香港圖書館數字資源采購研究*

□徐文賢 儲文靜

1 香港數字資源建設現狀

在香港,高校和科研所圖書館要為教師、學生和科研人員服務,數字資源采購數量比例大,而公共圖書館主要提供成人自修與市民休閑等公眾服務,學術性數字資源建設并非公共圖書館采購的重點。

自 1999年開始,香港對本地高校進行評估,公布最佳大學排名榜,到 2009年,已經公布了 11屆香港最佳大學排名榜。在評估指標中,圖書、期刊和數字資源數量也是評估內容之一。根據官方數據[1],香港八所高校圖書館 2006-2008年間購買的電子書籍統計見圖 1,2003-2008年間擁有的電子期刊見圖 2,2003-2008年數字資源占總資源的比例見圖 3,各院校電子資源與學生比例見表 1。以下將對電子書、電子期刊數據庫以及電子資源占總資源的比例作出統計分析。

從圖 1可以看出,香港大學電子書籍數量一直居首位,并且上升比例比較高,2008年電子書籍種數達到 157萬。另外其他七所大學電子書籍數量也有上升,但不很明顯,除了香港教育學院電子書數量偏少外,其他幾所數量都差不多,基本位于 10萬 -20萬之間。根據問卷調查,香港教育學院 2009年已經加大了電子書的采購,種數已達到 53萬,但是他們還是表示希望數量繼續增加,只是受到了經費限制。

在期刊方面,從圖 2可以看出,八所高校電子期刊基本上呈上升趨勢,其中香港大學等校有些波動。香港中文大學上升比例比較大,2008年電子期刊數量已達到 7.7萬種,居八所學校之首。

表1 香港八大院校電子資源與學生比例

香港為了方便與內地以及與美國等國家的學制銜接,在 2009年把原有學制改成“三三四”形式(即三年初中、三年高中、四年大學),隨著三三四學制的落實,香港各大學未來每年的入學人數將增加15%到 20%,面臨空間不足的問題,圖書館更面對有書沒空地放的窘境,故八大院校的圖書館正研究在 2012年前成立聯合電子書庫,以優化圖書館資源。八大院校在 2006年啟動“電子資源學術圖書館聯盟”計劃,為期兩年耗資 200萬美金,獲教資會資助一半經費,另一半由八大學校分攤。至今共購入電子書 1.5萬種,共計 1.8萬冊。香港城市大學圖書館館長景祥祜指出,隨著電子書的引入,可以有效節省空間及實現 24小時閱讀,而共享可使購書成本下降。在“電子資源學術圖書館聯盟”成立后,城市大學每冊電子英文書的成本最低只需 3.2美元,比印刷本平均每冊 55美元便宜很多[2]。

從圖 3可以看出,八所院校數字資源數量一直都呈上升趨勢,2003到 2005年數量都比較少,占總資源(紙本資源和電子資源)的比例比較低,各所學校擁有數字資源數量差異都不大。2006年數量開始急劇增長,都達到總資源數量的 15%左右。香港大學 2006年和 2007年數字資源占總資源的比例上升很大,分別為16%和 17%。2008年數字資源所占總資源比例為 37.72%。

從表 1可以看出,香港大學每個學生平均擁有的數字資源數量明顯比其他七所高校高很多,從2005年每人擁有 5種數字資源,到 2006年增至 109種,2008年達到 161種數字資源。

2 數字資源采購模式

香港數字資源采購主要采用單獨談判、聯盟、政府招標三種模式。高校圖書館主要采取單獨談判和聯盟采購模式,其采購經費都是來自大學聯合會。而公共圖書館采取單獨談判和政府招標的采購模式,其采購經費都是來自政府撥款。

2.1 自主單獨談判采購模式

一般以下幾種情況會采用自主單獨談判采購模式。(1)采購金額未達到政府必須要求招標的最低額度;(2)只能從唯一供應商處采購的;(3)招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。

對于數字資源而言,一般是小型的專業數據庫,圖書館可自行單獨談判。由圖書館自行成立談判小組,談判小組由本單位的專家組成,再和供應商進行談判。自主單獨談判,有利有弊。有利方面主要表現在:(1)通過自主單獨談判,中間環節少,可以縮短采購周期。(2)專家談判小組由本單位的專家組成,可以根據本單位自身情況,進行針對性地談判,爭取到更好的服務。不利方面主要是:(1)因為是本單位的談判人員,可能平時工作中都和供應商有聯系,容易發生濫用職權、貪污受賄、假公濟私等不良現象,有可能會損害公共利益。(2)談判小組是由本單位的專家組成,這些專家來源的局限性,可能較多的是對專業相關的問題比較了解,而對相關法律法規知識、談判技巧等其他知識并不熟悉,這樣會導致談判的綜合效果并不理想。

2.2 聯盟采購模式

2.2.1 JULAC聯盟采購

在香港特別行政區,香港大學教育資助委員會下轄的八個大學圖書館館長組成了大學圖書館聯合咨詢委員會(JointUniversity Librarians Advisory Committee簡稱 JULAC),由香港特別行政區下屬大學教育資助委員會(UGC:the University Grants Committee)提供資金。JULAC最初成立于 1967年,宗旨是討論并協調 8所高校資源共享服務方面的事項。這8所高校分別是:香港城市大學、香港浸會大學、香港科技大學、嶺南大學、香港中文大學、香港教育學院、香港理工大學、香港大學。

JULAC有自己的委員會管理機構,其成員僅限于 UGC資助的八所高校圖書館的決策者。每年 4月份,JULAC會從這些決策者中選舉一名成員作為委員會的主席,主席任期至少是 12個月。2006-2007年 JULAC主席由香港嶺南大學圖書館館長Mr.Frederic Nest擔任。一年之中,JULAC至少召開4次會議,JULAC的所有事務都由常委(Standing Committees)和特別工作小組(Special Task Forces)的專業館員執行。目前 JULAC不僅是 ICOLC(International Coalition of Library Consortia,國際圖書館聯盟協會)的成員,還是 ISCA(International Scholarly Communication Alliance,國際學術交流聯盟)的成員[3]。

JULAC下設有幾個分支機構,其中一個專門機構——合作發展委員會(CDC:the Collaborative Development Committee)負責合作購買數字資源。這個機構成立于 1999年 5月,當時只是特別工作小組,后來逐漸發展成由兩位 JULAC委員做主席,每個JULAC成員圖書館各派一名代表組成的委員會。它不是 JULAC內第一個致力于合作購買的分支委員會,但它現在是這個聯盟內的一個主要行動機構。與其他一些地方的、國家的或者區域聯盟不同,這個機構沒有運作資金或是管理人員,完全依靠其成員的努力才使合作與磋商變為可能。CDC主要負責談判方面的工作,其他諸如支付、解決存儲數據等問題則由各成員館自己處理[4]。

1999年 6月,CDC編制了一系列有關談判的準則,以便于 JULAC成員館在談判期間參考。目前使用的許可談判準則是 2004年 JULAC通過的兩份文件《出版商談判通則》和《許可協議模式》[5]。

JULAC于 2008年舉行了策略性發展研討會議,其中確定擴大 CDC的角色。2008年 11月,JULAC同意“CDC”改名為“Consortiall”。 Consortiall是整合了 CDC、HKMAC(Hong Kong Monograph Acquisitions Consortium)、ERALL(Electronic Resources Academic Library Link)三個有關圖書館資源合作采購的委員會,它擴展了原來的職責范圍,以增強杠桿效益以及在市場上的知名度,爭取為成員取得更大的折扣,在2007年 CDC為會員談判購買的數字資源不到商家定價的 60%,產生的經濟效益由此可見一斑。Consortiall代表 JULAC及各附屬成員館與供應商聯絡、議價、商討細節和提出采購建議。也負責與香港以外其他高校合作購買團體商討合作協議。一般來說,必須有兩個或以上的成員館參與采購,才可以組團。Consortiall最關注的是如何能夠持續地為使用者提供主要的學術數字資源,要考慮的范疇包括:永久使用權;內容托管安排;鏡像網站、共享平臺等;持續費用;對圖書館館藏及經費之影響;使用者的期望等[6]。

2.2.2 ERALL電子書聯盟采購

受 UGC資助,由香港城市大學發起,于 2006年8月正式啟動“ERALL計劃”,為期 2年,于 2008年7月圓滿結束。通過 ERALL,香港 8所高校圖書館組織成了一個以香港特區為基地的聯盟,重點是發展英文電子書館藏。

在香港特別行政區,教學語言主要是英語,英文專著是很重要的資源。但是英文期刊和專著的訂閱價格都在大幅度上漲,這也意味著在預算不變的情況下每個圖書館的購買力在下降。ERALL目的就是想通過聯盟采購,八所學校能用最小的復本數進行共享,以確保英文電子書數量最大,從而實現真正的數字圖書館。

ERALL的主要作用有三個方面:(1)在原有購買力的基礎上,增加了英文電子書的藏書量。英文電子書的供應商服務都是很成熟發達的,也很昂貴。而圖書館的采購經費都很有限,香港八所高校電子書采購都有縮減。由于得到 UGC的資助,八所院校都能在短時間內增加英文電子書的館藏量。(2)電子書能同時共享和獲取。在 JULAC組織下,電子書是合作館藏發展的一種理想形式,不需要館際互借、代理借閱等形式,可以實現圖書館間圖書的真正的共享。(3)聯盟采購所帶來的好處。聯盟采購就可以減少復本數。從經濟效應角度分析,就是用有限的經費買了最多的書,能同時供最多人使用,達到效用最大化。聯盟采購可以實現買方最大的話語權,從而獲得最大折扣和對供應商的協議條款的談判影響力[7]。

2.2.3 跨區域英文電子書聯盟采購模式

為了擴大聯盟采購規模,JULAC和中國高校人文社會科學文獻中心(CASHL)擬組成 Mylibrary電子書跨區聯盟[8],2008年開始討論可行性,2009年3月籌備組織,包括 10個 CASHL成員館和5個香港成員館。聯盟的職責主要包括 6個方面,分別是:確認電子書集成商、會員的購書條件與作業流程規劃、聯盟及與集成商合約草擬和校訂與確認、會員招募、選書與查重作業以及教育與推廣。

CASHL和香港城市大學共同統籌選書作業,CASHL負責與 CASHL成員館聯絡;城大負責與香港成員館聯絡。城大代表聯盟,與 Mylibrary(MIL)聯絡及跟進選書事宜,選書范圍為 2006-2009年間的電子書,以 2007-2009年間為主。城大負責聯盟采購的查重工作,確保達到聯盟的目標采購額,CASHL和香港的聯盟費分別是 3萬美元和 4萬美元。

通過各個成員館的選書和城大的去重,總計 18類圖書,其中社會科學和語言與文學兩大類電子圖書所占比例最高,分別是 20.3%和 16.3%。電子書復本數一般取決于聯盟的成員館數量及出版社,而此聯盟是取決于出版社。一般性的出版社聯盟不購買復本,重要的出版社聯盟才會購買復本,復本量一般是 2本。統計表明,CASHL和香港建立的這種聯盟,所購買的電子書的價格只有紙本英文原版圖書價格的 8%左右,有的低至 3.3%,可見成本效益達到了最優化。

2005年臺灣、香港兩地 48所大學院校共同組建“學術資源倍增行動方案聯盟”,并首先設定以引進目前學術性數字資源市場上可供聯盟分享使用的電子書產品——netLibrary(包含 450家以上著名出版社的出版品)作為采購對象,進行 2萬種以上電子書的聯合采購作業,希望藉由以量制價的策略,有效降低采購成本,使西文電子書的館藏規模倍增,同時各館可節省采購、編目、陳列空間和推廣使用等成本,并可不受開館時間的限制,以 7×24的方式提供使用者在線檢索及閱讀使用,可達成以有限資源發揮多倍綜合效能的目標。

學術資源倍增行動方案聯盟采購原則是不重復訂購,方式是買斷,以取得永久使用權,特色是提供聯盟共建共享的西文電子書產品。操作過程是各校先承諾一定數量的采購金額,并派成員參與聯盟工作小組(選書小組、聯合采購小組、教育訓練推廣小組),共同分攤采購作業人力成本,并按采購協議要求如期支付采購費用[9]。

除了以上跨地區聯盟采購,澳門高校也已參與JULAC聯盟采購。

2.3 政府采購模式

香港公共圖書館未參加以上聯盟,公共圖書館數字資源采購一般是采取單獨談判采購和政府招標采購兩種模式。

香港特別行政區政府的采購政策,首先重點考慮經濟效益,目的是取得物有所值的貨品和服務,以幫助推行政府的計劃和工作,同時為所有參與競投政府采購合約的本地及海外供貨商和服務承辦商提供公平的競爭環境。換言之,特區政府是透過明確、公開和公平競爭的程序,批出貨品和服務供應的合約,既無偏袒,也無歧視,維持公平和公正的競爭環境[10]。

香港特別行政區本著向公眾負責、合乎經濟效益、清楚明確、公開公平競爭的四條基本原則進行政府采購。香港部門通常是以公開方式招標,在特殊情況下或已獲有關當局批準時,部門也可按《物料供應及采購規例》[11]第 320-330條的規定,采用其他招標方式,即選擇性招標、單一及局限性招標及資格預審招標。如何進行招標,香港政府有明確的限額規定:10萬美元以上需要公開招標;10萬美元以下要求有三個報價單;1-2萬美元可以口頭報價[12]。

2.4 三種采購模式比較分析

香港數字資源采購基本都是采用這三種模式,并且都占有一定的比例,如高校圖書館,單獨談判和聯盟采購模式比例都差不多。而公共圖書館在超過限額范圍內,必須采用政府招標采購模式。三種模式各自都有自己的特點,如表 2所示。

表2 香港數字資源采購模式的特點

3 數字資源采購流程

數字資源主要包括光盤、鏡像和網絡數據庫(全文電子期刊、電子圖書)以及單機光盤數據庫。數字資源在圖書館的采購周期主要包括選擇、試用、評估、購買、實施使用、產品維護及測評幾個階段[13]。以上已經介紹了數字資源采購的三種模式,與此相對應的數字資源采購流程可用圖 4、圖 5和圖 6來表示。

圖6 政府招標采購一般流程

從以上三種模式采購流程圖可以看出,香港數字資源采購流程比較規范。聯盟采購和單獨采購非常注重談判技巧,爭取用有限的經費獲得更多的數字資源服務。政府采購制度高度集中,均由政府部門直接進行,不涉及任何中介機構。香港政府采購人員除了具備很高的職業素養,還具備很好的專業水平。為了不斷提高采購人員的專業水平,香港政府物流服務署經常為他們提供持續的教育和培訓,包括采購專業知識、審計、會計、成本核算、倉庫管理等。還安排了專門技能教程,如高級談判課程、采購技巧以及采購法律課程等。派遣高級職員參加本地國際論壇及會議,掌握國際上政府采購發展的最新動態[14]。

4 數字資源采購價格模式

數字資源的定價一直是出版商和訂購者共同關心的問題,也是一個十分復雜的問題。美國電子出版商 Stephen Rhind-Tutt將各種定價模型分為 4大類,并提煉出 50多種價格模型[15]。

數字資源采購價格模式主要有以下幾種:即固定價格模式(Derivatives of Subscription Price)、并發用戶數定價模式(Simultaneous Users)、用戶群規模定價模式(Population-based Models)、使用效果定價模式(Usage-based Pricing)和單篇付費模式(Pay-per-view)等。在實際采購中,一般是多種價格模式綜合使用,香港地區主要是采取基于用戶群規模的定價模式和基于并發用戶數的定價模式。隨著電子書市場的逐漸成熟,香港各大高校積極組建電子書聯盟,引進中外文電子書,同時也涌現出電子書的定價模式,主要分為租賃與買斷兩種方式。搭配租賃買斷的兩種模式,電子書的定價方法還可依據機構單位的規模、購買的書單數量、使用的規模、使用人數等要素進行選擇。

結語

香港是國際化城市,其圖書館館藏外文原版普遍比例高,外國讀者也比比皆是。90年代初,香港高校圖書館都開始引進數字資源,和紙質資源情況類似,數字資源外文比例也很高,大多占到總數字資源的 75%左右。一直到現在,香港依然是很注重引進數字版英文專著,以推動香港學術研究。內地除了引進中文數字資源外,也在積極引進英文資源,但英文資源采購的比例還是明顯低于香港地區。香港非常青睞英文電子書,但內地中文、英文電子書的采購比例相當小,這主要和我們使用的語言、閱讀習慣和發展狀況有關。內地基本以中文教學為主,閱讀英文圖書有一定的難度。另外內地圖書館空間足夠大,能容納讀者所需求的紙質圖書,而香港空間很小,很多圖書館將面臨有書無地放的窘境。

同時香港高校圖書館非常積極參與各大聯盟,尋求聯盟采購優惠和資源共享。實行政府采購的圖書館單位,要嚴格按照高度集中的政府采購制度進行采購,在采購過程中,嚴格依據向公眾負責、合乎經濟效益、清楚明確、公開公平競爭的四個基本原則。香港與內地在行政體制上有較大不同,兩地的圖書館事業也處于不同的政策與環境下,但更好地為讀者服務是兩地圖書館的共同追求。香港在數字資源采購方面的經驗與創新,對正在發展的內地圖書館數字資源采購有諸多的啟示和借鑒價值。

參考資料

1 香港專業教育網.[2009-11-12].http://www.education18.com/

2 八大院校研建聯合電子書庫.[2009-11-12].http://paper.wenweipo.com/2008/06/18/ED 0806180002.htm

3 黃燕妮,蔡孟欣.JULAC:區域性圖書館聯盟的典范.圖書與情報,2008(2):70-74

4 陳宇青,彭仁賢.21世紀數字圖書館聯盟:香港 JULAC(大學圖書館長聯席會)實例.圖書情報工作,2003(9):6-10.

5 Consortiall.[2009-11-19].http://www.julac.org/workgroup/consortiall.htm l

6 劉麗芝.Consortiall-JULAC合作采購新里程.[2009-11-17].http://www.tgw.cn/tugongwei/info/affixes/news/liulizhi.ppt

7 ERALL.[2009-11-19].http://www.cityu.edu.hk/lib/ebook_conf/image/Highlights_ERALL.pdf

8 景祥祜.英文電子書集團采購的挑戰與發展.[2009-12-3].http://www.nlcd.com.cn/news/ShowA rticle.asp?ArticleID=4817

9 學術資源倍增行動方案聯盟作業說明.[2009-11-25].http://www.library.fcu.edu.tw/ebook/ebook_duble/epaper_20059_assignments.htm

10 香港特別行政區政府采購簡介.[2009-10-30].http://bbs.chinabidding.com/read.php?tid=13016

11 政府采購的招標程序.[2009-11-20].http://www.fstb.gov.hk/tb/chinese/procurement/cspr-chapter3.pdf

12 RitaWong.我心儀的圖書館.http://202.114.65.58/portal/portal/group/whuguest/media-type/htm l/page/zj.psm l

13 韓新月,鄭建程.圖書館數字資源采購管理系統及其主要功能要求.圖書情報工作,2007,51(8):109-110.

14 香港政府采購制度簡介.[2009-11-20].http://www.caigou2003.com/law/guize/200411/20041125142417_22367_2.htm l

15 Stephen Rhind-Tutt.Pricing Models for Electronic Products-as Tangled as Ever.[2009-12-3].http://www.alexanderstreetpress.com/articles/0211.pricingmodels.htm