淺析電子檔案的管理

孫冬冰

遼源市工程建設定額站，吉林遼源 136200

隨著我國工程建設管理體制的不斷完善，工程造價檔案管理工作的重要性日益突出。如何以現代檔案管理理念與方法實施工程造價檔案管理已經成為工程造價咨詢企業、工程建設造價辦面臨的首要問題。隨著現代檔案管理技術的快速發展，積極應用電子檔案技術進行工程造價檔案管理，用于提高檔案管理與檢索效率，降低檔案管理過程中環境因素對檔案的影響，提高檔案管理質量。

1 工程造價電子檔案管理概述

工程造價電子檔案管理是通過電子檔案管理系統為基礎，為工程造價辦檔案管理現代化提供完整的解決方案。其能夠為工程造價辦提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，同時通過其自動化功能還可對檔案數據庫進行備份，可設定檔案密級，可按部門按專業按用戶級別檢查訪問權限。日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作。具有系統設置、權限管理、數據錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、制作標準光盤、統計報表、數據轉換等十大模塊。能夠實現工程造價電子檔案管理的自動化、數字化，為提高工程造價辦檔案管理工作效率與工作質量提供便利條件。

2 電子檔案管理的實施

2.1 明確電子檔案管理目的與要求，構架科學的檔案管理體系

工程造價辦為了提高工程造價檔案管理工作效率與工作質量，為工程造價咨詢企業管理與指導奠定良好的基礎，其檔案管理工作必須以現代檔案管理理念為指導，運用現代數字化檔案管理技術，實施檔案管理工作，以此促進工程造價辦檔案管理工作質量的提高。以明確電子檔案管理目的與要求為基礎，針對工程造價辦檔案管理工作特點，構建科學的電子檔案管理體系。管理體系要求明確電子檔案主管領導、明確其管理制度，并通過明確職責、責任到人的方式使電子檔案管理個工作從形成到承辦、整理、管理等工作有章可循、有據可依。同時也促進電子檔案管理工作日常監督、指導、保管、開發利用等工作的開展奠定基礎。

2.2 注重電子檔案管理的基本原則，促進電子檔案管理工作的開展

工程造價辦電子檔案管理工作應遵循統一領導、分級管理的基本原則。利用密碼權限的方式針對不同權限開放不同的使用限制，以此保障電子檔案的安全。工程造價辦電子檔案管理工作應實行統一管理、統一領導、實施統一管理制度的方式確保其管理該工作的開展。同時，其檔案管理工作還要遵循維護電子檔案完整與安全的基本原則，加強電子檔案備份管理，保障電子檔案的安全。針對工程造價辦電子檔案的特點，其檔案管理工作還要遵循全面管理、系統管理、過程管理的基本原則。以全面管理的原則保障電子檔案從生成、到管理規則、管理方法、質量要求等始終處于電子檔案管理監督體系下，保障電子檔案管理過程管理的全面性，保障電子檔案管理工作質量。系統管理是強調電子檔案管理過程中各個階段的活動必須以科學統籌兼顧的理念強調電子檔案內容與管理工作的無縫連接、保障電子檔案管理質量。過程管理也是對系統管理工作的不要補充，其通過對電子檔案管理過程控制實現結果的控制，保障電子檔案管理質量。

2.3 電子檔案管理過程中的注意事項分析

在實施電子檔案管理過程中，工程造價辦需要特別助于紙質文件與電子文件內容的原始性，其字體、字跡、圖像、印章等必須清晰可見，內容真偽易于判別，但是由于電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。因此在進行電子檔案管理過程中，需要通過原始文件掃描的方式保障電子文件的原始性與真實性。同時電子文件、電子檔案內容的完整性也是電子檔案管理工作的重點，由于電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。因此，必須要備份管理時保障電子文件、穩當完整性的關鍵。現代工程造價辦在實施電子檔案管理過程中，必須通過科學的管理方式有效保障電子檔案的真實性、完整性，同時注重其保密措施的管理，促進電子檔案管理工作的科學開展。

3 針對電子檔案管理的需求加強檔案管理人才培養

現代工程造價辦實施電子檔案管理工作需要針對電子檔案管理對人才的需求強化檔案管理人才培養。加強檔案管理人員對電子檔案管理有關專業知識、技術的培養，加強檔案管理人員對電子檔案管理工作注意事項的認識，以此促進電子檔案管理工作的開展。同時工程造價辦還要針對自身檔案管理的特性與電子檔案管理的特點，構建科學的人才培養體系，通過科學的、動態的人才培養體系，緊跟電子檔案管理技術的發展，及時針對電子檔案技術發展對人才進行培訓與培養，提高檔案管理技術水平、提高電子檔案管理技術的應用水平，促進電子檔案管理工作的科學開展，促進工程造價辦檔案管理工作的科學實施。

4 結論

綜上所述，現代工程造價辦電子檔案管理工作的科學開展對工程造價辦有著重要的意義，其是提高工程造價辦電子化辦公、提高辦公效率、提高檔案管理工作質量的關鍵。工程造價辦必須認識到電子檔案管理工作開展的重要意義，以針對自身特點的電子檔案管理體系建立為基礎，注重基本原則的應用以及實施過程的注意事項，以此提高電子檔案管理工作開展效果，促進檔案管理工作效率的提高、促進檔案管理工作質量的提供，為工程造價辦更好的對工程造價咨詢企業、工程施工企業提供服務奠定良好的基礎，促進我國工程建設行業的快速發展。

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