委托樣品的接收和分派

沈鋒

隨著生活質量的提高,人們越來越注重健康問題,對食品、飲水等和生活密切相關的產品的衛生質量變得更加關注。相關部門也在不斷加大監督和監測力度。因此,本中心樣品收發在工作上出現了新的變化,委托樣品數量呈逐年上升趨勢。同時客戶對檢測報告書的規范性、標準的適用性、檢測方法的選擇性等方面有了更嚴謹、更具體的要求。

樣品的接收和分派是樣品在檢測過程中一道重要的工序,是樣品從客戶方進入實驗室,由實物轉化為檢測樣本的標志,同時也是檢測報告書文本生成的開始。這道工序包括樣品信息采集、方法的選擇、樣品信息輸入、樣品的派發等環節。每個環節都影響著最終檢驗結果的準確性和檢測報告書的規范性。

1 樣品信息的采集

本中心樣品信息的采集單根據檢測目的的不同,分為采樣單和檢驗委托合同(協議)兩種。委托樣品由委托雙方填寫檢驗委托合同(協議)。檢驗委托合同(協議)大致可以分為三部分內容:

1.1 樣品基本信息這一部分內容要求客戶根據樣品如實填寫,主要是樣品的來源和特性描述。樣品的制造廠商、商標、批號;樣品的狀態、包裝方式和樣品數量;樣品狀態:實物樣品一般為固體和液體和半固體。非實物樣品為棉拭子、紙片和生物指示劑;包裝方式:散裝、袋裝、桶裝等包裝方式;樣品來源:是正常還是有異常情況,比如包裝破損、變異變質等;是送樣還是抽樣,抽樣是隨機還是用特定的抽樣方式。

1.2 技術信息 包括檢測依據、檢測類別、委托方關于檢測方法和檢測項目的要求和說明、樣品附件和技術條款等內容。檢測依據:是指進行檢測所依據的標準或者要求。檢驗類別:分三欄,即委托檢驗、仲裁檢驗和鑒定檢驗。委托檢驗是指樣品持有人不直接對樣品進行檢驗,而是通過授權等一系列方式把檢驗的工作授予專業的檢驗機構(人員)。仲裁檢驗是指經省級以上質量技術或其授權的部門考核合格的產品質量檢驗機構,在考核部門授權其檢驗的產品范圍內,根據申請人的委托要求,對質量爭議的產品進行檢驗,出具仲裁檢驗報告的過程。鑒定檢驗是指省級以上質量技術監督行政部門指定的鑒定組織單位,根據申請人的委托要求,組織專家對質量爭議的產品進行調查、分析、判定,出具質量鑒定報告的過程。本中心所承接的,通常是不牽涉到第三方的委托檢驗。委托方關于檢驗方法和檢測項目的其他要求和說明;樣品附件和技術條款:如有相關附件和文件,根據客戶的要求進行保密。

1.3 合同雙方信息 包括合同雙方的單位名稱、地址、委托雙方的聯系方式和以及合同說明。

上述樣品信息在雙方確認無誤后分別由經手人簽名。委托合同的填寫應該清楚、規范。樣品接收人員在接受檢測樣品時,應記錄異常情況或偏離檢測方法中所述正常或規定條件的現象。當對樣品是否適合于檢測存有疑問或當樣品所提供的描述或對所要求的檢測規定不夠詳盡時,樣品接收人員應在工作之前問詢客戶,以得到進一步的說明,并紀錄與客戶討論的內容。

2 方法的選擇

根據樣品的種類選擇正確的產品標準,根據客戶所要求檢測項目選擇相匹配的檢測方法。如果該產品沒有相匹配的標準或者該標準里沒有客戶要求檢測的項目,那么需要樣品接收人員和客戶進行溝通后,為該項目選擇客戶能夠接受、本中心能夠進行的的檢測方法。檢測方法應選擇滿足客戶需要并適用于所進行的檢測方法。優先選擇國家標準、行業標準、地方標準。應確保使用最新有效版本的標準。必要時,應采用附加細則對標準進行補充,以確保應用的一致性。需要時,可以采用國際標準方法,但僅限特定委托方的委托檢驗。

當客戶未指定所用方法時,應選擇以國家標準、行業標準、地方標準發布的或由知名的技術組織或有關科學書籍和期刊公布的或由設備制造商指定的方法。中心制訂的方法如能滿足預期用途并經過驗證,也可使用,所選用的方法應通知客戶。在開始檢測之前,應確認能夠正確地運用標準方法。如果標準方法發生了變化,應重新確認。

3 樣品信息輸入

樣品在樣品管理員和客戶完成交接,基本信息采集完畢之后,將根據所檢測的項目對樣品進行分派。在管理信息系統內產生輸入樣品信息,選好所要檢測的項目,生成檢測樣品的編號,并打印出樣品流轉單。應規定檢測樣品識別的唯一性編號和檢測樣品在檢測過程中的狀態標識,該標識包括唯一性編號和待檢、在檢、已檢三個檢測狀態。該標識將保留在被檢樣品的整個檢測期間內。

一份報告只有一個報告編號。同一份報告里的每一份樣品都有相應的樣品編號,報告編號和樣品編號的編號規則是一樣的。

4 樣品的分派、保存和處理

4.1 樣品的分派 在粘貼好檢測樣品的編號和樣品狀態標識之后,將樣品連同樣品流轉單發送給理化檢驗科或微生物檢驗科。如果有留樣,按照相關的程序進行。

4.2 留樣的保存 留樣樣品的貯存條件應符合樣品本身所規定的條件或客戶提出的要求。對有特殊貯存要求的檢測樣品,應建立貯存環境的監控設施。樣品管理員應對監控過程實施紀錄,以證實檢測樣品貯存始終是符合要求的。紀錄的內容包括留樣室溫濕度、冰箱或者冰柜的溫度紀錄。

樣品經手人員應當確保避免檢測樣品在儲存、處置和準備過程中發生腐敗、丟失或損壞。應遵守樣品的處置規定,客戶要求或方法要求樣品需要被存放或在規定的環境條件下養護時應對存放和安全做出安排,以保護該樣品或其有關部分的狀態和完整性。

4.3 留樣的處理 一般樣品在質量檢測報告書簽發后保留一個月(特殊情況可適當延長)以備需要時復查。保留期限從質量檢測報告書簽發日起計算。易腐蝕變質物品、揮發性樣品、易氧化還原分解的樣品和不能復測的樣品不作留樣保存。

樣品的保存超過規定期限后,由樣品管理員提出處理方案,經技術負責人批準后進行處理。對有污染性和有毒有害的樣品的處理按相關程序進行。

樣品的接收和分派直接影響著樣品之后的檢測流程,這就要求樣品接收人員不僅要能熟悉了解各類樣品的產品標準和檢驗方法,還要能細致、耐心地與客戶以及檢驗部門進行溝通,委托樣品完成接收和派發后,將由檢驗科室對樣品進行檢測,再將檢測結果匯總到管理信息系統,經審核和授權簽字人簽發之后,編制出一份完整的質量檢測報告書。