關于民營企業檔案工作的探討

王素香 王玉香

（1.賓縣檔案局 黑龍江 賓縣 150400；2.賓縣黨史辦 黑龍江 賓縣 150400）

民營企業是一種非公有制經濟，隨著國企改制的不斷深入，民營企業在數量上、在國民經濟所占比例上明顯增多，成為國民經濟的一個重要組成部分。盡管民營企業發展迅速，但其檔案管理工作大多滯后。因此如何開展好民營企業檔案工作，使其步入科學化、規范化、制度化的軌道，為民營企業的發展服務，是新時期檔案工作面臨的一個新課題。我們結合工作實踐對這一課題進行探討。

一、開展民營企業檔案工作的重要意義

2006年，為進一步推動民營企業檔案工作適應民營企業快速發展的需要，國家檔案局、國家發展和改革委員會、中華全國工商業聯合會共同制定下發了《關于促進民營企業檔案工作發展的意見》。《意見》中明確指出做好民營企業檔案工作的重要意義。一是“檔案工作適應我國經濟社會發展新形勢的必然要求。非公有制經濟是促進我國社會生產力發展的重要力量，民營企業是非公有制經濟重要組成部分，對于全面建設小康社會和加快社會主義現代化建設進程具有重大的戰略意義。做好民營企業檔案工作將對民營企業健康持續發展產生積極的影響。”二是“民營企業自身發展的客觀要求。民營企業檔案是民營企業在生產、經營和管理等各項活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄，它反映了民營企業成長發展的歷程，是企業的重要資產和信息資源。”三是“各有關部門建立和完善非公有制經濟管理服務體系的重要措施。”《意見》同時指出：“積極鼓勵、支持和引導民營企業檔案工作發展，是檔案部門為我國經濟建設和現代化建設服務的一項重要內容。”可見國家有關部門對民營企業檔案工作的高度重視。

二、民營企業檔案工作的現狀

（一）規模以上民營企業檔案工作好于規模以下民營企業

規模以上民營企業固定資產投入大，流動資金多，企業管理人員知識水平、專業素質較高，重視企業的檔案管理工作。規模小的企業一般資金相對少，銷售額低，企業收益少，管理人員相對素質低，對檔案工作投入少，對檔案工作重視程度不夠。

（二）高新技術民營企業檔案工作好于一般的民營企業

高新技術企業大都重視檔案工作，一是檔案的科技含量高、利用率高；二是檔案的保密性強，企業更注重檔案管理；三是能夠充分認識到檔案是企業資產的重要組成部分，是企業的無形資產。

（三）民營企業法人檔案意識強的好于檔案意識弱的

民營企業的法人檔案意識強的，檔案工作能擺上位置，在機構、人員、設備等方面舍得投入，檔案齊全完整程度高。檔案意識淡薄的法人則很難做到。

（四）民營企業檔案管理松散，規章制度尚未建立

大部分民營企業，特別是中小型民營企業，檔案管理的規章制度尚未建立或不健全，各類檔案資料處在分散保存狀態，許多檔案室建設不規范，檔案內容不齊全不完整。

（五）民營企業檔案管理專業人才缺乏，設備落后

大多民營企業檔案的管理人員為兼職，檔案業務生疏，不具備開展檔案工作的能力，但又缺少培訓。同時一些現代化的檔案管理設備嚴重缺乏。

（六）檔案行政管理部門指導監督不及時、力度不夠

由于受體制、思維方式、管理意識的慣性影響，又由于經費、人員等因素的制約，檔案行政管理部門深入民營企業調研、指導監督工作不夠，影響了民營企業檔案的規范化管理。

三、做好民營企業檔案工作方式方法

針對上述民營企業檔案工作存在的問題和現狀，賓縣檔案局采取積極主動的工作方式方法，開展民營企業檔案工作。

2002年9月，黑龍江省政府批準建立哈爾濱賓西經濟開發區以來，民營企業的大量入駐，賓縣經濟呈現出突飛猛進的發展態勢，得到國家和省市領導充分肯定，并被譽為“深圳的發展速度”。隨著開發區的建設和發展，賓縣檔案局把檔案工作的觸角延伸到這個新的領域。在入區并已投產企業中開展了檔案工作。建成投產的50余戶企業中已有45戶開展了檔案工作。

（一）加強領導、列入目標，推進落實

開發區建立后，企業陸續進入，檔案工作如何為企業建立和發展創造優質周到的服務環境，一直是我們探討的課題。2004年初，我們把指導開發區民營企業建檔并推進規范化管理確定為重點工作之一，列入工作目標、專項推進落實，成立了民營企業檔案工作領導小組，加強了對此項工作的領導。一把手掛帥，親自帶領檔案指導人員多次深入賓西開發區，調研摸底，在摸清底數情況下，確定進一步開展工作的著眼點和切入點。

（二）加強宣傳、積極引導，增強企業檔案意識

宣傳發動引導，是我們工作的第一步，也是最艱苦的一步。工作中，我們探索了多種方式。起初，我們不厭其煩的反復深入企業，不管對方熱情與否，我們堅持宣傳做好檔案工作對企業發展的益處，并編印企業檔案管理規范材料送到企業。2005年初，我們發出了致全縣民營企業的一封信，闡明了民營企業建立檔案工作的重要意義、縣檔案局的職能和服務方式。向企業鄭重承諾：一是在企業自愿的基礎上無償幫助企業建立和開展檔案工作，決不勉強，不收取任何費用；二是積極主動地為企業提供檔案工作的業務指導服務，不給企業添麻煩；三是企業在檔案工作中遇到困難和問題，請隨時與縣檔案局取得聯系，我們將及時為企業提供有效的服務。借助開發區管委會平臺。利用召開企業黨務、生產和安全等工作會議的機會向企業宣傳檔案工作，逐漸向企業灌輸檔案意識。

抓住契機、溝通工作。我們不放過任何與企業領導見面、溝通的機會，向企業滲透檔案工作內容，一些企業就是這樣從不認識到認識從而開展檔案工作的。

（三）摸清底數、分類指導，合理有序的開展工作

已生產的企業中，檔案工作基礎情況不一，我們在前期調研摸底的基礎上有針對性的對企業進行了分類指導。一是檔案意識比較強的企業。浙江海運集團投資22個億的賓州水泥有限公司和山東禹王集團投資的植物蛋白有限公司等企業。在建廠之初就把檔案工作擺上位置，與企業生產建設同步發展，這些企業的總公司都在沿海或發達地區，所以分公司的檔案管理有現成的模式和經驗可以借鑒，管理方式比較先進成型，在我們的精心指導下，檔案工作向著標準化、規范化方向發展。賓州水泥、禹王集團形成的檔案門類齊全，均設置專人、專室管理，配備了現代化設備，檔案規范化程度達到了標準。二是經過宣傳，積極性比較高的企業。華龍日清面業集團是全國民營五百強企業河北華龍面業集團投資興建的。華龍面業于2004年1月在賓西投產，經過我們反復宣傳，企業的檔案意識不斷增強，我們把文件材料的歸檔范圍和檔案分類細則等檔案工作系列規范帶給企業，并對主管領導和檔案員進行了培訓，使其初步掌握了檔案工作的總體要求以及文件材料的收集、分類、整理、歸檔等業務知識。企業檔案已實現了集中統一管理，并逐步實現標準化、規范化。三是檔案意識薄弱的企業。這些企業規模相對比較小，形成的檔案材料少，這些企業正處于發動階段。

（四）以點帶面、全面推進，取得顯著成效

賓州水泥和禹王植物蛋白等企業檔案工作基礎好。為了更好的帶動其它企業檔案工作的開展，我們與開發區管委會聯合召開了一次企業檔案工作現場會，參觀了企業檔案工作現場，聽取了兩個企業從不同角度的經驗介紹，使與會者對企業在建設之初如何建檔、如何管理有了進一步的認識。管委會領導和檔案局領導介紹企業建立檔案工作的重要意義和檔案局的職能、服務方式等。這次現場會起到了典型帶動作用。與會企業增強了檔案意識，相繼建立了檔案室、配備專職人員，購置相關設備。由于賓縣民營企業檔案工作開展成效顯著，2006年5月哈爾濱市民營企業檔案工作現場會在賓西經濟開發區召開，賓縣介紹了經驗。

四、開展民營企業檔案工作的幾點體會

（一）上級業務部門和縣領導的重視支持是前提

市檔案局把民營企業檔案工作納入目標管理，促使我們在研究工作時就對此項工作有所側重，擺上位置，納入計劃。市局領導和業務指導人員先后幾次深入開發區，與我們共同調研和指導，一是提高了開發區管委會和企業的重視程度；二是對我們前段的工作提出了寶貴的意見和建議，使我們少走彎路，深受鼓舞，更加堅定了我們抓好此項工作的信心。

縣委主管領導特別重視檔案工作，經常聽取檔案工作匯報，并在全縣黨群工作和檔案工作會議上，針對新時期各行各業出現的新情況和新變化，提出檔案工作新的要求，特別是開發區基礎設施建設檔案和民營企業檔案工作要進一步加強，并親自協調資金和現代化設備，為我們開展工作提供了有力保障。

（二）開發區管委會的積極配合是橋梁

民營企業高度自主管理的特點和縣里對民營企業的保護政策，決定了我們開展工作必須緊緊依靠開發區管委會，所以我們沒有直接深入企業，而是先爭得開發區管委會的支持和幫助，管委會非常重視檔案工作，在開發區創業和建設非常繁忙的情況下，派一名與企業聯系多并且在企業中威望很高的中層干部協助我們到企業工作。

（三）要充分尊重企業的意愿，因地制宜、因勢利導

民營企業不同于以往的工作對象，他們從事的生產不同、行業不同，企業管理者的想法也有很大差別。工作實踐中，我們體會到，對他們不能搞行政命令，不能一刀切，具體檔案管理方式上都采取靈活多樣的做法，充分體現為企業生產服務意識，怎么方便企業生產利用就怎么做，堅持先建立后完善的原則。

（四）檔案工作必須圍繞中心，發揮職能作用

我們主動為中心工作服務，在得到開發區和企業認可的同時，也得到了縣委和上級業務部門的高度贊賞。工作經驗以《賓縣檔案局充分發揮職能作用，進入經濟建設主戰場》為題刊登在2005年《賓縣情況》第五期上，同時，也被省檔案局《龍檔信息》采用。