E-mail里的潛規則

佚 名

現如今,可能已經找不到沒有電子郵箱的網民了。特別是職場中人,大多用企業域名的郵箱與上司、同事、下屬和客戶等進行工作上的交流。據統計,如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封,但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間”,電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間,只把有價值的信息提供給需要的人。

別小看了一封簡簡單單的E-mail,往往從寫E-mail的方式中就能看出一個人為人處世的態度和他的職場素質。

寫好主題行

郵件主題是接收者了解郵件的第一信息,因此要提綱挈領,把主題行的價值利用起來,這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。不少人都有不寫主題的習慣,實際上這樣不利于郵件中的溝通。標題要簡短清晰,如實反映郵件的內容和重要性;但不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

把握稱呼與問候的尺度

郵件的開頭應禮貌地稱呼收件人。這既是禮貌,也是明確提醒他應該做出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務,應用職務尊稱對方,如“x經理”;如果不清楚職務,則應按通常的“x先生”“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的,不要對誰都用個“Dear xxx”,顯得很熟絡,有些人不習慣這樣的交流方式。

E-mail開頭結尾最好要有問候語。最簡單的開頭寫一個“Hi”,中文的寫個”你好”;結尾常見的寫個Best Regards,中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的,即便郵件中有些地方不妥,對方也能平靜地看待。

正文考驗寫郵件功力

E-mail正文應簡明扼要地說清楚事情;如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順,多用簡單詞匯和短句,準確清晰地表達,不要出現讓人晦澀難懂的語句。

千萬不要學唐僧說一大串,不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。如果事情復雜,最好列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長,沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。一件事情也最好在一封郵件中說清楚。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件,這會讓人反感。另外,英文只在必要時使用,否則會讓人覺得有賣弄之嫌。

電子郵件可輕易地轉給他人,因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。

留下你的簽名

在電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的,這樣別人可以清楚地知道你的信息。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息,不宜行數過多,一般不超過4行。只需將一些必要信息放在上面,對方如果需要更詳細的信息,自然會與你聯系。

及時回復E-mail

收到他人的重要電子郵件后,即刻回復是對他人的尊重,理想的回復時間是2小時內。回復不能太簡短,如果對方給你發來一大段郵件,你只回復“是的”“對”“謝謝”“已知道”等字眼,這是不禮貌的。怎么也要湊夠10個字,顯示出你的尊重。

職場中的E-mail游戲規則,歸根結底,兩句話:只發有必要的郵件,認真發郵件!

(摘自《職業》)