Excel軟件在會計電算化巾的應用

鄭 霆

【摘要】本文通過分析Excel軟件在高效專業報表制作、財務數據分析與預測、財務函數運算中的應用，對Excel軟件在會計電算化中的應用進行了探討。

【關鍵詞】會計電算化Excel財務管理

一、會計電算化與Excel軟件

“會計電算化”是指在會計工作中運用電子計算機，是會計學與計算機科學技術相結合的一門新興邊緣學科，它隨著會計學理論、會計法規與制度以及計算機信息處理技術的發展而不斷發展。會計電算化的“化”字體現了一個循序漸進的演變過程，即從非電算化逐步過渡到電算化，從初級電算化過渡到高級電算化這樣一個長期而艱巨的演變過程。會計電算化要求會計人員必須具備扎實的專業知識、先進的信息技術知識以及嫻熟的信息技術運用技能。會計電算化的工作要求是，會計工作人員應能運用企業財務會計原理和成本與管理會計方法以及計算機技術，對傳統手工會計的處理方法、流程及對會計數據的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進行改造，并建立起電算化會計信息系統。Microsoft Excel軟件一經問世，就被認為是當前功能強大、使用方便的電子表格軟件。它可完成表格輸入、統計、分析等多項工作，可生成精美直觀的表格、圖表。從1993年，Excel就開始支持vi—sual Basic fnr Applications(VBA)。VBA是一款功能強大的工具，它使Excel形成了獨立的編程環境。使用VBA和宏，可以把手工步驟自動化，VBA也允許創建窗體來獲得用戶輸入的信息。因此，Mi—crosoft Excel是人們日常生活中處理各式各樣的表格的良好工具。而人們可以運用最新版的Microsoft Office Excel 2007來創建電子表格并為其設置格式，以及分析和共享信息，以作出更加明智的決策。通過使用面向結果的新界面、豐富的直觀數據以及數據透視表視圖，可以更加輕松地創建和使用專業水準的圖表。

二、Excel軟件在會計電算化中的應用探討

目前，我國企業解決會計核算問題都是利用電算化軟件進行的。利用電算化軟件解決會計核算問題既簡單又方便，但也存在一定的局限性。一是由于企業的業務種類繁多，因而電算化軟件也會遇到解決不了的問題。二是由于電算化軟件的功能有限，因而難以滿足企業管理的需要。隨著計算機應用的不斷普及和會計人員素質的不斷提高，會計人員應了解更多處理會計數據的工具，而不應僅僅局限于電算化軟件。只有這樣，會計人員在工作中遇到問題時，處理思路才會廣，解決辦法才會多，工作效率才會高。以下以財務管理工作中Excel軟件的具體應用為例，對Excel軟件在會計電算化中的應用進行探討。

(一)Excel軟件在高效專業報表制作中的應用

1Excel模板。當人們通過Excel新建報表時，通常借助于Excel內置的模板來創建專業級的報表．也可以通過Mi-crosoftOfficeOnline或者Office應用模板庫提供的相關財務模板，來快速建立財務報表。2數據的導入。企業大多數財務數據都是存放在企業內部網中，而Excel軟件支持常用的數據類型，如文本文檔、Word文件、Access數據庫及Html網頁數據等。因此，通過Excel數據導人程序，可以很快地將網絡中的財務數據以各種方式導入Excel表中，這樣有利于財務人員快速填充財務報表的數據。

3智能填充柄。由于Excel軟件支持常見的數據庫類型，如字符、數值及日期、時間等，并可偵測使用者操作動作以提供實時的“省時省力”的操作建議，因此，通過智能填充柄來快速輸入諸如連續的編號、日期等序列，可創建高效的工資報表。4數據的驗證。借助于Excel軟件強大的數據驗證工具，財務人員可以盡可能地提高數據輸入的準確性。例如，Excel軟件提供的“文本與語音”工具，可以利用對錄入數據的朗讀來檢驗數據的正確性；可以利用“有效性”規則來降低輸入大量數據的出錯率；還可以利用自建文字序列提高輸入的效率。

5為報表設置格式。在Excel中，格式設置是一項重要的菜單命令，人們可以通過“格式”命令來美化報表。除了一些常用的格式命令以外，財務報表還可以利用以下菜單命令，對報表進行美化。如需要對報表數據根據不同情況設置相應的格式時，可以采用“條件格式”命令，或通過自定義格式、自動套用專業報表格式、定義報表樣式等方式來實現．以快速制作專業報表。

(二)Excel軟件在財務數據分析與預測中的應用

財務預測是企業決策的前提與基礎，Exed是一個具有強大功能的數據管理與分析軟件，人們可以運用Excel軟件進行財務信息的分析，以提供決策的依據。

1數據的排序與分類匯總。財務人員可以利用Excel軟件的排序功能，依據數據表的一個或多個字段進行升序或降序排列，甚至自定義序列排序。Excel軟件在財務分析中的主要作用是進行分類匯總，通過分類匯總，可以得到財務中諸如小計或總計的匯總數據，并且可實現數據的分級顯示。2數據透視表。Excel軟件提供的數據透視表可以將數據的排序、篩選和分類匯總三個過程結合在一起，它可以轉換行和列以查看源數據的不同匯總結果，可以顯示不同頁面以篩選數據，還可以根據需要顯示所選區域中的明細數據，非常便于用戶在一個清單中重新組織和統計數據。

3財務預測。通過對數據統計分析之后，財務部門需要進行相應的預測，為相關部門或領導提供有價值的數據參考。這些數據能夠為會計工作或相關部門的工作起指導作用。財務預測是借助于歷史數據，根據相關計算工具或計算公式來獲得一定的結果，并根據這個結果作出相應的決策。人們可以通過運用Excel軟件的相應工具來實現對原始數據的統計與預測，而不必由具有較強數學或統計功力的財務人員來完成。此外，財務人員運用Excel軟件中的函數或輔助工具(分析工具庫)進行預測工作，不必掌握太多的公式就可以進行眾多的分析預測。

(三)Excel軟件在財務函數運算中的應用

Excel軟件中的函數其實是一些預定義的公式，通過參數的特定數值按特定的順序或結構進行計算。用戶可以直接用它們對某個區域內的數值進行一系列運算，如分析和處理日期值與時間值、確定貸款的支付額、確定單元格中的數據類型、計算平均值、排序顯示、運算文本數據等。Excel軟件中的函數一共有11類，其中包括了許多財務函數。財務函數可用以進行一般的財務計算，如確定貸款的支付額、投資的未來值或凈現值，以及債券或息票的價值。這些財務函數大體上可分為四類，即投資計算函數、折舊計算函數、償還率計算函數、債券及其他金融函數，它們為財務分析提供了極大的便利。財務人員如果能夠正確、靈活地使用Excel軟件進行財務函數的計算，則能大大減輕日常工作中有關指標計算的工作量。

1投資計算函數。投資計算函數可分為與未來值fv有關、與付款pmt有關、與現值pv有關、與復利計算有關及與期間數有關等的幾類函數。財務人員只要根據不同函數，在Excel軟件中輸入相應的數據就可以快速得到計算結果。

2折舊計算函數。折舊計算函數主要包括AMORDEGRC、AMORLINC、DB、DDB、SLN、SYD、VDB。這些函數都是用來計算資產折舊的，只是采用了不同的計算方法。具體選用哪種折舊方法，則須視各單位情況而定。3償還率計算函數。償還率計算函數主要用以計算內部收益率，包括IRR、MIRR、RATE和XIRR幾個函數。4債券及其他金融函數。債券及其他金融函數又可分為計算本金、利息的函數，與利息支付時間有關的函數，與利率、收益率有關的函數，與修正期限有關的函數．與有價證券有關的函數，以及與證券價格表示有關的函數。

Microsoft Excel軟件所具有的操作靈活性及其豐富的內置函數和各種數據處理工具，可以讓使用者很容易地構建出復雜的財務模型，對財務數據進行快捷的分析，為企業的決策提供幫助。Excel軟件訪問外部數據源功能的逐漸增強．以及其一貫擁有的豐富的第三方軟件包，使其在未來相當長一段時間里將繼續成為財務工具的最優選擇。