學(xué)校檔案信息化建設(shè)的原則與措施

摘要:文章分析了學(xué)校檔案信息化建設(shè)中必須重視的原則，并提出了學(xué)校檔案信息化建設(shè)的一些措施。

關(guān)鍵詞:學(xué)校檔案;信息化建設(shè);原則;措施

長期以來，受傳統(tǒng)封閉思想的影響和計劃經(jīng)濟模式的制約，檔案部門一直“看門守攤”，保守封閉，檔案鎖在深閨無人識。造成這一局面的原因很多，除了社會檔案意識普遍不強、檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境不優(yōu)之外，檔案部門本身缺乏自信心，怨天尤人，工作主動性不強，工作沒有“亮點”和“閃光點”，不能引起領(lǐng)導(dǎo)和群眾的關(guān)注。也就是說，檔案部門的“無為”造成檔案部門“無位”。進入新世紀(jì)新階段，檔案工作如果還不改變“無為”被動局面，檔案部門也將進一步邊緣化，更加“無位”，檔案工作將得不到發(fā)展。因此加強檔案信息化建設(shè)、推進檔案管理體制改革已成當(dāng)務(wù)之急。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的原則

前瞻原則。檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為學(xué)校內(nèi)部的檔案館在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性。將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

協(xié)作原則。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的學(xué)校內(nèi)部的檔案館來說，獨立完成這些項目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與學(xué)校內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合，才能保證這項工作在各階段的順利實施。

實用原則。檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對館藏檔案進行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會需求，使自己的信息具備\"惟一性\"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網(wǎng)址;根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

二、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施

(一)做好學(xué)校檔案信息化建設(shè)前期準(zhǔn)備工作

檔案信息化建設(shè)是新世紀(jì)新階段檔案管理的一個重大課題，也是一個需要長期建設(shè)和大量資金支持的系統(tǒng)工程，僅靠檔案館自己孤立的奮斗是難以完成的。要確定學(xué)校檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，提出建設(shè)任務(wù)以及分步實施規(guī)劃，制定學(xué)校數(shù)字檔案館建設(shè)實施方案，并組織專家進行論證。把檔案信息化建設(shè)項目納入學(xué)校總體發(fā)展戰(zhàn)略進行分步實施的預(yù)期目標(biāo)。學(xué)校要逐步地增加檔案現(xiàn)代化管理的硬件投入。新建的庫房達(dá)到檔案館建筑設(shè)計必須達(dá)到規(guī)范的要求。

(二)改革學(xué)校檔案工作模式

目前學(xué)校檔案工作還是采用傳統(tǒng)的一人一門類的“一竿子插到底”的管理模式，也就是一個人管理一個門類或幾個門類(如教學(xué)、人事、科研等)的檔案，從檔案的收集到整理、編目、利用等檔案管理的全過程都由一個人承擔(dān)。這種管理模式已不適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要。應(yīng)該將檔案館的工作模式調(diào)整為收集指導(dǎo)、管理利用、編研開發(fā)、技術(shù)服務(wù)等新工作模式，各環(huán)節(jié)工作實行目標(biāo)管理，實現(xiàn)按工作流程合理分工的專業(yè)化管理。有利于在檔案信息化建設(shè)中，通過辦公自動化系統(tǒng)開展對全校各部門電子文件歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，利用檔案管理信息系統(tǒng)，快速為利用者提供服務(wù);通過技術(shù)服務(wù)，解決檔案信息化建設(shè)過程中的技術(shù)難題;通過編研開發(fā)提升檔案信息的利用服務(wù)水平。

(三)使用統(tǒng)一的OA(辦公自動化)系統(tǒng)

規(guī)范學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，統(tǒng)一開發(fā)使用符合公文處理程序和要求的學(xué)校OA(辦公自動化)系統(tǒng)，最終實現(xiàn)高效、有序、無紙化辦公目標(biāo)。需要說明的是，OA系統(tǒng)的統(tǒng)一開發(fā)利用是內(nèi)網(wǎng)建設(shè)的關(guān)鍵。OA系統(tǒng)是否安全，是否符合公文處理相關(guān)規(guī)范，是否完整記錄公文處理全過程，直接影響到電子公文的合法有效性和電子檔案的原始記錄性。當(dāng)前，計算機運用技術(shù)是能夠滿足以上要求的，這就需要學(xué)校制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一進行開發(fā)。這樣，既統(tǒng)一了系統(tǒng)平臺，又可以最大限度地節(jié)約系統(tǒng)開發(fā)成本。學(xué)校OA系統(tǒng)使用率越來越高，這對推進辦公自動化，有效節(jié)約辦公成本創(chuàng)造了良好的條件。達(dá)到“公文處理規(guī)范，文件傳輸快捷，辦公成本降低”這一目的。

(四)正確處理傳統(tǒng)手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就，需要一個逐步到位的建設(shè)過程。在這個時期中，檔案館工作中的傳統(tǒng)手工操作與現(xiàn)代化管理將有一個并存過度期，當(dāng)電子檔案的真實性在技術(shù)層面上不能得到保證的情況下，檔案載體也將長期處于紙質(zhì)載體與磁性介質(zhì)載體雙套制管理的模式。并非在進行檔案信息化建設(shè)一開始就放棄對傳統(tǒng)手工檔案管理工作的重視。采用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，是對檔案管理提出了更高的要求，將更加促使我們加強傳統(tǒng)技術(shù)的改造和手工操作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。而加強傳統(tǒng)技術(shù)改造和手工操作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，又為順利實現(xiàn)向檔案管理現(xiàn)代化過渡創(chuàng)造了條件，有利于加速檔案信息化建設(shè)步伐。

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責(zé)任編輯潘孟良