桃林口水庫工程檔案的科學管理

鄭洪澤

（河北省桃林口水庫管理局，河北 盧龍066400）

桃林口水庫是“八五”、“九五”期間國家和河北省的重點水利工程建設項目，是一座集供水、灌溉、發電、旅游等綜合功能為一體的大型水利工程樞紐。桃林口水庫特點是工程投資大、工期長、要求高、涉及面廣、參與建設的單位多，是一項龐大的系統工程，故工程檔案管理也顯得尤為重要。筆者就桃林口水庫工程檔案工作的實踐，探討有關重點工程檔案科學管理問題。

作為國家重點工程項目，桃林口水庫的工程檔案具有如下特點：①工程檔案數量大、種類多、價值高。桃林口水庫主體工程包含12個單項工程項目，工程龐大，因而形成的檔案數量大、種類多。水庫大壩主體建設在北方首次采用“金包銀”碾壓混凝土、壩肩邊坡采用“高邊坡劈坡噴錨”等先進的施工工藝，使其檔案具有較高的利用價值，不但對工程建設階段及目前的管理和利用有重要意義，而且對其他地區興建相同類型的工程具有很大的參考價值。②重點工程檔案形成及保管時間長。水庫工程建設周期長，重點工程檔案形成的周期也長。經過6a多建設，2000年8月通過水利部組織的竣工驗收。在檔案的收集整理中，實行了工程立項開始和檔案跟蹤收集同步、工程建設過程和檔案形成同步、工程竣工驗收和檔案驗收同步的“三同步”管理，確保了工程檔案的完整、系統和規范，使其在今后工程運行管理、除險加固、維修工作中發揮了重要作用。

水庫工程項目立項開始就設立了檔案管理機構及專職人員，負責項目檔案、資料的收集、整理和歸檔工作，發揮了對設計、施工、監理等單位的監督、指導和檢查的作用。

1 工程立項與檔案跟蹤收集同步是做好重點工程檔案工作的前提

桃林口水庫主體工程建設由河北省水利工程局和武警水電一支隊兩個施工單位及其下屬若干工程隊承建，檔案業務指導人員做到經常與各施工單位、監理等單位的資料員保持聯系，全面了解工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等，使檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。例如，在工程檔案的跟蹤指導、監督、檢查方面，采取責任到人的措施，按照編號分號制度全部落實到每位業務指導人員的頭上，這樣業務指導人員就能夠有針對性地介入各自負責的工程。

2 加強檔案法律、法規的宣傳與業務知識指導

建設初期，水庫工程建設的兩個施工單位及其下屬施工隊伍采取不同的檔案分類方法，有的采用“工程部位分類法”，有的采用“工程專業分類法”，業務水平參差不齊，以至于技術資料匯總后，給保管和使用造成很多困難。針對這種情況，對施工單位竣工文件編制進行整理，加強檔案意識的宣傳和檔案業務知識的培訓，用規范化、標準化來嚴格要求重點工程檔案資料，并對各單位的檔案整理工作做具體指導。

3 建立健全規章制度

3.1 水庫工程檔案收集工作與工程進度保持同步進行

工程建設開始后，從檔案制度建設入手，逐步建立健全各項規章制度，進一步規范檔案資料的收集、整理工作，有針對性地對建設單位、施工單位、監理單位進行跟蹤服務，對施工中檔案存在的問題進行業務指導。嚴格檔案交接程序，以防因人員調動造成檔案資料的丟失。此外，對工程檔案的立卷，要求工程文件原件歸檔；工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合；工程文件應采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，與施工圖設計、設計變更、商洽、材料變更、施工及質檢記錄相符合，做到文、圖、物相符等，保證重點工程檔案報送的質量、成套性和完整性。

3.2 積極做好重點工程檔案執法檢查工作

（1）通過執法檢查進一步宣傳檔案法律法規和重點建設項目檔案的重要性，使重點建設項目單位進一步認識到，檔案既是工程建設全過程的真實歷史記錄，又是保證工程建設質量的重要環節，更是今后工程運行和維護的重要依據。

（2）通過執法檢查使建設單位、監理單位和施工單位對檔案業務建設的具體內容有進一步了解，及時提供了直接的業務指導和咨詢服務。

（3）通過執法檢查獲得了第一手材料，為進一步研究和規范重點工程檔案打下基礎。

4 做好重點工程專項驗收階段的檔案收集管理

按照國家有關規定，竣工檔案資料驗收是檔案管理部門依法在工程竣工驗收前或同時對工程檔案進行的專項檢查和驗收。因此，竣工驗收階段，桃林口水庫的設計、監理、工程管理等單位的檔案人員，認真審查施工單位的竣工圖紙和文字資料，檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設計變更的落實情況。具體包括：①工程檔案齊全、系統、完整；②工程檔案真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況；③工程檔案整理立卷，符合有關規范規定；④竣工圖繪制方法、圖式及規格等符合專業技術要求，蓋有竣工圖章；⑤文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續完備；⑥文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨和托裱等符合要求。

通過實施竣工驗收檢查，確保了桃林口水庫工程竣工檔案達到規范化、標準化，為水庫工程順利通過竣工驗收奠定了基礎。

5 合理開發利用重點工程檔案

近幾年來，水庫檔案逐步實施電腦管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業務部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息為水利事業提供了很大幫助。目前，水庫工程檔案除傳統的借閱服務利用外，還開展了編研型開發利用。通過查閱大量的檔案資料，編研了《桃林口水庫大事記》和《桃林口水庫組織沿革表》等一系列內部資料。在桃林口水庫國家水利風景區及展覽館的建設中，也提供了大量有價值的文字、照片和實物檔案，利用檔案資料制作了多期景區宣傳資料和專題片。如今景區每年接待游客約4萬人，充分展現了水利行業的精神風貌，受到了游客的好評。

6 結語

隨著我國水利事業從工程水利向資源水利的轉變，對水利檔案管理人員的要求也越來越高。檔案管理人員只有不斷認真學習檔案法律法規及相關各學科專業知識，提高檔案技術水平和管理能力，具備良好的政治和業務素質，以科學發展觀駕馭重點水利工程檔案管理工作，才能更好地為水利事業和社會發展服務。

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