新時期高校檔案工作科學發展淺議

凌志華

（仲愷農業工程學院，廣東廣州510225）

新時期高校檔案工作科學發展淺議

凌志華

（仲愷農業工程學院，廣東廣州510225）

新時期，高校要把做好學校檔案工作納入深入開展學習實踐科學發展觀活動的重要內容，要舉全校之力，集師生之智，想盡一切辦法，主動、高效地服務好高等教育改革發展的需要。

高校檔案工作科學發展

一、加強基礎建設，是高校檔案事業科學發展的前提

1.加強法制建設。中華人民共和國教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》中強調：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎工作，學校應當加強管理，把檔案工作納入學校整體發展規劃。”因此，高校應堅定不移地執行教育部第27號令，真正做到校長領導檔案工作，全校檔案工作實行集中統一管理，分級負責的原則，構建起上級抓下級，層層抓落實的責任體系。二級院、系、分管檔案工作的領導亦要從自身做起，帶頭學習、宣傳、貫徹檔案法和國家教委《高等學校檔案管理辦法》等相關法律法規，加強對各院系、各單位執法檢查監督，加大執法宣傳力度，使全校上下都能充分認識檔案工作的重要性、法規的嚴肅性，真正做到人人懂法、守法，依法治檔，為學校檔案事業科學發展提供法律保障。

2.加強素質培養。高校檔案工作者是檔案管理的主體，是高校檔案工作持續發展的決定因素，檔案工作者的素質是保證和提高檔案管理質量和服務能力的關鍵。因此，要提高檔案工作者的素質，就要加強學習，加強實踐，提高學習、實踐能力。首先要學習理論，做到活到老、學到老，要樹立“我要學習”的主動意識。只有這樣，并結合自己的特點和本單位的實際進行合理、科學、創新地學習，把自覺學習融入每天的生活，貫徹到一生的不懈追求中，才能不斷地提高自己，跟上時代前進的步伐，贏取成功的綜合實力。其次，要學習檔案專業知識和專業技能，提高業務能力和服務水平。最后，要學習現代科學技術和現代文化知識，掌握相關學科的理論知識，拓寬知識領域，提高科學管理水平。在自覺學習的同時，還要勤于實踐，只有投身到實踐中去，帶著實踐中碰到的問題勤學習，勤思考，才能真正得到提高，檔案事業也才能科學發展。

3.加強設施建設。要像重視教學、科研和圖書館工作一樣重視檔案館基礎設施建設，特別是在招生規模不斷擴大、檔案的種類和數量都不斷增加的情況下，檔案館庫房、辦公室、閱覽室的面積也應相應擴大，并科學合理地配置好設備，引進先進科學的檔案管理軟件，建設與校園網鏈接的檔案館局域網，建立健全檔案信息數據庫，從而達到方便高效的檔案管理、安全快捷的網絡查詢、快速精確的全文檢索、高倍壓縮的原文處理、功能強大的編研利用效果。

4.增強業務能力。高校檔案館是國家永久保管檔案的基地，因此，學校應把建設門類齊全、結構合理、整理規范、館藏豐富的檔案館當作一項戰略任務來抓，做到收集齊全完整，綜合管理嚴格，開發利用高效，不斷創新服務，在基礎業務建設中發揮高校各自的特色，爭取做到人無我有、人有我優、人優我特。

二、強化檔案意識，是高校檔案事業科學發展的關鍵

要從提高全員檔案意識入手，把學習、宣傳檔案法規看作是當前和今后的一項重要性、長期性的戰略任務，做到廣泛性、經常性、持久性和有效性。

1.強化各級領導的檔案意識。高校檔案管理水平的高低，很大程度上取決于主管檔案工作的校領導檔案意識的強弱，取決于學校整個領導班子中每個成員檔案意識的強弱。“一把手工程”規定，校長負責檔案工作，其他校領導分別負責檢查，督促所分管的部門，或聯系單位，齊心協力做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。二級院系和職能部門的領導更要明確，每年都有向學校檔案館移交檔案的法律義務。因為學校各個職能部門都是檔案材料立卷歸檔的基層單位，職能部門的領導就是本部門職能活動的組織者和實踐者，他們的檔案意識直接影響著學校檔案的數量和質量。

2.強化教學、科研和黨政工團管理人員的檔案意識。

要切實讓他們明白，自身承擔著向學校檔案部門移交檔案的法律義務，同時依法享有利用檔案的權利。因為承擔學校的教學、科研及其他工作的人員，既是檔案的形成者，又是檔案的利用者，他們檔案意識的強弱，直接影響到教學、科研和黨政工團管理檔案的工作成效，以及歸檔的完整性、系統性和合格率。

3.強化檔案管理人員的檔案意識。中華人民共和國《檔案法》賦予檔案管理人員的法律權力，是檔案人員履行工作職責的法律依據。《檔案法》規定“檔案工作人員應忠于職守”，而具備檔案意識，是對檔案工作者最基本的素質要求。它對檔案工作者收集、整理、綜合管理檔案和提供服務起到至關重要的作用，也是檔案工作者做好檔案工作的思想基礎。

4.強化社會檔案意識。社會檔案意識的高低直接影響著檔案工作人員的服務熱情。社會檔案意識增強，意味著檔案和檔案工作的重要性在人們的心目中達成了共識，人們就會積極參與，廣泛利用和傳播檔案信息，推動檔案利用服務工作積極開展，從而調動檔案工作者的積極性和創造性，實現檔案利用價值最大化。

三、堅持服務創新，是高校檔案事業科學發展的動力

圍繞發展，服務發展，促進發展，是當前檔案管理部門的中心任務，因此檔案管理部門必須強化發展意識。管理人員通過自身的科學發展，能更好地為學校教學、科研和管理服務，更好地為學校科學發展大局服務。因此，檔案工作者必須樹立創新意識，必須深入實踐，切實了解廣大師生的真實需求，只有這樣才能點燃創新的欲望，激發創新的動力。

1.創新服務理念。國家檔案局強調，高校檔案館是學校各項工作管理的信息中心，檔案工作人員就是信息管理員，不僅要管理好檔案的實體，還要利用好檔案實體所反映的各種信息，并通過對這些信息進行深入細致的加工、整理、分析，從更深層次研究檔案所包含的實質內容，參與學校各項改革工作。學校要加強培養檔案管理人員的信息意識、信息素養和獲取與交流信息的基本技能、分析與利用信息的能力。優化信息配置，注意把握以下幾點：①要把握信息的綜合性，即要掌握各方面的信息，并進行綜合整理。②要把握信息的適應性，即將適用的信息，在適當的時間，提供給有需要的對象。③要把握信息的均衡性，即根據實際情況在同一時段，將同類的信息提供給各有關單位。④要把握信息的通暢性，即保證信息不失真、不受阻地傳送。

2.創新服務模式。目前，高校應用計算機管理檔案多數還局限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索，因此必須進行革新，要一手抓檔案實體資源與檔案信息資源建設，一手抓檔案信息資源的開發與利用，全面實行計算機輔助檔案管理，實現多層次、多渠道、多形式、多功能為學校各項工作服務。

3.創新服務機制。創新服務機制就是在原有的提供服務的基礎上，獲得新的創造和新的發展。在指導思想上，圍繞學校中心工作，服務“第一線要務”，把服務學校改革發展大局作為工作的出發點，強化職能作用；在創新服務上，要堅持既重管理又重利用，既重收集又重開發，既重安全又重搞活的原則。行政管理上，首先要加強綜合分析，把握工作重點，提出建設意見，更好地發揮檔案館的參謀助手作用；其次要加大協調力度，體現檔案館上傳下達的橋梁紐帶作用，做到對內協調有方，對外聯絡順暢；最后要加強與各院系、各部門聯系，了解各單位對檔案信息的需求，積極主動地提供優質、高效的服務。

總而言之，新時期高校要做好檔案工作，必須加強各項基礎設施建設，堅持以服務發展為主線，以科學管理為基礎，以開拓創新為動力，進一步管理好、開發好、利用好高校檔案信息資源，為高校各項事業又好又快發展提供滿意的服務。

［1］中華人民共和國教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》.

［2］陳利等.檔案業務指導工作中的問題與對策［J］.檔案學通訊，2004，（3）.

［3］王賢生.論高校教學管理者信息素養的培養［J］.高教探索，2008，（1）.

［4］宋琦.高校檔案工作領域和服務職能的拓展［J］.蘭臺世界，2008，（5）.

［5］張佩.重點讀者：圖書館服務模式新向度［J］.蘭臺世界，2009，（4）.