為三類，即初級、中級、高級，并具體規定了每個級別的申請條件和能力標準。國家檔案局在1997年發布的 《檔案專業技術人員繼續教育暫行規定》，對不同層次的檔案專業技術人員的培養目標有不同的規定，其基本要求與上海市的規定相似。秘書職業資格認證制度試行標準分為3個等級，分別為初級、中級、高級，而新標準則分為4個等級，分別為五級、四級、三級、二級。二者的申請報考條件都體現了職業資格證書制度和學歷證書制度的有機結合。

（3）考核方式及內容方面：檔案職業資格證書制度由原來單一的以評審為主的評價方式發展為符合專業特點和需要的以考代評和評審兩種評價方式。中、初級專業技術資格采取以考代評的評價方式，高級采取評審的評價方式。秘書職業資格證書制度采取的是考試方式，秘書職業資格二級有業績評估部分。

檔案職業資格沒有統一教材，考試題型側重于專業基礎理論知識的記憶，主要靠背誦記憶即可完成考試。許多地方的檔案資格考試內容不全面，特別是缺少計算機方面和外語知識的考核，使理論脫離了實踐。秘書資格考試的內容以《秘書國家職業標準》和《秘書國家職業資格培訓教程》為依據。考核的內容包括職業道德、基礎業務素質、案例分析、工作實務等四個基本內容。其中情景錄像題側重于考核實際工作情境中的綜合運用能力。秘書考核的基礎知識面更廣些，涉及到企業方面知識、辦公自動化知識，涉外秘書考試有外語考核部分，適應秘書的現代化發展。

（4）證書有效期方面：兩者都是非終生認證，都是動態的、連續的、跟蹤式的職業資格證書。《上海市檔案專業技術人員職業資格暫行規定》規定，檔案專業職業資格登記的有效期為3年，秘書職業資格登記的有效年也為3年。

（5）國際相容性方面：職業資格認證制度與國際相容與否主要體現在對國際該職業資格證書制度的關注上。現在，我國存在許多國際秘書職業資格證書考試。如中文版 “劍橋秘書證書”（Cambridge Career Awards in Secretarial Skills.簡稱CCASS）考試，這是我國秘書職業國際化的開端。而國外檔案職業資格證書制度至今沒有引進來，沒做到與國際的接軌。我國現有的檔案隊伍中, 能在國際檔案界有一定影響力的國際化人才還很少。

3 秘書職業資格證書制度對建立檔案職業資格制度的啟示

檔案職業資格認證制度在我國還是一項新事物,對于構建職業資格認證的原則、方法和體系等理論知識還不夠成熟,。它和秘書職業資格認證制度同屬于國家職業資格體系框架內，雖然具體情況有些不同，但都是結合并體現了我國國情和人才管理的要求。秘書職業資格認證制度在其10年的實踐中所積累的許多寶貴經驗是值得學習和借鑒的。

3.1 建立全國統一的檔案職業認證考試資格標準

統一性原則要求檔案職業資格證書制度必須在統一的組織機構領導之下，按照協調一致的步調、原則、標準、方法、程序建立和實施。為了吸引大批高學歷和高職業資格證書的人才投入到檔案工作崗位，檔案職業資格認證還應當和收入掛鉤，對專業人員和非專業人員以及不同級別的專業人員制定不同的工資收入標準，這樣才能逐步改善檔案行業人員的整體素質。

從我國檔案工作實際來看，中國檔案學會和各地方檔案學會牽頭并擔任檔案職業資格證書制度的執行者，聘請著名的檔案學家和資深的檔案工作者參與考試標準、考試內容、考試形式、試卷批改等各方面工作，共同制定全國性的職業資格認證考試標準。

3.2 加強制度的實施力度，避免資格認證流于形式

檔案職業資格證書制度是進一步深化職稱改革的重要方向，在我國還處于探索階段。由于采取考試的形式，資格認證就難免流于形式，因此應加強制度的執行力度和實施效果。首先，增強資格考試的權威性。聘請著名的教育專家、檔案學家和資深的檔案工作者參與考試標準、考試內容、考試形式、試卷批改等各方面工作，保證其權威和科學性。其次，考試內容應體現素質能力的考核要求。考核機構及專家應制定合理的考試標準，從檔案工作的實際要求出發，真正實現優勝劣汰。再次，檔案機構應正確對待和重視。單位領導干部應認識到實施資格證書考試的重要意義，積極宣傳，并組織開展各種繼續教育和培訓。要明確資格考試的最終目的，在單位真正形成一種不斷學習、不斷進步的良好風氣。

3.3 與國際檔案職業資格證書制度接軌

科學技術的不斷發展和檔案事業日益全球化，必將推進檔案人才的國際化。實施職業資格證書制度有利于培養既具備檔案專業知識，又具有國際交流能力和技巧，熟知各國和國際檔案事業發展概況的國際化的高素質檔案人才，有利于促進與世界檔案界的雙邊或多邊交流與合作。

世界各國的檔案職業資格認證雖沒有建立像圖書館和情報部門一樣較為正規的體系,但由于各國檔案事業和檔案教育處于不同的發展階段,也形成了各具特色的職業資格認證制度。美國于1985年已初步形成檔案職業資格制度，是最早實施檔案職業資格證書制度的。美國“檔案工作者資格認證學會”（Academy of Certified Archivists,ACA）提供的職業資格證書已成為全美乃至整個北美地區的職業認證標準。在其十幾年的實踐中所積累的許多寶貴經驗是值得我國學習和借鑒的。目前，我國香港等地區已開始引入美國檔案職業資格認證考試體系。

3.4 不同規模的檔案機構、不同層級的檔案崗位需要不同等級的職業資格考試

正確評價一個檔案人員的職業等級，主要是衡量其職業素質和職業技能,而不是衡量其對理論知識的掌握程度。同一檔案機構內不同的檔案工作崗位對檔案人員的要求也各不相同。對于綜合素質要求高的崗位，如檔案參考咨詢服務、檔案編研等，要求檔案從業人員具有較高的資格等級。而檔案閱覽室的工作人員，其資格等級要求可以低些。另外，我國各地的政治、經濟、文化發展水平不平衡性，在推行檔案職業資格證書制度時，也要針對不同地區檔案事業發展現狀采取相應的措施。在職業等級設置上,還要考慮國際現行檔案職業等級標準，使中國的檔案職業標準更加符合國際規范。因此，我們應當制定一系列的不同級別的職業資格認證體系，以適應我國檔案事業發展的實際情況。

3.5 理性看待證書和樹立終身學習的理念

在這個“職業證書的時代”，有一張過硬的證書對提升自己的價值是有用的。但是片面追求一紙證書，不把認證考試和自己的特長及自己從事的工作有機的結合起來，這就偏離了推行職業資格證書制度的軌道。檔案職業資格證書不是終身認證，要求定期對證書持有者進行考核，這對于從業人員樹立終身學習的理念，自覺主動地學習具有促進作用。

4 結語

它山之石，可以攻玉。秘書職業資格證書制度實施中積累的經驗，對籌備和建立全國檔案職業資格證書制度有著巨大的借鑒價值，而檔案職業資格證書制度的有效實施，對推動檔案教育改革和檔案職業教育事業的發展，增強人才的競爭力，都有十分重要意義。

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