電子文件管理的初探

劉玉金

福建省龍巖市農業學校，福建龍巖 364000

電子文件管理的初探

劉玉金

福建省龍巖市農業學校，福建龍巖 364000

電子文件是信息化發展的產物，在形成、整理、收集和利用等環節都有被修改和丟失的可能，因此，加強電子文件的管理工作就顯得十分重要。本文將對電子文件如何進行科學有效的管理進行了探討。

電子文件；管理；措施

電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。電子文件的特定性決定了其管理與傳統紙質檔案也有很大的差別，下面談談電子文件管理。

1 構建統一的電子文件管理的基礎框架

在新的時期，加強法制建設，依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。相應的法律法規是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，同沒有一個電子文件法規有著重要關系。因此，一檔案行政管理部門應會同政府信息產業部門聯合制定電子文件管理法，確認電子文件的法律地位，明確檔案行政管理部門和政府信息產業部門的職責，統一電子文件的軟硬件設施，依法管理電子文件；二檔案行政管理部門應逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化；三為了承擔不久將要面臨的指導電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理任務，各級檔案行政管理部門應增設相應的管理機構，行使監督、檢查、指導電子文件歸檔及電子檔案管理的職權。

2 做好電子檔案利用時的保密工作

電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的。由于電子檔案利用方式與所依賴技術的多樣化，導致了利用工作的復雜性。同紙質檔案相比，電子檔案利用過程中的保密性與安全性更加難以控制。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。從信息安全的角度出發，在電子檔案的利用中，可采取兩項措施：審核使用權限；劃分密級層次。

3 完善電子文件管理運行模式

電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，應當采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運行模式，各部門各司其職、各揚所長。電子文件形成部門熟悉業務，了解電子文件歷史聯系，對于鑒定電子文件的價值富有“話語權”，是電子文件歸檔管理工作的主要責任者；檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則、方法，又了解全局情況，歌謠效地發揮統籌全局、把好關口的作用；而計算機與信息管理部門一方面作為電子文件的形成者；另一方面又作為設計與維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標準化的組織者與實施者。這種“三位一體”的電子文件管理運行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質量。

4 檔案管理工作提前介入

電子文件檔案系統的設計，對于電子文件與電子檔案管理系統而言，它和所有檔案輔助管理軟件有著根本的區別，它承擔了電子文件與電子檔案從接收、鑒定、保管、利用等全部工作，不僅要具有電子檔案的管理功能，而且還具有相當于實體檔案庫房的保管存儲功能。把原來紙質文件管理系統中的許多后控制手段提到了最前端，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統作為管好電子文件的先決條件。

5 建立動態的跟蹤監控系統

電子文件的管理應當從每份電子文件產生之初起，建立起一個與各部門緊密相連的系統,對每份文件的形成、接受、利用進行跟蹤控制，以防止文件的丟失。這個系統應當以檔案管理部門為核心，電子文件管理者給予各種文件類型以代碼，任何部門未經檔案管理部門同意，不能擅自建立新的文件系統,從而保證各類文件的產生均在檔案管理部門的監控之下，以確保檔案管理者具備文件的領導權力。

6 提高檔案管理人員的素質

電子文件管理要求檔案人員必須加強自身學習，全面提高理論水平，熟悉電腦操作。

檔案人員通常只是熟悉檔案業務，對于電腦操作并不熟悉。而電子文件管理就要求人員必須熟知電腦基本操作、相應軟件運動等知識。因此，在進行電子文件管理工作中檔案人員會感到知識缺乏，導致困難，工作效率不高，可以說，電子文件對檔案人員提出了更高要求。具體來說，就是檔案人員必須加強學習，全面提高理論水平，熟悉電腦，了解相應軟件的有關知識。對于檔案人員來說，僅有單一的檔案專業知識已經遠遠不夠，社會發展要求檔案工作者必須是知識全面的復合型人才，只有這樣，才能使檔案工作真正融入到社會的建設和發展中去，檔案工作才能真正體現其價值所在。

7 加強電子文件的利用

檔案工作的根本目的在于利用，首先，必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子檔案管理制度，實現電子檔案管理的標準化和規范化，使電子檔案在產生、運行、管理過程中有法可依，有章可循，保障其工作順利開展；其次，要把好數據庫質量關。在數據管理方面應建立健全數據質量管理體系，根據本單位的實際情況，制定嚴格的數據質量考核指標，責任到人，并定期檢查，常抓不懈；第三，要做到館室共建，應將計算機錄入工作分散到該立檔單位的內設機構。由內設機構負責歸檔文件的計算機錄入，檔案室在接收歸檔文件的同時接收電子目錄，并獎其合并為本單位的檔案目錄數據庫，同時將重要的文件原文掃描，進而向檔案館移交電子目錄，形成檔案館的電子檔案目錄中心。對于檔案館來說，其主要是負責對各立檔單位電子檔案目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導和監督；接收和轉換各檔案室移交的電子檔案目錄，形成目錄數據庫；第四，充分利用信息安全技術，切實保障檔案信息數據庫的安全，如配置防病毒卡和查殺系統并且要不斷升級；設置密碼、密鑰、防火墻、身份驗證、防寫保護等等，確保電子檔案的安全。因此，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

總之，在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網絡之中的電子文件數量十分巨大，需要人們加以科學地管理，才能便于人們的利用。

[1] 王蘋.淺談電子文件歸檔管理[J].航空標準化與質量，2010（1）：55-58.

[2] 于英香.我國電子文件管理研究的三次轉折[J].檔案學通訊，2010（1）：29-33.

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1674-6708（2010）18-0042-02