淺談預算在組織中的地位及改進措施

[摘要]預算代表了企業的經營目標，是控制企業日常經營活動的主要依據，是經營決策和長期決策目標的一種數量表現，既是決策的結果，又是實施控制的標準。本文全面分析了預算在組織中的地位，深刻透析了預算在管理中的問題，提出了預算在組織中的改進措施。實行預算管理能加強企業內部各部門的相互協調和溝通，使企業上下一心，共同為實現組織目標而努力，而且有利于規范日常活動，優化資源，降低風險，提高企業效益。

[關鍵詞]預算 計劃 控制 精細化 信息化 目標利潤

預算代表了企業的經營目標，是經營決策和長期決策目標的一種數量表現，既是決策的結果，又是實施控制的標準。企業編制全面預算就是要使每個職能部門的管理人員知道在計劃期間應該做些什么，以及怎樣去做，從而保證各部門和整個企業工作的順利進行。全面預算在組織中具有重要地位，對于提高管理水平，增強組織的核心競爭力具有重要作用。

一、預算在組織中的地位

1、計劃與控制

全面預算管理的計劃和控制職能決定了其在組織管理控制鏈中的極其重要的位置。企業將經營的實際成果同預算對比，揭示兩者之間的差異并分析其原因，可對未來的經濟活動加以控制。

根據制定的各種預算，可以定期或不定期地對各部門執行情況進行考核與評價，及時揭露實際脫離預算的差異并分析其原因，糾正偏差，確保決策目標的實現。預算最明顯的作用就是將企業的目標具體化，編制和使用預算可以使經理人員籌劃未來，制定目標，預測可能存在的問題，并為企業的發展指明方向。

2、協調與溝通

經理人員可以將預算作為一個基點，通過實際業績與基點的比較，對企業的業績實施控制。在預算的編制過程中，高層管理人員與預算執行人員如果能夠很好地溝通交流，基層人員就能把想法傳達到高層管理人員那里。它把企業各方面的工作嚴密地組織起來，而且把企業內部有關協作單位的配合關系也納入統一的預算，使企業內部上下左右協調起來，達到平衡。

預算使企業各部門的工作形成了一個有機整體。為達到企業總目標，各部門不能只考慮局部的利益，而應該從整體出發，密切配合，相互協調，力爭供、產、銷的綜合平衡，所以各部門之間應互相提供有關信息，有效進行溝通。

3、評價業績，激勵員工

預算是評價各部門工作成果的基本尺度，以具體的數據提出了在某一預算期內對某一部門業績的期望，并且組織一般會對完成或超過預算利潤的部門發放獎金，這就激勵部門經理及員工為完成預算而努力。預算的編制是由預算執行者自下而上、逐級綜合，經上下反復磋商而完成的，所以能較好地激勵預算執行者提高其完成預算的積極性。

4、提高經營管理水平

全面預算管理能促進完善企業各項管理制度，不斷提高經營管理水平，有利于發現管理中的漏洞，不斷改進各項消耗標準、現金安排等基礎工作，也有利于對經營者業績的評價、考核。

預算不僅可以幫助企業落實戰略計劃、培養企業的遠見卓識和提高經理人的管理能力，而且還可以提供業績評估的客觀基準，促進溝通和協調，保持企業整體目標與分部目標的動態一致。正確地編制預算，有利于使企業全體職工明確奮斗目標，使各部門、各環節的生產經營活動協調進行，為完成企業的總目標努力奮斗。

二、預算管理過程中存在的問題

1、執行人員對全面預算管理認識不清

企業的執行人員認為編制預算屬財務行為，應由財務部門負責預算的制定和控制，忽略了在預算編制時企業各部門的相互溝通，造成預算在實施過程中難以操作，最終抵制預算的執行。

2、預算編制過程中缺少溝通

預算編制過程中，上下級之間因為缺少必要溝通，容易使全面預算管理失敗。預算編制對各種數據質量要求很高，溝通不充分會阻礙工作的順利開展，如果存在信息保留和虛假情況，就會使最終匯總起來的信息失真。

3、權責不明確，使預算工作效果大打折扣

如果目標與責任錯位、權利與義務不對等，就不能充分發揮預算責任主體的主觀能動性。目標責任錯位，使得部門權責錯位，無法執行任務，各個組織個人為了各自目標，各行其是，使得整個企業權責不清，職責不明，從而使預算工作效果大打折扣。

4、預算的精細化問題

如果預算的制度、責任、指標、費用等方面的細化工作沒能跟上，基礎工作的落后便會制約預算管理工作的深入開展。在分析預算執行情況時，如果僅將預算值與執行情況進行簡單的比較計算，沒有對預算差異進行深入的分析，就難以確定預算差異產生的原因，無法把預算執行情況與企業經營狀況有機地聯系在一起。

5、監督考核機制不健全、缺乏力度

有些組織缺乏嚴格有效的監督機制，尚未建立完善的預算管理制度，考核時考核方如果摻雜個人感情，而被考核方又過多強調客觀因素，考核就落實不到具體責任人。考核不到位是預算目標無法很好實現的重要原因。

三、預算在組織中的改進

預算管理是一項復雜的系統工程，組織必須從自身實際出發，取長補短，不斷完善預算標準和提高基礎管理水平，力求做到全面、系統、科學、先進，同時體現可控制、可考核，既客觀反映經營水平，又滿足現代企業制度和企業發展的要求。

1、優化組織結構，加強預算體系建設

建立科學、合理的組織架構對于發揮全面預算管理的作用具有重要意義。確立完整的預算管理程序，保證預算管理體系的完整實施。在建立各級預算管理委員會的基礎上，由各職能部門設計出具有自身特色的預算管理指標，最后拿出符合本企業的各項預算管理指標和辦法，全面推行預算管理。

此外，為使整個預算工作有條不紊地進行，應在企業內部專設一個預算管理委員會負責預算編制、實施、控制、協調和指導。確定預算管理的第一責任人為各單位、部門的行政主要負責人，切實加強領導，明確責任。這是企業強化經營管理，增強競爭力，提高經濟效益的一項長期任務。

2、以人為本、全員積極參與

全面預算管理是一種涉及企業各個層次的責權利的制度安排，涉及到企業生產經營過程的方方面面，各個環節，需要企業各個不同的部門與個人參與。

全面預算管理是一種全過程、全方位、全員的管理，因而需要企業全體職工廣泛認真地學習全面預算管理的構架體系，樹立成本意識和效益觀念。此外，成功地動員企業員工積極參與預算管理，也可以減少企業的管理當局和企業其他員工之間由于信息的不對稱性可能帶來的負面影響，從而有利于做出改善企業管理的決策。

3、借助信息化系統

企業應依托財務信息系統，開發全面預算管理相關軟件，保證預算編制、控制、分析、調整、考核、評價的實時性和有效性。全面預算管理信息系統的開發可以實現利用信息技術完成預算匯總和預算報告的自動化、實現與組織會計核算系統的有效集成，提高工作效率。同時，能為管理人員加強預算分析提供幫助，增強采集項目信息收集的全面性、及時性和準確性，加強預算執行的過程控制。

4、合理確定預算管理指標和目標

預算目標的確定要符合實際，協調一致。首先，目標確定要經得起市場的考驗，與企業的外部環境相適應。目標制定之前要充分分析企業所處的生存環境，包括國家宏觀政策、行業發展趨勢、競爭對手狀況等內容，企業確定的預算目標還應具有一定的彈性，增強應變能力。

其次，目標要符合企業內部生產經營的客觀實際，與企業的生產能力、技術水平和員工素質相適應，不能過高或過低。制定預算目標一定要從企業實際能力出發，實事求是，努力提高預算編制的科學性、預見性和合理性，合理配置公司內部資源，不能憑主觀意愿，忽視了基本的經濟規律。

5、提高預算編制水平

預算編制是預算管理的首要環節，質量的高低直接影響預算執行效果和預算目標的實現。企業只有根據自身經營和管理的特點制定預算編制原則、程序和方法，才能提高預算的編制水平。

“自上而下”的預算制定流程能夠將企業目標直接體現到預算之中，體現了預算的強制性和權威性，但由于這種預算流程對基層信息的掌握有限，容易脫離實際，使預算難以發揮其計劃、協調和控制作用。因此，可以考慮由預算管理小組提出關鍵性指標，將這些指標交由各職能部門充分討論，直至形成一致意見，管理小組需對討論過程進行指導和監督。預算管理小組據此確定預算總量指標，并初步分解到各職能部門。各職能部門根據分解的預算指標分別制定本部門的預算，并交預算管理小組審核和匯總。預算管理小組據以編制全面預算，并分發各職能部門。

6、提高預算的執行力

預算管理的核心是預算執行，預算的執行是預算目標實現與否的關鍵。預算一經確定，便具有了“法律效力”，各執行單位要充分按照預算辦事，圍繞實現預算開展經濟活動，制定必要的制約手段，提高預算的控制和約束力。要加強預算執行的組織與細化，加強預算執行情況的分析與報告。

預算執行期間要定期召開預算執行分析會議，掌握預算執行情況。落實解決執行中存在的問題，針對預算的執行偏差，客觀地分析原因，制定相應的解決措施并對存在的問題提出改進建議。在預算報告中反映出的問題越及時，調整和處理的就越迅速，全面完成任務就越有保障。

7、加強預算信息反饋，提高預算編制的可靠性

在編制預算時，所涉及的變量有時很難確定其數值，就需要對有關變量作一些近似的估計，在實際編制預算時要根據不同的具體情況進行編制。加強預算編制的信息反饋，不僅可以及時糾正偏離目標的行為，提高預算本身的準確性和可靠性，而且可以增強企業員工的責任感，有利于強化企業管理的基礎工作，充分發揮企業員工參與管理過程，增強預算的認可程度，提高企業管理水平。

8、要加強預算執行的監督與考核，提高企業效益，增強企業競爭力

應采取有力的監督手段和保障措施，保證全面預算的順利實施。預算考核是完善企業內部控制體系，實現激勵與約束相結合的關鍵所在。考核預算完成情況是全面預算管理工作的最終控制環節，是預算管理的一項重要職能。將預算與業績評價和考核相結合作為評價考核的依據，才能真正發揮預算的作用。

預算管理小組應定期對執行單位的預算執行情況進行監督檢查。建立完善的考核指標和獎懲制度，確保客觀公正、合理，充分調動員工積極性。考核的評價應以經批準的預算為標準，將實際發生數與預算數進行比較，對于實際發生額與預算數之間的各種差異，必須進行認真的分析，找出原因。如果差異是由于預算的準確性不足造成的則應該努力提高預算的編制能力。如果差異是由于預算執行方面引起的，則應該尋求改進執行的途徑。

實行預算管理能加強企業內部各部門的相互協調和溝通，使企業上下一心，共同為實現組織目標而努力，而且有利于規范日常活動，優化資源，降低風險，提高企業效益。它適應了市場經濟發展的要求，在促進企業強化內部管理、開拓市場、提高效益等方面發揮了顯著作用。我們還需要在實踐的過程中總結經驗，進一步改進和完善預算管理體系。

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