關于醫院檔案管理創新的幾點思考

羅梓元

廣西醫科大一附院，廣西 南寧 530021

醫院檔案管理是醫院管理工作中一個重要組成部分，是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步經驗，推動醫療衛生事業的發展都有重要參考價值。當前，隨著社會主義市場經濟的發展及目前正在進行的醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度的改革，醫院檔案管理工作也步入了一個新的階段。當前，如何準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，最大限度地發揮檔案的作用，對促進醫療事業的發展具有重要作用。

1 檔案管理在醫院管理中的作用

1）檔案管理規范化，有利于院長作出正確決策，有利于提高醫療技術質量和經濟效益，促進醫院發展，從而為醫院現代化管理打下扎實基礎;

2）有利于醫療質量與醫療技術的管理，對調整各項技術指標，開展新業務、新技術提供真實、準確、科學的依據;

3）有利于醫院的設備設施管理，通過對使用性能、使用率的分析，保證醫療設備的利用效果；通過對基本建設從設計、施工到竣工所形成的檔案分析，可以保證維修、改造、重建不受影響和損失;

4）有利于醫學科研成果與醫學技術的形成與推廣應用，促進臨床科研與學術活動的開展;

5）有利于醫院管理決策的科學化、系統化，使醫院管理者通過多年檔案信息的收集、匯總、加工、儲存、分析過程，形成科學決策的有效依據，使檔案管理更好地為醫院各項工作服務。

2 醫院檔案管理工作的現狀

2.1 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

目前，大部分醫院對納入檔案管理的內容沒有明確的要求和統一的管理標準和模式，也沒有制定統一的立卷歸檔制度，各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。另外，目前在醫院目標管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

2.2 檔案意識不強，檔案利用率較低

對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，有些醫院領導認為檔案管理不重要，只注重醫院經濟效益，而忽略了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性，致使醫院檔案信息資源開發不足，導致檔案利用率不高。

2.3 檔案管理人員業務水平不高

在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

2.4 檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，醫院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

2.5 檔案管理設施不全，檔案現代化管理水平不高

隨著醫院的快速發展和規模的不斷擴大，醫院檔案的種類和數量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負擔。但目前大部分醫院存在著檔案庫房不夠規范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊、管理技術落后等問題，制約了醫院檔案管理工作的發展。雖然計算機及網絡技術在不斷發展，并且已經廣泛普及，但運用計算機及網絡技術管理醫院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，致使醫院檔案現代化管理水平不高。

3 實現醫院檔案管理工作創新的途徑

3.1 模式的創新

醫院檔案的真實、準確，直接影響醫院本身的形象和榮譽，檔案記載的內容直接關系檔案的利用效果。因此，醫院檔案管理要改變各自為政的固有觀念，設立專門檔案機構，變成檔案管理的職能部門，配備由專職、兼職檔案工作人員組成的檔案隊伍，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的完整率，使醫院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。

另外，醫院檔案要逐步由檔案實體保管模式向信息管理模式過渡，加大現代化技術在檔案管理中的應用，如采用條形碼來代替檔號等，以切實提高檔案管理效率和管理水平；同時加大開發檔案信息資源力度，把檔案的信息源功能滲透到醫院管理工作中的每個環節，最大限度發揮醫院檔案的作用。

3.2 管理理念的創新

1）應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。

2）醫院檔案工作者應創新思維，更新知識，改變傳統的手工歸檔、人工檢索等管理方法，能很好地利用計算機進行醫院檔案資料的起草、修改、生成過程，完成醫院行政管理工作中形成的公文處理和流轉程序，實現電子文件網上實時歸檔，并保證電子文件傳輸過程中的安全，以便對電子文件、電子檔案進行科學的管理和有效的利用。同時要熟練掌握和運用現代化管理手段，讓利用者通過網絡、計算機等現代化手段利用檔案，構建醫院檔案綜合數據信息網絡平臺，及時更新局域網的檔案信息，實現局域網內檔案信息資源的交流與共享。

3.3 管理方式的創新

1）在醫院檔案室引入IS09000質量管理體系，并結合檔案管理的有關文件、制度，編寫質量體系文件，融合標準，實現管理程序文件化，定期接受全院內部評審和外部評審，使醫院檔案管理逐步走上正規化、科學化、現代化軌道。

2）修改和完善現行的醫院檔案管理制度，制定檔案管理的實施辦法、電子文檔和零散文件的收集歸檔制度，明確檔案工作職責范圍及專兼職檔案人員崗位責任制，完善醫院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、編目鑒定、銷毀、統計檢索、庫房管理、提供利用等制度，使檔案管理工作規范化。

3）隨著現代化設備、技術的不斷發展，需改變傳統的紙質檔案的管理方式，加強電子檔案的統一管理，大膽地利用計算機和網絡進行檔案收集、整理、鑒定、保管和統計等日常工作，實行文檔一體化管理，以順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形勢。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務，將電子檔案歸檔，把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，實現檔案實體和檔案信息分離；通過建立各類全文數據庫和多媒體數據庫，設置管理權限，在保證數據安全保密前提下實行統一管理、資源共享，實現檔案信息資源的數字化、網絡化進程；實現計算機的檢索、查詢和網上傳輸，變實物檔案室為虛擬電子檔案室，從而提高檔案的規范化和現代化。

3.4 服務方式的創新

1）改變以往重管理輕服務的管理模式，把工作重點從檔案實體管理轉移到檔案服務管理上來，擺脫單純的業務觀點，充分利用檔案資源，努力拓展服務領域，多角度、多層次地為醫院人員、患者及社會公眾服務。

2）醫院檔案工作者要變被動服務為主動服務，變被動接受各科室文件歸檔為主動上門指導科室開展指導檔案立卷整理業務，主動與立檔者或檔案利用者建立聯系，按照檔案管理的要求，隨時收集檔案材料，并積極為檔案利用者提供服務。

3）醫院檔案工作者要深入臨床一線進行調研，了解各項醫療工作對檔案信息要求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領導決策提供主動服務。同時，加強檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，提高檔案利用率。加強各級醫院信息的橫向聯系，打破院與院之間的界限，互通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研需要，逐步實現檔案信息資源共享。

3.5 管理隊伍素質的提高

檔案管理工作的創新，歸根到底要依靠“人”來推動。因此，要實現檔案管理工作的可持續發展，則應不管提高檔案管理隊伍的綜合素質。因此，加強檔案管理工作人員對檔案管理基礎知識、檔案法的學習，努力提高理論知識和檔案意識。通過崗位培訓學習，提高在職醫院檔案人員的綜合素質和業務技能，切實增強檔案管理人員運用專業理論解決實際問題的能力，使其能熟練掌握掃描、編目、標引、建立數據庫、網絡檢索及光盤檢索等知識，熟悉各種信息系統軟件和網絡工具，能熟練運用多媒體技術，提供圖、文、音一體化的信息服務等。同時，鼓勵檔案管理人員利用業務時間參加各種繼續教育課程的學習，如計算機課程培訓、歸檔文件整理等，以實現醫院檔案管理現代化，從而充分發揮醫院檔案工作的重要作用。

4 結論

總之，醫院檔案管理工作是一個專門的學問，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調動全員意識來共同配合。因此，醫院檔案管理工作則應該在模式上、思想觀念上、管理方式上、服務方式上、管理隊伍素質上不斷創新。只有這樣，才能使醫院檔案管理工作保持特色和活力，使其適應新形勢對檔案管理的要求。

[1]粟雯潔.醫院檔案管理工作創新淺析[J].企業家天地：理論版，2009(3).

[2]黃恩梅.創新醫院檔案管理提高檔案工作水平[J].科技檔案，2009(2).