數(shù)字檔案館結(jié)構研究

宋玉濤 張先俊

(河南省電力勘測設計院，河南 鄭州 450007)

數(shù)字檔案館是檔案行業(yè)的新興事物，是國家檔案事業(yè)信息化建設的重要歷史發(fā)展階段。中國電力規(guī)劃設計協(xié)會《電力勘測設計行業(yè)檔案工作發(fā)展三年(2006～2008)規(guī)劃》要求：加大檔案信息化建設投入，實現(xiàn)檔案管理方法和管理內(nèi)容上的轉(zhuǎn)變，在電子檔案管理軟件應用技術上取得進展，使電子檔案管理在轉(zhuǎn)換為勘測設計能力上有明顯體現(xiàn)；盡可能建立本單位的數(shù)字化檔案館。

近年來國家在深圳、青島兩個檔案館試點建設數(shù)字檔案館，并將成功經(jīng)驗向各行業(yè)各地方推廣。那么什么是數(shù)字檔案館？在總結(jié)成功經(jīng)驗的基礎上，目前大家比較認可的定義是：以網(wǎng)絡為支撐，以數(shù)據(jù)庫為核心，以檔案專業(yè)的管理軟件為工具，通過建設“三個平臺”——網(wǎng)絡支持平臺、業(yè)務管理平臺、信息服務平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡化、業(yè)務管理自動化、信息服務在線化。

1 數(shù)字檔案館的基本結(jié)構

進行數(shù)字檔案館建設，首先必須要搞懂它的基本結(jié)構，否則就會無從下手。其實，在數(shù)字檔案館這么一句簡單的定義中已經(jīng)揭示了它的基本結(jié)構：即網(wǎng)絡支持平臺、業(yè)務管理平臺、信息服務平臺。這3個平臺既相對獨立，又緊密相連。每一個平臺針對的對象不同，解決的問題不同。

數(shù)字檔案館3個平臺的組成結(jié)構可以參照OSI(開放系統(tǒng)互聯(lián)參考模型)來理解。OSI是國際標準化組織于1978年定義的一個描述網(wǎng)絡層次結(jié)構的標準模型，通過OSI保證了各種類型網(wǎng)絡的兼容性，互操作性。OSI說明了信息在網(wǎng)絡中是如何傳輸?shù)模约案鲗釉诰W(wǎng)絡中的功能和它們的框架概念。3個平臺作為檔案工作來理解可以與傳統(tǒng)檔案管理模式相對應，作為計算機網(wǎng)絡來理解可以與OSI的7個層相對應，見下圖：

與OSI模型功能相似，在數(shù)字檔案館3個平臺中，當前層平臺的下一層平臺都為當前層提供服務。3個平臺的結(jié)構為傳統(tǒng)檔案工作向數(shù)字檔案館過渡提供了理想的結(jié)構模型。

2 數(shù)字檔案館各層平臺功能

2.1 網(wǎng)絡支持平臺

從檔案傳統(tǒng)管理模式來看，網(wǎng)絡支持平臺對應的是檔案信息的存儲利用模式。傳統(tǒng)檔案工作在這個平臺上主要考慮檔案的庫房容量，檔案案卷上如何標識，檔案信息如何組織起來對外提供利用等。庫房管理和檔案案卷組織存放形式是傳統(tǒng)檔案工作的基礎，沒有這個基礎檔案管理無從談起。

在數(shù)字檔案館的概念中，網(wǎng)絡支持平臺是處于最底層的一個平臺，是所有服務的基礎。這一層平臺主要完成數(shù)字檔案館的硬件布置與連接。如：網(wǎng)絡配置、服務器設置、客戶端要求、實體文件和各種條目信息的組織形式、存儲容量分析等。主要對應OSI 模型中的下面4層。即：物理層、數(shù)據(jù)鏈路層、網(wǎng)絡層和傳輸層。這一層平臺面向檔案業(yè)務管理平臺，向檔案業(yè)務管理平臺提供服務，對數(shù)字檔案的有效存儲和安全傳遞負責。

網(wǎng)絡支持平臺中重點考慮的一個方面是海量數(shù)據(jù)存儲。海量數(shù)據(jù)是數(shù)字檔案館的一個鮮明特點，它既是數(shù)字檔案館對外提供利用的基礎，也是加工和處理的對象。一般來說數(shù)字檔案館可以成為一個單位最大的數(shù)字信息庫之一，存儲量以“T”計。在硬件配置時應考慮大容量硬盤或磁盤陣列，在做異地備份時可以考慮光盤。

另一個考慮的重點是保存信息的多樣性。隨著信息技術的發(fā)展，我們產(chǎn)生的電子信息日益呈現(xiàn)出多媒體化，這種趨勢將來會越來越明顯。如我們平時經(jīng)常遇到的工程圖紙信息(掃描圖tif、工程CAD圖紙)、文書檔案信息(原文及批文tif、word、htm)、電子圖書(CEB)、電子期刊(CAJ、PDF)、電子版規(guī)程規(guī)范(PDF)，圖片信息(JPEG、BMP、GIF)等。為用戶保存和提供多媒體信息是網(wǎng)絡支持平臺應完成的功能，千兆甚至萬兆以太網(wǎng)和高速交換機為大容量信息傳遞提供了硬件基礎。

2.2 業(yè)務管理平臺

對應于業(yè)務管理平臺，傳統(tǒng)檔案管理模式可以劃分為的6個工作環(huán)節(jié)，即：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用。這6個環(huán)節(jié)體現(xiàn)了檔案的日常工作，規(guī)范了檔案信息的流向，保證了進出檔案庫的信息都是完整、準確、有效的。在數(shù)字檔案館設計中應考慮實現(xiàn)這6個環(huán)節(jié)的功能，以便和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理相兼容。

從計算機網(wǎng)絡角度看，這一層平臺是數(shù)字檔案館非常重要的一層，起著承上啟下的重要作用。這一層主要對應于OSI模型中的會話層和表示層。在OSI模型中，會話層主要功能是為會話實體間建立連接，表示層主要功能是為通信提供一種公共語言。這兩層的功能映射到業(yè)務管理平臺中主要通過數(shù)據(jù)庫和檔案編號體系來完成，而數(shù)據(jù)庫的管理在整個數(shù)字檔案館中起著核心的作用。檔案管理人員通過數(shù)據(jù)庫完成對數(shù)字檔案信息的各種相關操作，同時接收信息服務平臺發(fā)送過來的服務請求。所有數(shù)字信息經(jīng)過檔案編號體系編碼后進入數(shù)字檔案館進行有序保管，完成一個歸檔過程。檢索出來的信息通過這一層分類排序提供給信息服務平臺，完成一個服務過程。檔案6個工作環(huán)節(jié)通過數(shù)據(jù)庫和檔案編號體系相互作用共同完成數(shù)字檔案館的系統(tǒng)操作及日常維護。

在業(yè)務管理平臺，數(shù)字檔案館可以和工作流程中的上一級進行對接和連通，使檔案工作得以延伸，從根本上解決數(shù)字檔案歸檔率低的難題。以設計行業(yè)CAD圖紙歸檔為例，通過和出版崗位的繪圖儀連通，構筑同一個數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)在出版CAD圖紙的同時完成歸檔，可以使CAD圖紙歸檔率達到95%以上。

在許多數(shù)字檔案館系統(tǒng)設計中都把業(yè)務管理平臺設計成C/S形式，系統(tǒng)的日常管理通過檔案工作崗位的計算機來完成。這樣做有利于數(shù)字檔案館的管理工作相對獨立，提高了系統(tǒng)的安全性和保密性，提高工作效率。

業(yè)務管理平臺完成的重點任務是系統(tǒng)管理、人員注冊、數(shù)據(jù)庫日常維護、權限設置和安全控制。從安全角度講，該層對整個系統(tǒng)的安全和有效負責。用戶對系統(tǒng)的操作都要通過該層來識別其權限屬性，判定該請求能否進入下一層平臺。系統(tǒng)的日志記錄也在這一平臺完成。

2.3 信息服務平臺

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，信息服務平臺對應于檔案服務形式。檔案部門根據(jù)用戶的需求選擇不同的服務方式，提供給用戶不同的檔案產(chǎn)品。比如用戶可以用查卡片的方式檢索檔案，也可以利用計算機檢索，還可以咨詢檔案管理人員。不同的服務方式帶來了不同的操作，但結(jié)果應當是相同的。

從計算機網(wǎng)絡角度來看，該層平臺對應于OSI模型中的應用層。與應用層功能相似，信息服務平臺是數(shù)字檔案館3個平臺中的最高層平臺，也是最靠近用戶的一層平臺。它不同于其他層平臺之處在于它不為任何一個平臺提供服務，它只為數(shù)字檔案館以外的用戶提供服務，用戶通過信息服務平臺完成對系統(tǒng)的操作。該層的任務是研究用戶的需求，如何為用戶提供方便、準確、舒適的服務。

信息服務平臺對用戶負責，該層不關心數(shù)字檔案信息在哪里存放，它的組織形式是什么，它是如何傳遞等具體問題。該層對用戶提出的需求進行分析并啟動業(yè)務管理平臺的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對館藏數(shù)據(jù)進行檢索，檢索后的結(jié)果由業(yè)務管理平臺排序后提供給用戶。該層提供給了用戶模糊檢索、跨庫檢索、全文檢索等多種檢索工具，并可以為用戶提供瀏覽下載等多種功能。

信息服務平臺最強大的功能在檢索上。模糊檢索、跨庫檢索、全文檢索等多種檢索方式的采用會大大提高數(shù)字檔案的查全率和查準率。跨庫檢索和全文檢索是數(shù)字檔案館的突出特點的體現(xiàn)，在數(shù)字檔案的環(huán)境下，檔案利用者不會感覺到信息存在于各個不同的數(shù)據(jù)庫中，而只是根據(jù)需要查詢索取自己所需要的信息，不管信息是被標引或是沒有被標引，系統(tǒng)都會自動提供所有相關信息，真正達到相當高的查全率。數(shù)字檔案館模糊了庫與庫之間的界線，對外界只提供一個統(tǒng)一的界面，極大地方便了利用人員查閱和使用檔案。

信息服務平臺提供能瀏覽多種媒體格式的瀏覽器，在一個界面環(huán)境下完成多媒體信息的瀏覽或下載，方便了用戶對檔案全文信息的檢索和利用。

該層平臺一般設計為B/S結(jié)構。在通常的設計中，采用數(shù)字檔案館網(wǎng)站來鏈接各個數(shù)字資源庫，網(wǎng)站上有瀏覽器插件、各種檢索工具插件等。這種設計的目的是方便用戶登錄數(shù)字檔案館，降低用戶端計算機的要求。

3 數(shù)字檔案館信息處理模式和發(fā)展歷程

在3層平臺結(jié)構中，用戶對數(shù)字檔案館提出的需求是一層一層向下傳遞，在完成相關操作后信息又一層一層向上傳遞，最后提供給用戶。比如用戶要完成一個檢索，首先經(jīng)過信息服務平臺接收處理并識別是什么需求，分析后傳遞給業(yè)務管理平臺。在業(yè)務管理平臺啟動數(shù)據(jù)庫的檢索，通過對網(wǎng)絡支持平臺中實體文件的檢索，完成需要信息的查詢，然后向上傳遞回業(yè)務管理平臺進行排序或分類，最后提供給信息服務平臺，完成一次操作。用戶最終看到了檢索結(jié)果，見圖1。

圖1 最終檢索結(jié)果

數(shù)字檔案館結(jié)構的形成經(jīng)歷了一個發(fā)展歷程，它的發(fā)展和整個檔案管理軟件的發(fā)展相一致。在早期單機版的計算機輔助管理檔案階段，只能部分實現(xiàn)“業(yè)務管理平臺”這一層的功能。這一階段的特點是以單個的計算機為基礎，以對檔案卷冊的目錄級管理為重點，具有簡單的查詢、打印、排序等功能，沒有網(wǎng)絡支持平臺和為用戶服務的平臺。隨著網(wǎng)絡本身的發(fā)展以及網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)，具有“網(wǎng)絡支持平臺”部分功能的第二代檔案管理軟件開始出現(xiàn)，但還不能保存管理檔案的全文。電子檔案的出現(xiàn)使得檔案管理軟件跨入第三代。第三代檔案管理軟件以網(wǎng)絡為基礎，以檔案的全文管理為重點，具有網(wǎng)絡查詢、瀏覽、下載全文等功能，初步具備了3個平臺的結(jié)構。第四代檔案管理軟件以檔案整體的數(shù)字化為基礎，以檔案管理中的歸全率、完整率為突破口，從電子文件的收集階段開始介入進行管理，實現(xiàn)了檔案工作的延伸和拓展，達到了確保檔案電子版全文的歸全率和完整率的目的。這些功能的完成需要3個平臺互相作用，缺一不可。

表1 檔案管理軟件發(fā)展歷史

從數(shù)字檔案館的整體結(jié)構來說，數(shù)字檔案館的建設是一個系統(tǒng)工程，并非一朝一夕就能完成，它對一個單位的網(wǎng)絡、計算機、檔案管理、電子檔案管理甚至相關部門都提出了較高的要求。對系統(tǒng)需求進行分析時宜從最高層入手，最底層結(jié)束。進行建設時宜從最底層入手，最高層結(jié)束。3層平臺的結(jié)構為我們研究數(shù)字檔案館提供了很好的模型，也為建設數(shù)字檔案館提供了理想的參照