會計人，月結時你也可以不加班

斯奈克瑪航空工業(蘇州)有限公司 韋韌慰

每逢月底和月初時，在很多企事業單位、行政機關，你經常會看到財務部門的會計人員在辛勤地忙碌著，有的人在電腦上敲敲打打，有的人致力于一大堆單據里抬不起頭來，有的人在不停地打電話催促別人，晚上財務部更是燈火通明，大家在集體加班趕做憑證，登賬，對賬，計算成本,編制報表等等。這熱鬧的景象都是為了財務的月結。在這幾天里，單位里無論多么緊急的事情都得給它讓道，有些公司大家已經約定成俗，這時候千萬不能去打擾會計，否則賬就會算錯了，后果“很嚴重”。月結時的忙碌大家都司空見慣，而且會計這時候加班是天經地義的事兒。

為什么作為會計人月結時會這么忙碌呢？在此我們先了解一下會計的概念。

會計是以貨幣作為主要計量單位，運用一系列專門方法，對企事業單位經濟活動進行連續、系統、全面和綜合的核算和監督，并在此基礎上對經濟活動進行分析、預測和控制，以提高經濟效益的一種管理活動。每個經濟實體都離不開會計，而作為會計，每天都在跟數字打交道，來核算記錄公司發生的每一筆經濟業務，在月末和下個月初時，我們還要根據賬冊里記錄的完整準確的經濟業務記錄來編制財務報表，通過財務報表綜合反映企業的生產經營及財務狀況，其信息用于指導經營和生產。因此順利地完成月結，及時準確地出具財務報表，對一個企業的生存和發展具有至關重要的意義。

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財務部本需要在一個會計期間結束的短短幾日內，完成月結和出具財務報表。由于時間短，經濟業務復雜，數據量大，會計人員需要加班加點才能完成。這樣看來加班似乎非常合理，其實不然。我們可以運用精益生產的理念，組織財務部門的相關會計人員將結賬相關的價值流程圖（VSM）畫下來，記錄每一步流程花費的時間，對花費時間較長的步驟分析原因，進行一場頭腦風暴，瓶頸在哪里，如何解決，進而針對問題點提出改進措施和實施可行的方案。通過分析，一般我們發現月末忙的原因主要集中在以下幾點：

1．一些會計人員平時不登帳，等到月末時集中記賬。很多會計人員平時工作不緊不慢，所有的憑證堆積到月末時才錄入系統，量大時間短，勢必發生錯誤的概率高，出現錯誤時又要調賬，反反復復，更拖延時間。

2．業務部門未在系統完成相關的動作，會計人員需要等待和催促。許多企業目前使用ERP系統來歸集日常的經營活動，根據部門職責的劃分，不同的部門來處理不同的經濟業務，以達到職責不相容和牽制的目的。業務部門當月數據的完整和計時記錄，才可以保證財務數據的正確和可靠性。

3．財務部有些業務需要等其他業務完成了才可以做，大家對自己的“前道”的完成情況不了解，處于盲目的等待狀態。

針對第一點會計人員在月末集中登賬的問題，在財務部內部改月結為周結，要求會計人員每周將手頭的業務及時錄入ERP系統，并按周將明細賬過入總賬，由報表會計或總賬會計每周一進行檢查。這樣等月結時只是錄入最后一周的經濟業務，每個月的工作量均衡地分配到了平時，效率會大大提高。

實際情況中，業務部門往往不清楚財務部門月結對自己工作的具體要求，單憑簡單的口頭交流，很難準確地了解自己該做什么，也很難及時地予以配合。財務部應該根據各業務部門在ERP系統的經濟業務，列出詳細清單 (Check list)，標明四個具體點(Who-負責人,What-具體事項,When-期限,Where/How-在哪里或方式),通過召集會議的形式，取得各部門領導的支持。其目的是將責任落實到人（可以標出具體業務人的名字來替代部門經理），并限定最后期限，要求相關部門在規定時限內完成事項。我們的做法是，每月結賬日的前三天，由財務部發出結帳通知，告知結賬的相關信息，以附表一的形式提醒相關部門須完成的事宜，并配備有關聯的會計人員進行跟進和督促。這樣的方式非常直觀和明了，且責任到人，如果由于具體某個人的原因導致月結延誤的話，那么這個人應該感到非常內疚。

解決了外部問題，財務部門內部會計人員處理數據的計劃性和有序性就成為月結順利進行的關鍵。我們根據編制報表的時間要求，采用倒推法，來確定每項任務的完成時間。也就是說從需要完成報表的時間向前推算，考慮每項任務需要完成的時間，訂出如附加二所示的日程表,此日程表具體到時間點，在財務部內部進行交流和取得相關責任人的同意，在每次月結時將應完成日期更新，以此作為月結的指導性文件。

附表二的內容，越詳盡越好，最好將所有跟月結相關的事宜列在上面，進行跟蹤，同時也提醒會計人員不要遺漏某項內容。我們在實際操作中，將附表二追加兩欄“實際完成時間”和“簽字確認”，打印出來，張貼在財務部的白板上，實施可視化管理。每一位責任人完成某項任務后，在表格上簽名確認，并注明完成的時間。下一步驟的人就可以開始自己的任務了，所有的會計人員只要看看這張表，對結帳的狀況一目了然。結完帳后，報表會計將實際完成的時間與應完成時間進行對比，判斷此項任務是“提前”“準時”或“推遲”完成，據此評價每個責任人的準時完成率。每一項任務作為一個事件，在“應完成時間”內完成定義為準時，準時完成任務數占全部任務數的比率即為準時率，并將其圖表化，準時率的趨勢圖如下附表三所示。

此圖可以清楚地反映出每個責任人當月準時完成任務的比率，財務部負責人要求每個責任人對自己月結過程中的延誤，分析原因，提出改進方案，如果目標過高時，在不影響報表準時報送的前提下，也可以予以調整和修改，經過不斷分析，改正，提高，我們月結的總體準時率從三月份的77%提高到五月份的90%。

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以上方法是本人根據公司財務部門月結過程中的經驗和教訓總結出來的，其中表格中的項目反映的是本人所處公司的實際類型，當然你可以結合公司的實際情況進行增減和修改。希望上面的方法能給予啟迪，起到拋磚引玉的作用。當然月結不加班目標實現的前提條件是業務部門的全力支持配合，本部門會計人員的團結合作，相關人員養成日常積極高效的做事習慣，同時有很好的內部控制流程來規范日常的工作。財務部門的負責人應該做好與相關部門，本部門的溝通和協調工作，讓每個人意識到自己在整個環節中的重要性，嚴格遵守制訂出來的“游戲規則”。

通過以上方法的實施，作為會計人，你可以自豪地說：月結我們不加班。